A norma ISO 9001:2015 traz um requisito bem específico para a política da qualidade. O item 5.2 da norma traz as obrigatoriedades que este documento deve ter, desde sua estrutura, os papéis e as responsabilidades, além de definir como deve ser feita a comunicação da mesma dentro de uma organização. É importante ressaltar aqui que quando eu digo documento é devido ao fato de que a política precisa ser mantida como informação documentada. Caso esse termo ainda seja uma dúvida para você, confira aqui neste post uma explicação sobre essa expressão perante a norma.
A política da qualidade é provavelmente o passo mais importante na implantação de um SGQ efetivo. Trata-se de uma declaração documentada e publicamente disponível, indicando o comprometimento e as intenções da organização para assegurar a satisfação do cliente.
Como estabelecer a política da qualidade?
A política de qualidade precisa apresentar o compromisso de atender a todos os requisitos próprios e das partes interessadas a fim de melhorar continuamente os resultados de sua empresa. Antes de elaborá-la, é importante verificar o contexto da organização, os processos determinados e definir a clareza em relação ao que a política da qualidade quer alcançar, para ter certeza de que ela apoia o direcionamento estratégico da empresa.
O descritivo do documento deve demonstrar o comprometimento da gestão, ser apropriada ao propósito da organização e fornecer um sistema de referência para se estabelecer objetivos.
É por meio da política que todas as partes interessadas como cliente, fornecedores, colaboradores, acionistas, dentre outros terão ciência de como a empresa pensa e pratica qualidade no seu dia a dia.
Durante as auditorias da qualidade, a política é frequentemente consultada e testada com a finalidade de assegurar que os objetivos, as metas e a própria análise crítica sejam consistentes com a declaração da política. Portanto, é de extrema importância que seu texto seja claro e não contenha declarações rebuscadas e confusas que sejam difíceis de ser demonstradas, medidas ou alcançadas.
O importante, no momento da elaboração desse documento, é levar em consideração as estratégias e especificidades da sua empresa. A cópia de modelos e exemplos da internet poderá não refletir os objetivos e o direcionamento estratégico da organização, ocasionando problemas para o seu sistema de gestão além de, certamente, acarretar em não conformidades nas suas auditorias.
Política da qualidade e a melhoria contínua
A política deve ser definida de forma a objetivar a melhoria contínua. Ou seja, a organização precisa revisá-la sempre que necessário para garantir que quaisquer mudanças no contexto, partes interessadas ou seus requisitos sejam refletidas na política de qualidade.
Política da qualidade e a alta direção
A alta direção é responsável por estabelecer, implementar e manter a política da qualidade. Além disso esse(s) encarregado(s) deve(m) assegurar que as responsabilidades e autoridades para papéis pertinentes sejam atribuídas, comunicadas e entendidas na organização.
Ou seja, a alta direção deve estar totalmente envolvida em todas as etapas da política: criação, revisões e divulgações. É comum, embora não obrigatório, que uma organização demonstre o comprometimento de sua gestão por meio da assinatura de aprovação da política pela alta direção.
Comunicando a política da qualidade
Todos os funcionários precisam estar cientes da política de qualidade e a organização precisa assegurar que os requisitos contidos nela são compreendidos, implantados e mantidos. A forma pela qual a política é tornada pública pode variar de local para local. Abaixo alguns exemplos que já presenciei como forma de divulgação e conscientização da política pelas empresas:
- Banner na entrada do estabelecimento;
- Descrição nos crachás dos colaboradores;
- Descrição no papel de parede dos celulares e computadores da empresa;
- Cópias controladas distribuídas nos locais mais frequentados pelos colaboradores;
- Descrição no website da empresa;
É importante promover treinamentos contínuos explicando para todos os níveis da organização como cada requisito da política é medido e controlado dentro de sua empresa e realizar avaliações esporádicas de como esse conhecimento está semeado entre seus colaboradores. Uma dica valiosa, caso sua empresa tenha uma fábrica, não foque somente nos operadores de produção, como experiência própria muitas vezes são os funcionários administrativos que não conseguem explicar com clareza a política para um auditor.
Lembre-se ainda que a comunicação também deve ser feita para todos que trabalham para/ou em nome de sua organização como subcontratados, equipe temporária e trabalhadores distantes. Cada um deles precisa estar ciente de suas funções e responsabilidades perante a política.
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