Análise de causa raiz: Por que fazer e quais as melhores práticas?

A análise da causa raiz (RCA) é uma técnica frequentemente usada para responder à pergunta “Qual o motivo da originação do problema?”. Essa análise busca identificar a origem de um problema usando um conjunto de etapas e ferramentas, de modo que você possa:

  • Determinar o que aconteceu.
  • Determinar o motivo pelo qual aconteceu.
  • Descobrir o que fazer para reduzir as chances de que volte a acontecer.

Por que fazer análises de causa raiz?

Uma análise de causa raiz ajuda a identificar os desafios e problemas enfrentados para alcançar um determinado objetivo.

Quando o desempenho de um processo ou departamento da empresa está abaixo do esperado é necessário uma análise para identificar seus motivos assim como o desenvolvimento de um plano de ação para resolução.  

A avaliação desses problemas deve ser originada de uma série de observações, análises, testes e levantamento de dados.

Problemas operacionais constantemente podem gerar “gargalos” como desvios e desperdícios de esforços, tempo e recursos. Além de dar a gestores uma visibilidade profunda sobre o ocorrido, o RCA permite um estudo de causa e efeito em eventos, permitindo revelar em qual ponto os processos ou sistemas falharam e geraram problemas.

Quando fazer uma análise de causa raiz?

Uma análise da causa raiz deve ser conduzida como parte da análise de uma ocorrência. Pode ocorrer após a identificação de uma não conformidade, ocorrência atípica ou, se necessário, ao identificar expectativas não atendidas em um processo.

Abaixo, alguns objetivos e aprendizados que podem ser esperados após a conclusão:

  • Identificação das causas básicas de um problema.
  • Identificação e distinção entre fatores causais e a causa raiz de um problema.
  • Classificação e agrupamento de causas e desafios envolvidos.

As etapas a seguir ajudarão a identificar possíveis motivos da ocorrência, incluindo a análise de causa raiz do problema durante a análise da ocorrência.

Como fazer uma análise de causa raiz?

A RCA pode ser realizada a partir de diversas técnicas e metodologias que preparam a empresa como um todo para identificação de erros, riscos e problemas já existentes.

Primeira etapa: Identificação dos possíveis motivos que ocasionaram a ocorrência

Para identificar fatores causais, pergunte:

  1. Qual a sequência de eventos leva ao problema?
  2. Quais condições permitem que o problema ocorra?
  3. Que problemas coexistem com o problema central e podem contribuir para ele?

A nível de exemplo, imagine a seguinte situação: uma máquina na linha de produção teve sua operação interrompida. Quais eventos aconteceram ou deixaram de acontecer e levaram a essa situação? Será que a manutenção está em dia? E os insumos? Ocorreu troca de operadores? Ocorreu alguma mudança no processo produtivo? Essa série de perguntas ajuda o time na etapa de investigação a pensar em possíveis motivos que ocasionaram o problema.

Segunda etapa: Identificação da causa raiz

É sempre recomendado trabalhar em equipe para resolver problemas, convidando especialistas, gerentes e operadores a participar (dependendo da gravidade do problema), para garantir que você tenha ideias de todos os envolvidos.

Nesse artigo, citamos três ferramentas: Diagrama de Espinha de Peixe (ou Diagrama de Ishikawa), Os 5 Porquês e Análise de árvore de falhas (também conhecida como FTA). Essas ferramentas te ajudarão a coletar todas as ideias, organizá-las e lhe dar uma visão clara das causas de seu problema.

Recomendações

Trabalhe em equipe e busque pessoas com diferentes visões

Quer seja apenas um colaborador ou uma equipe inteira de colegas, qualquer olho extra nos ajudará a descobrir soluções mais rapidamente e também servirá como uma barreira contra preconceitos. Obter a opinião de outras pessoas também oferecerá pontos de vista adicionais, ajudando-nos a repensar nossas suposições.

Plano para futuras análises de causa raiz

À medida que realizamos uma análise de causa raiz, é importante estar ciente do próprio processo. Faça anotações. Faça perguntas sobre o próprio processo de análise. Descubra se determinada técnica ou método funciona melhor para suas necessidades e ambientes comerciais específicos. Fazer uma retrospectiva ao final levantando esses pontos irá lhe ajudar a ser mais eficiente nas próximas vezes.

Lembre-se de realizar análises de causa raiz para ações bem-sucedidas

A análise de causa raiz é uma ótima ferramenta para descobrir onde algo deu errado. Normalmente usamos o RCA como uma forma de diagnosticar problemas, mas pode ser igualmente eficaz para encontrar a causa raiz de um sucesso. Se encontrarmos a causa de um sucesso, superação ou prazo antecipado, não seria uma má ideia descobrir a causa raiz de porque as coisas estão indo bem. Esse tipo de análise pode ajudar a priorizar e proteger preventivamente os principais fatores de sucesso em uma área de negócios ou processo da empresa.

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Para atender essa demanda, a SoftExpert desenvolveu uma excelente ferramenta online criada para suprir as necessidades de empresas atuantes nos mais diversos segmentos que buscam otimizar seus negócios. 

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    Jeferson Santos

    Autor

    Jeferson Santos

    Especialista em Qualidade. Analista de comercial na SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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