Assinatura Eletrônica: o que é e os principais benefícios

História

Ao longo da sua trajetória no planeta, as sociedades encontraram diferentes formas para se comunicar, indo desde símbolos e desenhos até surgir a escrita. A história da assinatura é muito antiga e pode até se confundir com a história da escrita, visto que desde os primórdios os homens já assinavam seus registros.

A palavra assinatura vem do latim “signare” e significa “dar validade”, ou seja, é uma forma de atestar que aquilo é de sua autoria. Antes de existir papel e caneta, as mais variadas formas de assinatura existiram, geralmente contendo um símbolo pessoal ou familiar. Cada um tinha a sua marca construída e ligada a sua existência, podendo ser um selo para cartas ou carimbo.

Naquela época, o selo das cartas era como uma promessa de integridade e autenticidade. Integridade no sentido de que o conteúdo da carta não foi alterado (a carta estaria fechada pelo selo) e autenticidade garantida pelo selo que representava aquele indivíduo ou família.

Mas o que o selo das cartas tem em comum com a assinatura eletrônica?

Ao longo deste artigo iremos esclarecer essa e muitas outras dúvidas que você possa ter sobre assinatura eletrônica.

O que é Assinatura Eletrônica?

Assinatura eletrônica é a forma online de assinar documentos. Segundo a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), todo conjunto de dados eletrônicos associado a outro conjunto de dados eletrônicos que confira autenticidade ou autoria ao primeiro é uma assinatura eletrônica.

Assim como os selos de carta, a assinatura também possui dois pontos fundamentais: a integridade e autenticidade. A integridade está relacionada ao fato de que o documento assinado não pode ser alterado e autenticidade está relacionada à identificação dos signatários.

Podemos chamar de assinatura eletrônica aquelas realizadas por empresas que possuem certificados públicos (não emitidos pela ICP-Brasil). Simplificando, é a assinatura realizada por meio de plataformas que funcionam como autoridades de certificação privadas e também estão habilitadas para oferecer meios de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos.

O indivíduo pode ser autenticado por meio de diversos recursos, como e-mail, número de telefone, CPF, endereço de IP, geolocalização, senhas, informações de login, token, sua assinatura física digitalizada (escaneada), assinatura digital (criptografada) e até mesmo com uma selfie.

Agora, qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Assinatura Eletrônica x Assinatura Digital

Podemos simplificar dizendo que a assinatura eletrônica é o “gênero” e a assinatura digital a “espécie”.

Existem os mais variados métodos de comprovação de autoria e integridade empregados no meio virtual, a assinatura digital representa um dos meios, dentre os diversos existentes, que associam a identidade de um indivíduo a uma declaração de vontade veiculada eletronicamente.

A assinatura digital refere-se exclusivamente ao procedimento de comprovação de autoria e integridade baseado na criptografia assimétrica. A Assinatura Digital ICP-Brasil somente pode ser realizada a partir de um certificado digital emitido por uma das autoridades certificadoras credenciadas pela Infraestrutura nacional, as Autoridades de Registro e Autoridades Certificadoras.

O par de chaves criptográficas dos certificados das assinaturas digitais tem prazo de validade. A renovação do certificado digital significa a emissão de um novo par de chaves criptográficas, ou seja, um novo certificado digital com as mesmas informações biográficas e biométricas.

A assinatura digital tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita em documentos impressos – desde que obedeça às normas gerais e específicas de cada setor.

Sabendo dessa diferença, será que a assinatura eletrônica (sem certificado digital da ICP-Brasil) também tem validade jurídica?

Assinatura Eletrônica e validade Jurídica

Sim! De acordo com o segundo parágrafo do artigo 10 da Medida Provisória 2.200-2/2001, na esfera particular, desde que acordado previamente pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, a assinatura eletrônica tem o mesmo grau de validade jurídica da assinatura digital.

Na esfera pública, a partir da edição da Lei n. 14.063 de 23/09/2020, as assinaturas eletrônicas são classificadas por nível de complexidade, segurança e confiabilidade. Assim, nesse segmento é necessário avaliar o tipo de documento, assim como o compromisso envolvido nele para escolher a assinatura eletrônica adequada e permitida.

A validade jurídica dos documentos eletrônicos é atribuída de acordo com as evidências colhidas no processo de assinaturas, tais como geolocalização, IP da conexão, código de acesso, validação por SMS, confirmação de dados pessoais e upload de documentos, dentre outras.

Agora que você já sabe o que é assinatura eletrônica, assinatura digital e os efeitos jurídicos de cada uma, veja os benefícios de utilizá-las.

Principais benefícios da assinatura eletrônica

Fácil e prática, para assinar um documento eletronicamente os usuários precisam apenas de um dispositivo móvel com acesso a internet. Não importa a hora ou lugar.

A seguir, alguns dos principais benefícios que a assinatura eletrônica possibilita a seus usuários:

1. Sustentabilidade

Devido à redução de papel e energia.

2. Agilidade e mobilidade

Os documentos online são enviados e assinados com um clique, sem a necessidade de deslocamento das partes ou envio pelo correio.

3. Segurança

Garantia da autenticidade das transações por meio de tecnologias de segurança digital e criptografia, que minimizam os riscos de fraudes e falsificações.

4. Redução de custos

Os custos são otimizados de diversas formas:

  • A assinatura eletrônica dispensa a impressão de documentos, economizando papel, tinta e energia.
  • Economia com transporte, correios ou despachantes.
  • Com a eliminação de burocracias, as equipes utilizam seu tempo para produzir mais, aumentando a produtividade e diminuindo os custos de produção.
  • O tempo para se fechar um contrato é reduzido, possibilitando uma abertura de tempo para maior produtividade e vendas.

Integração SoftExpert Documento e Clicksign

Buscando oferecer soluções completas que apoiem as organizações na jornada de Transformação Digital, a SoftExpert e a Clicksign firmaram parceria para ofertar seus produtos. Ao trabalharem de forma integrada, as soluções SoftExpert e Clicksign simplificam de ponta a ponta os processos envolvendo assinatura de documentos, sejam contratos, acordos ou ordens de compra, fornecendo uma maneira mais rápida, econômica e segura para garantir a autenticidade e integridade na gestão de documentos.

O SoftExpert Documento é um software que permite que as organizações automatizem de forma eficaz e eficiente o gerenciamento eletrônico de documentos ao longo de todo seu ciclo de vida. O sistema melhora significativamente a comunicação e o trabalho em equipe em todos as áreas e departamentos. Ele ajuda na organização, na gestão e mantém o controle dos documentos de modo que qualquer pessoa autorizada possa, de forma segura, facilmente encontrá-los sempre que precisar.

Para saber mais sobre gestão de documentos, baixe o eBook da SoftExpert:

A Clicksign é uma empresa de tecnologia pioneira em assinatura eletrônica de documentos no Brasil. Unindo tecnologia, rapidez e segurança, a Clicksign garante validade jurídica a todos os documentos assinados pela plataforma. A solução permite a assinatura eletrônica de qualquer dispositivo com acesso à internet, como desktops, smartphones ou tablets de forma fácil, ágil e segura.

Por meio da integração entre as plataformas, todos os documentos criados e gerenciados pelo SoftExpert Documento podem ser assinados eletronicamente pela Clicksign, atendendo aos requisitos regulamentares e de conformidade.

Para saber mais sobre assinatura eletrônica, baixe o eBook da Clicksign:

eBook Assinatura Eletrônica Clicksign

 

 

    Bruna Borsalli

    Autor

    Bruna Borsalli

    Bruna Borsalli é Analista de Negócios da SoftExpert. Especialista em Gestão da Qualidade e bacharel em Engenharia Química pela UNIVILLE, detém experiência na área de SSMA (Saúde, Segurança e Meio Ambiente), certificação de Auditora Interna de Sistema de Gestão Integrado (SGI) - ISO 9001 | 14001 | 45001 e Six Sigma Yellow Belt.

    Receba conteúdo gratuito em seu e-mail!

    Assine nossa Newsletter e receba materiais sobre as melhores práticas em gestão produzidos por especialistas.

    Ao clicar no botão abaixo, você confirma que leu e aceita nossa Política de Privacidade.