Buscando formas mais eficientes de realizar as atividades, muitas organizações se apoiam na prática de automatizar processos para alavancar o desempenho dos negócios e garantir o alcance de resultados melhores.

Através dos processos automatizados, atividades até então executadas de forma manual passam a ser executadas de forma eletrônica e assim os colaboradores podem dedicar mais tempo a tarefas estratégicas e de maior valor agregado.

De modo geral, isso se traduz em custos menores e num melhor aproveitamento do tempo, resultado em maior eficiência e produtividade.

Apesar dos benefícios, automatizar processos requer cuidados

Automatizar processos pode trazer muitos ganhos para a empresa. No entanto, nem sempre isso é viável e soluciona todos os problemas.

Esta prática requer planejamento, definição de objetivos e prioridades. Negligenciar estas etapas e cair na tentação de simplesmente sair automatizando processos, pode levar a algumas frustrações.

Processos extremamente simples ou com baixa frequência de execução, muitas vezes não são bons candidatos para automação. Apesar da possibilidade da conquista de melhorias, o esforço que precisa ser aplicado para automatizar processos com essas características, pode não valer a pena. Geralmente é difícil demonstrar aos gestores o alcance de resultados significativos e isso pode acabar inviabilizando outros projetos semelhantes no futuro.

Também existem situações em que os custos para automação excedem os benefícios. É preciso avaliar bem os processos, pois nesses casos, se o retorno sobre o investimento é muito baixo, a automação se torna inviável.

Em alguns casos, a automação cria barreiras para os clientes. Ao invés de facilitar, ela acaba deixando o cliente desapontando, fazendo com que sua experiência seja muito negativa. Nesses casos, também é necessário ponderar até que ponto é interessante automatizar um processo.

Afinal, que tipo de processo pode ser automatizado?

Agora que você já conhece aspectos que sinalizam quando a automação é inviável, conheça também algumas características de processos que são bons candidatos para as inciativas de automação.

Processos repetitivos

Comece com processos mais “curtos”, com atividades repetitivas, mas que precisam ser confiáveis. Por mais que a automatização eleve a robustez de processos complexos, começar a transição pelos processos mais simples facilita muito. Eventuais desvios podem ser contornados mais rapidamente sem causar transtornos na empresa toda. Os resultados também podem ser comprovados em pouco tempo. Tendo um caso de sucesso, é mais fácil viabilizar junto aos gestores a aprovação de outras iniciativas semelhantes.

Processos com grande incidência de erros

Os fluxos de trabalho normalmente permeiam várias áreas e envolvem diversas pessoas até a produção de um resultado final. Este cenário, aliado a mecanismos de controle manuais, pode ser uma grande fonte de atrasos, erros e de retrabalho, gerando custos desnecessários para a empresa. A automação pode prevenir estas situações, dando mais qualidade ao processo.

Processos que por natureza são lentos

Existem alguns processos que esbarram em questões legais. Para avançar, dependem de ações externas que fogem ao controle da empresa. A automatização evita que as informações se percam e tornem o processo ainda mais lento.

Processos dispersos

Alguns processos de negócio estão “espalhados”. Desde o início até a finalização, as informações tramitam entre planilhas e diversos sistemas diferentes. Estas características dificultam o acompanhamento, o controle de prazos e de responsabilidades. Muitas vezes é possível dar agilidade a processos com estas características, centralizando tudo num único workflow.

Processos com workflow rígido no ERP

E por fim, existem processos que até estão implementados no ERP, porém através de um workflow muito rígido. Geralmente envolvem solicitações, que de acordo com as características, precisam ser encaminhados para diferentes alçadas de aprovação. É comum que os ERPs ofereçam pouca flexibilidade para definição dessas alçadas, fazendo com que automatizar através de um BPMS, traga ganhos.

Agora que você já sabe quais processos automatizar em sua empresa, conheça também o SoftExpert BPM, a solução mais completa e inovadora para melhoria, automação e excelência na gestão de processos.

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Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista em Gestão Estratégica pela PUC-PR. Analista de negócios e mercado na SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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