As empresas geram e transmitem um grande volume de arquivos eletrônicos todos os dias. Você consegue organizar essas informações de maneira fácil e eficiente ou isso representa um grande desafio?

Além de armazenar documentos localmente em desktops, laptops ou dispositivos móveis, cada vez mais as empresas estão usando a nuvem para aplicativos básicos de negócios e armazenamento de arquivos.

Para complicar ainda mais o problema de armazenamento, muitas empresas precisam compartilhar documentos entre seus funcionários. Em uma empresa pequena, isso geralmente é feito usando um servidor de arquivos ou um dispositivo de armazenamento conectado à rede. Se o acesso móvel compartilhado for necessário, os documentos podem ser armazenados na nuvem e compartilhados pela atribuição de permissões de acesso.

Em uma empresa maior, sistemas para gestão de documentos são utilizados, mas também não garantem por si só a eficiência desse processo.

O resultado de tudo isso pode ser um pesadelo de gerenciamento de arquivos com alguns documentos armazenados na nuvem, outros no software de gestão de documentos adotado e alguns documentos locais armazenados apenas em um lugar ou outro.

Organização é a palavra mágica

Onde quer que os documentos estejam armazenados, é importante mantê-los organizados e atualizados. O objetivo do gerenciamento de arquivos eletrônicos é garantir que você possa encontrar o que está procurando, mesmo que a informação seja bastante antiga.

A boa notícia é que é possível manter seus arquivos organizados mesmo se você não tem um software específico para isso (claro que eles ajudam muito e oferecem recursos que não são possíveis de outra forma). Essas dicas de gerenciamento de arquivos ajudarão você a manter seus arquivos organizados e acessíveis:

1. Use as pastas de instalação padrão para os programas

Use os locais padrão ao instalar programas e aplicativos. No Windows, os arquivos de programas ficam no diretório -> Arquivos de Programas. Instalar aplicativos em outro lugar é confuso e desnecessário.

2. Um lugar para todos os documentos

Coloque todos os documentos em uma única pasta “raiz”. Para um único usuário em um ambiente Windows, o local padrão é a pasta Meus Documentos.

Em um ambiente de compartilhamento de arquivos, tente fazer o mesmo. Crie uma pasta raiz única (chamada “Documentos compartilhados”, por exemplo) e armazene todos os documentos em subpastas dentro da pasta raiz. Ter um único local para todos os documentos eletrônicos facilita encontrar coisas e executar backups.

3. Crie pastas em uma hierarquia lógica

As pastas são as gavetas do arquivo do seu computador. Use uma linguagem simples para nomear suas pastas. Você não quer ficar olhando para essa lista de pastas no futuro e se perguntando o que significa “GTX” ou qualquer outra abreviação criativa que você tenha inventado.

4. Estruture pastas dentro de pastas

Crie outras pastas dentro dessas pastas principais conforme necessário. Por exemplo, uma pasta chamada “Faturas” pode conter pastas chamadas “2018”, “2017” e “2016”. Uma pasta nomeada para um cliente pode incluir as pastas “dados do cliente” e “correspondências”. O objetivo é ter todos os arquivos em uma pasta, em vez de ter um monte de arquivos órfãos. No entanto, não crie estruturas de pastas complexas e com camadas profundas.

5. Siga as convenções de nomenclatura de arquivos

Alguns sistemas operacionais (como o Unix) não permitem espaços em nomes de arquivos ou pastas, portanto, evite isso se o ambiente de computação for misto. Em vez disso, use os sublinhados como um delimitador. Outros caracteres, como /? <> \: * | “^ também são proibidos em nomes de arquivos ou pastas no Windows.

Use nomes de arquivos descritivos para fácil identificação e recuperação, mas não exagere, os nomes de arquivos/caminhos têm limites de tamanho que variam entre os sistemas operacionais. No Windows, o comprimento máximo do caminho completo para um arquivo (por exemplo, a letra da unidade + nome da pasta + nome do arquivo) é de 260 caracteres.

6. Seja específico

Dê aos arquivos eletrônicos nomes lógicos específicos e inclua datas nos nomes dos arquivos, se possível. O objetivo ao nomear arquivos é saber o que é o arquivo sem ter que abri-lo.

Se você estiver compartilhando arquivos via e-mail ou dispositivos portáteis, você pode querer que o nome do arquivo inclua informações mais específicas, uma vez que as informações da pasta não serão incluídas no arquivo compartilhado. Pense nisso também.

7. Armazene já na criação

A melhor hora para arquivar um documento é quando você o cria. Portanto, adquira o hábito de usar a caixa de diálogo “Salvar como” para arquivar o documento e nomeá-lo, colocando-o no lugar certo.

8. Ordene os arquivos conforme sua necessidade

Se houver pastas ou arquivos que você usa muito, force-os para o topo da lista de arquivos, renomeando-os com o uso de numerais ou letras no início do nome do arquivo.

9. Limpe seus arquivos regularmente

Nem sempre é fácil identificar o que é antigo e o que é recente e importante, por isso faça uma limpeza regularmente.

Não exclua arquivos relacionados a negócios, a menos que tenha absoluta certeza de que nunca precisará do arquivo novamente. Em vez disso, na sua coleção principal de pastas sob sua pasta raiz, crie uma pasta chamada “Antigos” ou “Inativos” e mova os arquivos antigos para ela quando se deparar com eles.

10. Faça backup de seus arquivos regularmente

Independente do método usado,  é importante definir e seguir um procedimento de backup regular.

Encontre o que você precisa sem perder tempo

Se você tem arquivos bem indexados, a função de pesquisa/busca pode ser muito eficiente, mas ela nunca corresponderá à facilidade de poder ir diretamente para uma pasta ou arquivo. Se você seguir essas dicas de gerenciamento de arquivos de maneira consistente, mesmo que não saiba onde está algo, saberá onde deveria estar.

É importante mencionar também que usar um software de gestão de documentos não é privilégio somente de grandes empresas. Você vai ficar surpreso ao descobrir que uma solução bastante completa pode ser acessível para todos os tamanhos de empresa.

Conheça o SoftExpert Documento,  um software que permite que as organizações automatizem de forma eficaz e eficiente o gerenciamento de documentos eletrônicos e em papel ao longo de todo seu ciclo de vida, provendo segurança e garantindo a disponibilidade a qualquer hora e em qualquer lugar.

 

Tobias Schroeder

Autor

Tobias Schroeder

Especialista em Gestão Estratégica pela UFPR. Analista de negócios e mercado na SoftExpert, fornecedora de software para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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