Passar por uma auditoria pode ser um processo assustador e que gera muitos receios, dúvidas e estresses. Isso ocorre especialmente caso o auditor avalie o processo de gestão da sua empresa com base nas informações armazenadas em planilhas, documentos manuscritos e informações armazenadas em pastas físicas de diferentes armários.
Seus níveis de estresse irão disparar, pois você espera que todas as informações que serão auditadas estejam atualizadas, precisas, devidamente armazenadas e possam ser facilmente encontradas.
Para que seja um processo menos estressante e assustador, juntamos algumas dicas sobre como você pode se preparar para a auditoria e o que você pode esperar dela.
Como se preparar para a auditoria?
Estude as normas
Em primeiro lugar, estude as normas. Como você poderá estar pronto para uma auditoria se não sabe o que será auditado e quais são as expectativas? O seu auditor, quem quer que seja, consultará as exigências do sistema de gestão da qualidade (SGQ). Portanto, este é um ótimo ponto de partida.
Prepare a sua equipe
Após aprender as normas, é hora de preparar a sua equipe para a auditoria. Além dos gestores, o auditor também auditará todos os processos, portanto, é fundamental garantir que todos estejam em sintonia.
Organize-se
A organização é uma parte crítica do processo de auditoria e tornará sua vida muito mais fácil. Certifique-se de saber onde encontrar os registros e documentos que são usados diariamente (e de livrar-se do que não utiliza). Isso tornará mais fácil para você, bem como para o auditor, chegar aos problemas centrais dos seus processos.
Use o apoio da tecnologia
Invista em um Software de Gestão da Qualidade. Embora seja possível rastrear as informações valiosas da sua empresa usando planilhas, ou até mesmo caneta e papel, um software voltado para a conformidade é a melhor escolha. Com ele você pode analisar dados fácil e rapidamente, reduzindo possíveis erros e prevendo potenciais falhas.
Além disso, usar um software de gestão da qualidade agilizará seus fluxos de trabalho e possibilitará que todos os registros físicos que ocupam espaço e causam confusão sejam armazenados digitalmente e possam ser acessados de forma mais eficaz.
Faça uma auditoria interna
Esta é uma dica que recomendo a todos. Sua auditoria interna funcionará como ensaio para a visita do auditor. Este é o melhor momento para descobrir seus pontos fracos e o que pode ser melhorado antes da auditoria. Isso também ajudará a tranquilizar a sua equipe, uma vez que ela saberá o que esperar quando a auditoria ocorrer.
O que esperar de uma auditoria?
O dia finalmente chegou! Você fez sua lição de casa, sua equipe está pronta, você dispõe de um software de gestão da qualidade confiável e fez melhoras com base na sua auditoria interna. Então, o que deve esperar?
Basicamente, o processo de auditoria é constituído de 3 etapas:
- A reunião de abertura;
- A auditoria de processos e SGQ;
- E a reunião de conclusão.
1. A reunião de abertura
Na reunião de abertura a equipe de gestão e o auditor se reunirão para abordar os objetivos de qualidade. Nessa reunião, o auditor discutirá sua função junto com o cronograma de eventos da semana de auditoria.
2. A auditoria dos processos e SGQ
Após a reunião de abertura, será iniciada a auditoria dos processos e SGQ. Seus processos operacionais serão auditados usando o cronograma de auditoria como um guia.
Lembre-se: alguns processos poderão levar menos tempo do que o programado e outros poderão demorar mais.
Este é o principal evento da auditoria, em que você obterá informações sobre o que pode melhorar e o que está fazendo bem.
3. A reunião de conclusão
É na reunião de conclusão que o auditor analisará toda a auditoria com os gestores da empresa envolvidos. Ele fará uma recomendação com base nos resultados.
E é isso. Sua auditoria está feita!
Resultado:
No fim das contas, o processo da auditoria ISO não é um processo assustador. Você pode adotar algumas simples medidas, como aprender a norma, preparar sua equipe, realizar uma auditoria interna (ou de prática) e, especialmente, se você investir em um software de gestão da qualidade que simplifique os programas de gestão de conformidade e qualidade de toda a empresa.
Caso queira saber mais sobre auditorias de qualidade, leia As 4 etapas fundamentais em auditorias de qualidade.
