Criar e lidar com a transformação digital de documentos é um desafio recorrente em todas as organizações.
Porém, muitas vezes não damos a atenção devida a estas atividades que possuem milhares de processos, documentos e tecnologias envolvidas.
Normalmente esta é uma iniciativa da gerência para implementar transformações digitais em processos críticos e ineficientes, então por onde começar?
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Há muitos problemas envolvendo a transformação digital de documentos e não há atalhos para concluir esse desafio.
É um esforço recorrente que motiva melhorias pessoas e processos, onde gestores precisam liderar as mudanças.
A transformação digital pode ser considerada como a otimização de processos, produtos e ativos aperfeiçoando os valores entregues aos clientes.
Ela pode ser a transformação das atividades e competências para alavancar oportunidades e tecnologias de uma forma estratégica e priorizada.
Dependendo do contexto da organização, as percepções do cliente criam novas oportunidades para a transformação digital de documentos.
Transformação Digital que Ecoa
Como identificar as áreas para melhoria e avaliar o tempo que novos processos levam versos processos antigos?
Converter os resultados e experiências em informações de melhoria é crucial para processos e práticas de transformação digital de documentos.
Compreender as dores dos papéis que utilizam as novas tecnologias é fundamental para prever sucessos posteriores.
Antecipar expectativas entre departamentos, ajuda a estabelecer uma atmosfera de segurança e tranquilidade na transformação digital de documentos.
Processos Baseados em Documentos
É preciso tornar informações disponíveis, acessíveis e utilizáveis - em qualquer lugar, a qualquer hora, em qualquer dispositivo.
Utilizar elementos simples para criar oportunidades de reinventar informações, processos e tecnologias.
Pequenas atividades que impulsionam a eficiência e agilidade criam melhores experiências, alavancando a criação de valor.
Os procedimentos baseados em registros não estão diretamente ligados à digitalização procedimentos (apesar de que fazer isso produz ótimos resultados).
Essas transformações esta relacionada flexibilidades dos procedimentos, com ênfase na proficiência e na experiência humana.
Atualizações nos processos de trabalho podem ser necessárias para melhorar a capacidade e qualidade de entregas da organização.
Melhorar processos de documentação são estratégias que podem se adaptar as mudanças de tecnologias/informações do negócio.
Entender de onde virão novos conteúdos no futuro, é decisivo para criar novas estratégias relacionadas a informação.
Isso pode incluir organização, arquivamento e consultas de registros, documentações de suporte, solicitações de documentos, entre outros.
Os sistemas e tecnologias usados na transformação digital de documentos, devem se adaptar a cultura organizacional da empresa.
Além de redução a duração dos ciclos do processo, ela deve aprimorar a proteção dos dados atendendo às conformidades, leis e regulamentos.
Criar estratégias que preenchem as lacunas entre o presente e futuro em um mundo em constante mudança é um desafio problemático, porém benéfico.
Garantir que os registros sejam alocados em uma estrutura simplificada, trazendo segurança e conforto para todos envolvidos no processo.
Fluxo de Trabalho Manual
Um fluxo de trabalho pode ser o de percorrer uma informação para aprovações ou encaminhar para um determinado departamento.
Validar as documentações de um treinamento ou confirmar a disponibilidade de produto em estoque, por exemplo.
O processo pode envolver a localização do produto, como armazém, bloco, ou local, com a quantidade do disponível no estoque.
Em seguida algum procedimento ou automação pode informar os responsáveis por autorizar o despacho do produto.
As informações podem ser filtradas, separadas e direcionadas para departamentos ou funções relacionados ao produto.
E por fim, um funcionário pode examinar o pacote para encontrar danos ou inconsistências e confirmar se o produto está pronto.
Então o procedimento é concluído ou senão o cancelamento com erros é feito e o produto encaminhado para outros processos corretivos.
Todos os processos devem ser mapeados aos mínimos detalhes para uma transformação digital de documentos.
Deve se avaliar os retrabalhos, ineficiências, seguranças e integridades, certificando que os processos manuais estão nos locais corretos.
Processos Tradicionais
Um processo de captura de documentos pode iniciar na digitalização de um pedido ou fatura e armazenada em uma tecnologia.
Como as tecnologias não são impecáveis, precisamos revisar manualmente para considerar a informação verdadeira e válida.
Nesse ponto, as processos de auditoria seriam iniciados.
Mas ao vez de localizar fisicamente as informações, o exame é automatizado por meio da verificação linha por linha dos dados.
Mas esse procedimento é apenas uma versão mecanizada do processo manual, e não um processo de transformação digital.
É importante entender como os processos realmente são caracterizados considerando seus conceitos, métodos ou tecnologias.
Reimaginar uma transformação que priorize percepções, necessidades e expectativas tanto dos clientes como de colaboradores, fornecedores e parceiros.
Entradas do Processo
O processo de transformação digital de documentos poderia começar com os procedimentos na interface de captura.
Por que passar pela inconveniência e o custo de realizar a entrada de dados da fatura ou das informações do produto?
Atualmente não há motivo convincente para executar a entrada de dados, a menos que haja um revisor para confirmar informações registradas.
Além disso, a tecnologia usada para realizar a verificação pode ser incorporada ao processo, e não aos procedimentos posteriores.
As informações podem ser examinados por meio de um processo de classificação automatizado que organiza os registros ausentes.
Em seguida, uma etapa de confirmação pode escolher uma modelo padrão e comparar os dados submetidos a esse modelo.
Esse procedimento poderia inicialmente utilizar o número da fatura ou o número do pedido para encontrar as informações corretas.
Em seguida, em vez de apenas encontrar e extrair informações dos relatórios encontrados, ele realizaria uma verificação de correspondência.
Se os dados exatos não estiverem presentes, os resultados serão separados com as informações divergentes .
A verificação poderia ser realizada através de um relatório específico para ser inspecionado pelos auditores.
Na transformação digital de documentos, o processo pode ser recriado para que os responsáveis apenas reconciliem entradas incoerentes e erros.
Infelizmente a tecnologia tradicional de entrada de dados é fraca e difícil de integrar-se com inovações.
Isso resulta em um grande retrabalho para se adaptar com a constante mudanças de conteúdos.
Inovação Simplificada
Um processo de transformação digital de documentos é mais do que idéias para eliminar papéis ou mecanização de um processo manual.
É sobre renovar procedimentos para ajustar, melhorar ou antecipar os resultados de atividades, produtos e tecnologias.
Os conceitos de renovação devem incluir procedimentos, espaços físicos, armazenamento digital, atividades e manutenções recorrentes.
Por fim, garantir que treinamentos e suportes sejam disponibilizados para todos os envolvidos, simplificando o acesso e distribuição de conteúdos com uma estrutura de segurança coesa, permitindo que as partes interessadas sejam comunicadas quando necessário.
