Olá! Sou o Jeferson e atuo na SoftExpert apresentando e ajudando empresas na implementação do software de Gestão de Ocorrências no SGQ. No início, a maioria dos clientes imaginam que esse processo de adaptação e treinamentos vai demorar meses, e quando eu digo que em 3 semanas o sistema estará rodando eles acabam “pagando pra ver”.

Escrevo esse artigo para mostrar a prática da implementação da solução Gestão de Ocorrências e quebrar as crenças de que implantar um software é trabalhoso.

Antes de apresentar as etapas é necessário abordar um assunto importantíssimo e realizar alguns esclarecimentos: Software de qualidade não é gestão.

Sim, muitos profissionais me procuram achando que ao implantar a solução no seu SGQ não vão mais precisar fazer a gestão e que o software fará tudo.

ERRADO!

O software é nada mais nada menos que uma ferramenta para apoiar na gestão da qualidade, diminuir o retrabalho, eliminar erros manuais e perda de informações, facilitando o dia a dia naquela loucura que é o acompanhamento dos planos de ação e atualização de indicadores.

Quando você utiliza a Gestão de Ocorrências no seu SGQ, elimina trabalhos redundantes e se dedica ao que realmente importa: Análise e Gestão da Qualidade.

Na SoftExpert com o formulário eletrônico padrão (SoftExpert Formulário), serão registradas todas as informações relevantes para análise e tratamento de ocorrências e não conformidades de forma detalhada, garantindo assim que as informações importantes não sejam esquecidas ou ignoradas, funcionando como um guia, com campos pré-definidos, obrigatórios ou não, contendo ferramentas para definição da causa, como os 5 porquês e espinha de peixe, por exemplo.

Um dos maiores benefícios da solução Gestão de Ocorrências é que esse formulário será construído com você e para a sua empresa. Isso mesmo! Chega de softwares engessados em que você precisa adaptar seus processos para atender ao sistema, nós da SoftExpert modelamos individualmente cada formulário para que contenham os campos necessários ao seu processo, sejam eles campos abertos, fechados, box para checklist ou Grid.

Mas Jeferson, e o fluxograma do processo e atividades?

Vamos lá! Esse outro ponto, que modéstia à parte me cativa, é a possibilidade de desenhar o fluxo de acordo com o SEU processo. Ou seja, a SoftExpert se adapta a sua realidade ao invés de você ter que se adaptar a um software padrão e engessado.

Numa reunião com especialistas, vamos entender com você o que acontece após o registro de uma Não conformidade na sua empresa. Vai para aprovação? Quem aprova? Após aprovação quem serão os responsáveis pela análise de causa e elaboração do plano de ação? Quem vai acompanhar o plano de ação? E ao final, o plano foi eficaz ou ineficaz?

Em todas essas etapas haverão responsáveis e os mesmos serão notificados automaticamente via e-mail pelo Software. Maravilhoso não é mesmo?

Na etapa de investigação é possível atribuir atividades aos responsáveis com o suporte da ferramenta de Ishikawa ou 5 porquês:

Já para as ações corretivas ou preventivas pode ser criado um plano de ação com o 5W2H:

O que buscamos com a solução de Gestão de Ocorrências é entregar para o seu SGQ um software capaz de eliminar processos manuais e redundantes, facilitando a gestão e incentivando a melhoria contínua.

Para isso, desenvolvemos portais onde organizamos tudo em um único lugar, assim o gestor e sua equipe poderão registrar, atualizar, complementar informações e anexos, priorizar RNCs, trabalhar na execução das melhorias, monitorar a execução das tarefas em tempo real e com uma experiência diferenciada, aplicando filtros, personalizando facilmente portal e visões para cada área, setor ou gestores.

Criamos essa ferramenta para que você, profissional da qualidade, não seja mais pego de surpresa quando precisar de informações e números operacionais da qualidade. A qualquer momento, de maneira consolidada e em tempo real, você pode acompanhar os departamentos com maior abertura de RNCs, assim como os mais performáticos na resolução. Os dados estratégicos que faltavam para a tomada de ação da Diretoria na palma da sua mão.

A solução Gestão de Ocorrências conta também com um portal para perfil de registro, o objetivo desse portal é disponibilizar um ambiente para todos os colaboradores da companhia, facilitando a inclusão de uma nova RNC, execução e acompanhamento das RNC´s, registradas ou pendentes.

Viu como é fácil? Quer mais motivos para implantar a Gestão de Ocorrências na sua empresa?

Vamos lá!

• Plataforma personalizada, 100% em nuvem;
• Suporte online gratuito;
• Otimização de tempo;
• Velocidade na busca de informações;
• Sem custo de implantação;
• Elimine o retrabalho;
• Todas as informações integradas em uma única plataforma.

Viu só? Pare de sofrer com o seu SGQ.