Cada vez mais, o mercado exige maior flexibilidade e rapidez de resposta por parte das empresas. E as companhias que investem em tecnologia, por meio da integração de sistemas, saem na frente. Afinal, ter os dados e as informações em mãos com praticidade é algo que pode elevar o potencial competitivo das empresas, que muitas vezes estão atuando com suas equipes em home office.

Por isso, neste post, mostraremos cases de sucesso de três empresas: Grupo Level, Imepel e Frigg Florestal.  Elas destacam o aumento de produtividade e a redução de custos dentre os resultados alcançados com as soluções integradas.

Desafios

O Grupo Level, por exemplo, integrou seus sistemas de gestão com a solução SoftExpert HDM (Human Development Management), uma plataforma web para gestão do desenvolvimento humano. O grupo, que tem o maior e-commerce de pneus do Brasil, o Pneustore, e conta com 22 filiais espalhadas pelo País, buscava uma solução que pudesse automatizar os processos, eliminando a quantidade excessiva de e-mails que transitavam no Centro de Serviço Compartilhado (CSC).

A Imepel, maior fabricante de rolos para transportadores contínuos no Brasil, buscava uma solução que proporcionasse um controle rápido e dinâmico das atividades em andamento. De acordo com o gerente de processos, Júlio Cota, os processos na Companhia eram controlados por planilhas em Excel ou e-mails, sem qualquer padrão ou integração entre os setores, o que ocasionava perdas de informações e atrasos por esquecimento. “Não sabíamos a quantidade exata de instâncias em andamento e muito menos tínhamos conhecimento sobre quantos processos diferentes existiam na empresa”, lembra Júlio.

Já na Frigg Florestal, o desafio era ter maior controle da gestão de documentos. A Companhia buscava uma solução que pudesse automatizar os processos internos, além de facilitar o gerenciamento de documentos arquivados.

Solução

No Grupo Level, a solução SoftExpert HDM foi integrada ao ERP Protheus e ao sistema da Sênior. O Líder de Processos do Grupo, Caio da Silva, conta que na área financeira foram criados fluxos de recebimento e pagamento. A companhia também desenvolveu um processo de reembolso de viagens e foram automatizados fluxos de auxílio-educação e férias, otimizando as atividades e proporcionando maior controle. “Atuando de maneira integrada, as ferramentas padronizam tarefas e melhoram a gestão da organização, possibilitando que os profissionais dediquem mais tempo às questões estratégicas”, pontua Caio. Todas as áreas da companhia são impactadas pela solução, com destaque para os departamentos do CSC como: Gente e Gestão, Departamento Pessoal, Contas a Pagar, Contas a Receber, entre outros.

O projeto de implementação da solução SoftExpert Suite, na Imepel, contemplou a automação de mais de 20 processos, que são executados por toda a empresa, desde o administrativo até as áreas operacionais. A solução foi integrada com o sistema SAP, onde são abertas instâncias de acordo com o cadastro efetuado no ERP.  “A diretoria utiliza o sistema não apenas para acompanhar em tempo real os números do SAP Business One, no SoftExpert Analytics, mas também para aprovar e acompanhar solicitações dos gerentes. Já a Controladoria e a Contabilidade, por exemplo, gerenciam prazos de Contratos e Certidões Negativas (CNDs) por meio do SoftExpert Documento”, afirma Júlio Cota, da Imepel.

Na Frigg, o SoftExpert Excellence Suite foi integrado ao ERP TOTVS, automatizando uma etapa do processo de contas a pagar. “Tínhamos um outro sistema e a migração para a solução da SoftExpert foi motivada visando uma melhor rastreabilidade dos dados e das informações. Com isso, os principais fluxos existentes entre as áreas foram mapeados, tendo em vista a integração dos módulos com outros sistemas”, afirma o gerente de TI da Frigg, Hercilio José Rosa Júnior.

Resultados

Caio, do Grupo Level, lembra que foram criados fluxos de recebimento e pagamento no setor financeiro. “Construímos um processo para controlar recebíveis de fundos, bem como fazer as cobranças automáticas e, em quatro meses de ativação, tivemos uma recuperação de R$ 250 mil”, conta. Além disso, por meio da integração com o ERP Protheus, parte do processo de lançamentos de títulos que antes era manual e demandava cerca de 10 horas/mês, agora é totalmente automático. Com a implementação da solução também foi desenvolvido um processo de reembolso de viagens, no qual o grupo conseguiu reduzir R$15 mil/ano, gastos anteriormente com uma solução específica para tal atividade.

Caio também conta que o fluxo de programação de férias criado na suíte foi integrado ao sistema da Sênior, onde todos os gestores conseguem fazer as programações e consultas em tempo real, eliminando os controles em Excel. “Com as informações visíveis, o risco de descumprimento dos prazos foi praticamente extinguido. Além disso, as programações de férias que antes precisavam ser feitas com 60 dias de antecedência, agora podem ser programadas em até 15 dias”, declara.

“A ferramenta trouxe um sentimento de organização e padronização para o grupo. Hoje, conseguimos eliminar processos manuais e focar em questões estratégicas”, afirma Caio da Silva, Líder de Processos do Grupo.

De acordo com Júlio Cota da Imepel, o uso da solução proporciona um controle rápido e dinâmico dos processos em andamento, uma vez que o sistema informa líderes e liderados sobre suas atividades, que podem ser acompanhadas a qualquer hora e em qualquer lugar.

 “Os profissionais estão cada vez mais preparados para desenvolver suas respectivas atividades, sem desperdiçar tempo buscando informações espalhadas com outros profissionais ou em outros ambientes”, comenta o gerente de processos, Júlio Cota.

Hercilio, da Frigg, conta que agora os gestores e seus departamentos possuem acesso ágil aos fluxos e documentos em uma única ferramenta, facilitando o controle e otimizando os processos, por meio dos componentes Documento, Solicitação e Workflow. Outro ponto positivo foi a diminuição no tempo gasto por diretores e demais executivos na aprovação e no acompanhamento de solicitações.

“Como resultado, foi possível elaborar diversos indicadores e também substituir o uso de planilhas. O acesso a uma base de dados e a consulta de processos agilizaram o tempo de resposta para diversas questões e necessidades”, afirma o gerente de TI da Frigg, Hercilio José Rosa Júnior

Benefícios

• Integração de sistemas

• Automação de processos

• Otimização e maior controle das atividades

• Auxílio na manutenção de certificações

• Redução de custos