La automación de procesos como factor clave para el aumento de productividad en las empresas

Buscando formas más eficientes de realizar actividades, muchas organizaciones se apoyan en la práctica de automatizar procesos para estimular el desempeño de los negocios y garantizar el alcance de resultados mejores.

Por medio de procesos automatizados, actividades hasta entonces ejecutadas de forma manual pasan a ser realizadas de forma electrónica y así los colaboradores pueden dedicar más tiempo a las tareas estratégicas y de mayor valor agregado.

De modo general, eso se traduce en costos menores y un mejor aprovechamiento del tiempo, resultando en mayor eficiencia y productividad. 

A pesar de los beneficios, automatizar procesos requiere cuidados

Automatizar procesos puede traer muchos beneficios para la empresa. Sin embargo, no siempre eso es viable y soluciona todos los problemas.

Esta práctica requiere planificación, definición de objetivos y prioridades. Descuidar estas etapas y caer en la tentación de simplemente salir automatizando todo puede llevar a otros problemas.

Procesos extremadamente simples o con baja frecuencia de ejecución, muchas veces, no son buenos candidatos para automación. A pesar de la posibilidad de obtener mejoras, el esfuerzo que precisa ser aplicado en esos casos puede no valer la pena. Generalmente es difícil demostrar a los gestores el alcance de resultados significativos y eso puede acabar inviabilizando otros proyectos semejantes en el futuro.

También existen situaciones en que los costos para automación exceden los beneficios. Es preciso evaluar bien los procesos pues, en esos casos, si el retorno sobre la inversión es muy bajo, la automación se vuelve inviable.

En algunos casos, la automación crea barreras para los clientes. En lugar de facilitar, ella acaba dejando al cliente decepcionado, haciendo con que su experiencia sea muy negativa. En esos casos, también es necesario ponderar hasta qué punto es interesante automatizar un proceso.

Al final, ¿qué tipo de proceso puede ser automatizado?

Ahora que usted ya conoce los aspectos que señalizan cuando la automación es inviable, conozca también algunas características de procesos que representan buenas alternativas para las iniciativas de automación.

1 Procesos repetitivos

Comience con procesos más “cortos”, con actividades repetitivas, pero que precisan ser confiables. Por más que la automatización eleve la robustez de procesos complejos, comenzar la transición por los procesos más simples facilita mucho. Los eventuales desvíos pueden ser contornados más rápidamente sin causar trastornos en toda la empresa. Los resultados también pueden ser comprobados en poco tiempo. Teniendo un caso de éxito es más fácil viabilizar junto a los gestores la aprobación de otras iniciativas semejantes.

2 Procesos con gran incidencia de errores

Los flujos de trabajo normalmente permean varias áreas e involucran a diversas personas hasta la producción de un resultado final. Este escenario, aliado a los mecanismos de controles manuales, puede ser una gran fuente de atrasos, errores y de retrabajo, generando costos innecesarios para la empresa. La automación puede prevenir estas situaciones, dando más calidad al proceso.

3 Procesos que por naturaleza son lentos

Existen algunos procesos que tropiezan en cuestiones legales. Para avanzar, dependen de acciones externas que huyen al control de la empresa. La automatización evita que las informaciones se pierdan y hagan con que el proceso sea aún más lento.

4 Procesos dispersos

Algunos procesos de negocio están “esparcidos”. Desde el inicio hasta la finalización, las informaciones tramitan entre planillas y diversos sistemas diferentes. Estas características dificultan el acompañamiento, el control de plazos y de responsabilidades. Muchas veces es posible dar agilidad a los procesos con estas características, centralizando todo en un único workflow.

5 Procesos con workflow rígido en el ERP

Y, finalmente, existen procesos que hasta están implementados en el ERP, no obstante, por medio de un workflow muy rígido. Generalmente abarcan solicitudes que, de acuerdo con las características, precisan ser encaminadas para diferentes atribuciones de aprobación. Es común que los ERPs ofrezcan poca flexibilidad para definición de esas competencias. En estos casos, traer el proceso para una plataforma especialista en automación puede ofrecer una serie de beneficios.

Ahora que usted ya sabe qué procesos automatizar en su empresa, sepa más sobre BPM – Business Process Management, o en español: Gestión de Procesos de Negocio. El BPM puede ser definido como una estrategia para administrar y mejorar el desempeño de un negocio, por medio de la optimización continua de procesos de negocio en un ciclo cerrado de modelaje, ejecución, medición y mejora. Las actividades de BPM abarcan la concepción y el descubrimiento por medio de la implantación y de la gestión de la ejecución de procesos de negocios dentro de una estructura de gobernanza apropiada.

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Vamos a conocer las principales etapas de esta estrategia de manera más detallada:

Etapa 1 – Modelaje del proceso de negocio

En esta etapa ocurre el modelaje del proceso, o sea, una descripción de forma visual de la secuencia de actividades, sus flujos y sus responsables. Normalmente, se utiliza una notación estándar para la elaboración de este diagrama, la más utilizada es BPMN (Business Process Management Notation).

Vamos a ver un ejemplo real:

Un proceso de pedido de compra de material o servicio, presente en la mayoría de las organizaciones, es un ejemplo. Después de una solicitud hecha por cualquier funcionario, el proceso pasa por el analista de compras para verificación de presupuestos anteriores o stock existente y entonces sigue para la aprobación de la gerencia, pudiendo ser desdoblado en subprocesos de autorización y de compras. Principales responsables, reglas y secuencia de actividades siendo representadas visualmente.

¡Tenemos la primera versión de un proceso de compras! Por medio de un diagrama conseguimos entender de forma más clara el proceso y también someterlo a cuestionamientos. ¿El modelo está apropiado? ¿Existen puntos de sobrecarga (cuellos de botella)? ¿Todas las áreas relevantes están incluidas en el proceso?

Etapa 2 – Automación del proceso

Un proceso debidamente diagramado tiene su valor. Pero, ¿y ahora? Para dar el próximo paso el uso de la tecnología es fundamental. El concepto sobre lo que es BPM está arraigado al soporte tecnológico. Se trata de traducir el proceso modelado en algo que pueda ser ejecutado.

En nuestro ejemplo, si un pedido de compra fuere mayor que R$1.000,00, el proceso exige una aprobación de la gerencia. Un sistema de BPM va a interpretar esta regla y direccionar la actividad para el aprobador. El responsable por la actividad recibe sus tareas en su bandeja de entrada. Él puede entonces darle secuencia o retornar/reprobar determinada tarea sin preocuparse con las reglas de negocio que están siendo conducidas por el sistema.

La complejidad de la automación también precisa considerar el volumen de ejecuciones. O sea, de instancias de un proceso, que ocurren la mayoría de las veces simultáneamente. Eso podría ser una dificultad para una gestión manual o individualizada, pero es una tarea simple para un sistema de BPM.

Y otro punto importante dentro de esta etapa de automación son las integraciones. Sabemos que informaciones importantes pueden estar distribuidas en otras fuentes y sistemas dentro de la organización. Informaciones que pueden ser fundamentales para las reglas de negocio de los procesos modelados. Es importante tener fácil acceso a estas informaciones, independiente de la tecnología utilizada.

Etapa 3 – Medición y análisis del proceso

Después de haber automatizado un proceso con un sistema, usted precisa identificar sus principales indicadores de desempeño (KPI), por ejemplo:

  • ¿Cuántos pedidos de compra existen en cada etapa?
  • ¿Cuál es el tiempo promedio para finalización de la compra?
  • ¿Cuál es el tiempo promedio para aprobación de un pedido de compra?
  • ¿Cuál es la carga de trabajo de cada persona? ¿Existe alguna sobrecarga?

Medir y analizar los procesos son pasos fundamentales para el BPM. De esta forma, usted puede saber, con certeza, qué tan bien cada proceso está funcionando y dónde están los problemas. Como resultado, usted sabe dónde usar mejor sus recursos, su tiempo y dinero.

Etapa 4 – Mejora y perfeccionamiento

Los números nos ayudan a detectar oportunidades de mejora. Pero ellos sólo serán útiles si estas mejoras fueren realmente implementadas. Ajustes en las cargas de trabajo, redistribución de recursos y eliminación de actividades que no agregan valor son ejemplos de mejoras que pueden ser implementadas para perfeccionar el desempeño de un proceso.

Esas alteraciones precisan ser dinámicas, pero no sin control. El concepto de revisión es un gran aliado en ese proceso. Las alteraciones son realizadas y documentadas, y la nueva revisión sólo pasa a entrar en vigor después de aprobadas y homologadas. Mientras eso, los usuarios pueden visualizar y ejecutar la versión vigente. En ningún momento el proceso queda indisponible.

Resumen

Entonces, ¿qué es BPM? El BPM (Business Process Management), en español: Gestión de Procesos de Negocio, es una disciplina (metodologías + tecnologías) para automatizar y mejorar los procesos de negocios que sustentan sus operaciones.

Vimos que simplemente no es posible crecer haciendo la gestión de procesos de negocio manualmente. Herramientas como el e-mail o planillas de Excel son soluciones temporarias. Las planillas de Excel se vuelven no administrables con el aumento del volumen. Algo semejante sucede con los e-mails. Consiguientemente, usted precisa una herramienta apropiada para administrarlos.

Todos los procesos pueden ser mejorados y perfeccionados, y el BPM es su principal aliado en esa jornada. Lo invito a usted a conocer SoftExpert BPM, una solución que facilita y orienta el modelaje, automación, análisis y revisión de sus procesos, además de ofrecer innumerables beneficios.

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Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista en Gestión Estratégica a través de la PUC-PR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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