¿Qué es la calidad?

calidad en proyectos

Antes de empezar a hablar de la calidad en los proyectos, es importante conceptualizar este término, a veces mal entendido. La norma ISO 9000 establece que la calidad “es el grado en que un conjunto de características inherentes cumple los requisitos”. En otras palabras, para saber si estamos obteniendo resultados de calidad, es necesario analizar si se cumplen los requisitos. También es necesario desconectar el concepto de calidad de la idea de complejidad. Un proyecto o producto sencillo puede tener más calidad que otro con decenas de atributos técnicos. La cuestión es si cada uno de ellos cumple satisfactoriamente los requisitos establecidos. Por ejemplo, si un coche popular no alcanza los 100 km/h en 3 segundos, no significa necesariamente que sea de mala calidad. Sin embargo, para un coche deportivo de alto desempeño, no alcanzar esta marca puede significar una calidad decepcionante.

La prevención es preferible a la inspección y, en última instancia, a la corrección. Por lo tanto, es relevante que se planifique la calidad de la entrega y del proceso. De este modo, disminuyen las posibilidades de encontrar problemas durante la inspección. Además, el costo de evitar los errores suele ser menor que el de corregirlos. En otras palabras, encontrar defectos en las inspecciones no es deseable. Pero desgraciadamente puede ser peor: cuando la no conformidad se descubre durante el uso.

Gestión de la calidad en los proyectos en 3 etapas

El objetivo de este proceso es garantizar la calidad de los resultados y satisfacer las necesidades del cliente y de las demás partes interesadas en el proyecto. Para lograr este objetivo, sus procesos deben llevar a cumplir los requisitos establecidos para el producto o servicio. En cualquier caso, no se pueden dejar de lado los demás aspectos relacionados con el proyecto. Para que un proyecto tenga éxito, no basta con cumplir las normas y especificaciones. Aspectos como la buena comunicación con las partes y el cumplimiento de los plazos son muy relevantes.

También es importante recordar la importancia de prevenir errores y defectos. Como ya se ha dicho, los costos serán menores y la previsibilidad mucho mayor. Existe un aspecto igualmente relevante cuando se habla de calidad en los proyectos. La mejora continua de productos y procesos.

La guía PMBOK, publicada por el Project Management Institute (PMI), establece un conjunto de procesos para gestionar adecuadamente la calidad en los proyectos.

1 – Planificar la gestión de la calidad en los proyectos

Consiste en registrar los requisitos y las normas de calidad que deben cumplir el proyecto y sus productos. También debe documentarse cómo se demostrará, que se ha alcanzado un determinado nivel de calidad. Registrar que el requisito es conforme y qué personas y/o funciones harán esta verificación. Este proceso proporcionará orientación y dirección sobre cómo se gestionará y verificará la calidad. Debe establecerse cómo se abordarán los requisitos de calidad en la documentación de los requisitos del proyecto y del producto. La forma de medir la calidad debe ajustarse en función de las características específicas del proyecto o producto.

Tener los criterios del juego establecidos hará más fácil y objetiva la realización de inspecciones y auditorías. En este paso debe elaborarse el Plan de Gestión de la Calidad, que es parte integrante del Plan de Gestión del Proyecto.  Según la PMBOK, puede contener los siguientes puntos:

  • Normas de calidad que utilizará el proyecto;
  • Objetivos de calidad del proyecto;
  • Funciones y responsabilidades en materia de calidad;
  • Los productos y procesos del proyecto se someten a una revisión de calidad;
  • Actividades de control y gestión de la calidad previstas para el proyecto;
  • Herramientas de calidad que utilizará el proyecto;
  • Procedimientos importantes relacionados con el proyecto, como el tratamiento de las no conformidades, los procedimientos para las acciones correctivas y para la mejora continua.

2 – Gestión de la calidad

La gestión de la calidad en los proyectos puede traducirse en garantizar que los procesos implicados en el proyecto se realicen con eficacia. Está relacionada con el cumplimiento de las normas y objetivos definidos en el Plan. De este modo, se garantiza que los resultados se ajusten a las necesidades y requisitos de las partes interesadas. Por lo tanto, la gestión de la calidad incluye los aspectos del diseño del producto y las mejoras de procesos.

En este sentido, esta etapa contribuye a generar mejores productos. Esto aumenta la confianza en que una futura entrega se llevará a cabo cumpliendo los requisitos y las expectativas. Por lo tanto, aplicar herramientas de garantía de calidad, como auditorías y análisis de fallas, tiene varias ventajas. En primer lugar, permitirá evaluar si los procesos implicados en el proyecto se están ejecutando con eficacia.  En segundo lugar, verificar si los resultados alcanzan el nivel de calidad deseado.

La gestión de la calidad debe ser responsabilidad de todos los implicados, incluidos los patrocinadores e incluso el cliente. La buena ejecución de esta etapa favorecerá la mejora de los procesos, lo que conducirá a mejores resultados y aumentará la satisfacción de los implicados.

Este proceso da lugar a informes de calidad que registran los resultados de pruebas y auditorías.

3 – Control de calidad

El control de la calidad en los proyectos consiste en supervisar y registrar las actividades de gestión de la calidad. Permite comprobar si se cumplen las normas establecidas. Es durante la ejecución de este proceso cuando se miden los niveles de calidad. De este modo, se puede determinar si estos niveles son aceptables o no. Cuando se detectan problemas, se deben tomar medidas correctivas lo antes posible. Incluyendo la posibilidad de abrir solicitudes de cambio en el proyecto. Estos, a su vez, deben seguir su flujo, pasando por aprobaciones y decisiones sobre las acciones a realizar.

La etapa de Control de Calidad tiene como objetivo verificar la consistencia, la conformidad y la adecuación del producto o servicio. Esto significa que la información sobre la realización de actividades debe estar documentada. Y, lo que es más importante, ayudará en el proceso de aceptación de la entrega por parte del cliente.

El control de la calidad es un proceso que debe llevarse a cabo durante todo el proyecto. Pensar en ello sólo al final, con el examen del producto final, puede ser demasiado tarde. Del mismo modo, el registro de pruebas y controles debe producirse durante todo el ciclo del proyecto. Como resultado, es posible demostrar cómo se ha alcanzado la calidad. Es decir, es el resultado del cumplimiento de las especificaciones y normas y no de la mera casualidad.

En este sentido, cabe mencionar que los niveles de exigencia y el esfuerzo por controlar la calidad pueden variar.  Es decir, según el tipo de producto o servicio y el sector, las exigencias son diferentes. No es difícil imaginar que los proyectos y productos para sectores como el farmacéutico o el nuclear requieren altos niveles de control.

La calidad como fuente de desarrollo empresarial

En conclusión, la mejora de la calidad de los proyectos dará lugar a costos de desarrollo y entregas más razonables. Como resultado, tenemos una mayor atracción de clientes y el desarrollo de más productos y servicios. Por lo tanto, la gestión de la calidad de los proyectos es un factor importante para el crecimiento y el mantenimiento de las organizaciones.

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Laurides Dozol

Autor

Laurides Dozol

MBA en Gestión Empresarial en la FGV. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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