El informe de auditoría es un documento formal que comunica la evaluación de un auditor sobre un aspecto determinado de una organización, ya sea financiero, de controles internos o de cumplimiento. Concluirá si la entidad está en conformidad o no con la legislación vigente o la certificación deseada.
Dependiendo de quién realice la auditoría, debe estar de acuerdo con las normas establecidas por el Consejo Federal de Contabilidad (CFC) o con las recomendaciones del Instituto de Auditores Independientes de Brasil (IBRACON).
Si se hace correctamente, el informe permite que los principales interesados comprendan mejor la situación actual de la organización, así como los desafíos que enfrenta en el momento y encontrará en el futuro. Una auditoría bien hecha se destacará, capturando el interés de todos y promoviendo los cambios necesarios para la mejora de su compañía.
¿Cuál es la importancia de un informe de auditoría?
El informe de auditoría tiene un papel importante en el proceso de transformación de una organización. Después de todo, trae la garantía de una entidad independiente de que los procesos de una empresa están operando correctamente.
Además, el documento del auditor puede señalar puntos de no conformidad, permitiendo que el sector responsable aborde los problemas vigentes. Al final del proceso, cuando todo esté en conformidad con el estándar deseado, la organización puede buscar una certificación como la ISO 9001.
En el caso de los informes de auditorías financieras, su relevancia es aún más crítica. Esto se debe a que el auditor confirmará que la información financiera de su compañía es confiable. El resultado puede afectar la confianza que los interesados tendrán en la organización, ya sea al momento de establecer asociaciones o incluso para invertir dinero en ella.
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¿Cuál es la diferencia entre auditoría interna y externa?
A pesar de que muchas personas confunden las dos modalidades, las auditorías internas y externas sirven a propósitos diferentes. Las internas evaluarán las operaciones y los procesos de una empresa, mientras que las externas implican evaluaciones independientes de sus registros e información financiera.
Ambas son importantes para garantizar la integridad y precisión de las operaciones de una organización, así como la idoneidad de su información financiera.
A pesar de esto, tienen diferencias en el alcance y el nivel de detalle de sus análisis. La auditoría interna se ocupará de las siguientes áreas:
- Informe financiero;
- Cumplimiento;
- Seguridad de la información;
- Operaciones;
- Gestión de riesgos.
Por otro lado, la auditoría externa solo examinará los estados financieros, garantizando que sean precisos y estén en conformidad con la legislación.
Además de las diferencias mencionadas, es importante destacar que las auditorías internas son realizadas por profesionales de la propia organización, mientras que las auditorías externas son conducidas por auditores independientes, generalmente de firmas especializadas.
Esta independencia es crucial para garantizar la neutralidad y la credibilidad del informe de auditoría externa. En ambas modalidades, la transparencia y la comunicación clara de los resultados son fundamentales para que las recomendaciones se implementen de manera efectiva y contribuyan a la mejora continua de la organización.
Consulta a continuación algunos términos relevantes para entender mejor el proceso:
Conformidad
La conformidad se refiere al cumplimiento de leyes, normas y políticas internas aplicables a una organización. Es la base para garantizar que los procesos y controles estén alineados con los requisitos regulatorios y estándares internacionales.
Auditoría de conformidad
La auditoría de conformidad es el examen sistemático de procesos y registros para verificar la adherencia a normas específicas, como ISO 19011 o regulaciones sectoriales. Su objetivo es identificar brechas y orientar a la organización sobre las acciones correctivas necesarias.
Control interno
El control interno abarca políticas, procedimientos y actividades implementadas para mitigar riesgos y asegurar la integridad de las operaciones. Proporciona una estructura para monitorear transacciones, proteger activos y garantizar la fiabilidad de la información.
No conformidad
La no conformidad ocurre cuando un proceso o resultado no cumple con los criterios establecidos en normas, legislaciones o requisitos internos. Identificar no conformidades permite a la organización tomar acciones correctivas y prevenir recurrencias.
Análisis de riesgo
El análisis de riesgo es la evaluación sistemática de eventos potenciales que pueden afectar a la organización, considerando probabilidad e impacto. Sirve como base para priorizar procedimientos de auditoría y fortalecer controles preventivos.
Sigue leyendo: Informe de no conformidad: para qué sirve y cómo hacerlo
¿Cómo elaborar un informe de auditoría interna?
Ahora que ya sabe cuál es la diferencia entre una auditoría interna y una externa, es hora de descubrir cómo verificar si todo está en orden con los procesos de su organización.
Siga nuestros consejos paso a paso para elaborar el informe ideal de auditoría interna:
1. Prepare una portada
¿Ha escuchado el dicho que dice que la primera impresión es la que cuenta?
El trabajo del auditor debe causar una buena impresión. Por eso, es fundamental comenzar con una portada de calidad. Será el primer punto de contacto de la alta dirección con los resultados de la auditoría. Por lo tanto, es importante que presente información como:
- Título del informe;
- Nombre del auditor responsable;
- Fecha de conclusión de la auditoría;
- Nombre de la empresa o unidad de negocio auditada.
2. Elabore una introducción
En esta sección, el auditor debe proporcionar una visión general con información sobre el área y los procesos auditados, qué normas están respaldando la realización del trabajo (Ej.: ISO 14001), además de informar sobre cualquier historial que pueda ser necesario antes de la lectura del informe completo. Así, cualquier persona que lea el informe podrá entender las razones que llevaron a la auditoría a realizarse.
Por ejemplo, el informe puede tratar sobre la aparición de una nueva legislación que impacta en las operaciones de la empresa. La introducción puede describir qué leyes eran aplicables hasta entonces, dónde fallaban y cómo la nueva legislación propone abordar estas cuestiones.
3. Elabore un resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo debe presentar las conclusiones de los trabajos realizados de forma compacta. Debe estructurarse de la siguiente manera:
- Una breve descripción de lo que se auditó, objetivos, alcance y fecha de inicio y conclusión.
- Presentar las conclusiones del auditor.
4. Presente la terminología utilizada
La siguiente sección deberá presentar los términos utilizados en la elaboración del informe para que todos puedan comprender la información presentada.
Ejemplo: si hay referencias a la ISO, es importante aclarar que se trata de la Organización Internacional de Normalización.
5. Presente el plan de auditoría
El plan de auditoría debe presentar al auditor líder y sus calificaciones, así como a los demás miembros del equipo. Esta sección también debe describir qué documentos fueron evaluados y qué personas fueron entrevistadas.
El auditor debe describir cuáles fueron las etapas seguidas durante la auditoría — una herramienta para el mapeo de procesos puede ayudar — y qué criterios se utilizaron para seleccionar los documentos evaluados, así como para la elección de las personas entrevistadas.
6. Describa los hechos constatados y presente las recomendaciones
El auditor debe tomar nota cuando algo esté en desacuerdo con los estándares establecidos, describiendo los hechos y las evidencias constatadas.
Al final de todo, el auditor debe concluir el informe con una sección de “Recomendaciones” de mejora para la organización. En esta etapa, debe considerar los siguientes aspectos:
- Ser positivo: debe concentrarse en lo que está sucediendo en el momento y en cómo los aspectos positivos de la empresa pueden aplicarse en las áreas o procesos ineficaces.
- Ser específico: el auditor debe ser muy claro y específico sobre qué aspectos no están en conformidad con los estándares establecidos, así como qué acciones deben implementarse para garantizar la conformidad. Debe dejar claro quién necesita actuar para remediar estas cuestiones.
- Ser conciso: el auditor debe ser breve en las recomendaciones e incluir solo la información y los detalles realmente necesarios.
A continuación, vamos presentar algunos términos importantes para entender mejor el proceso de informe de auditoría interna:
Rastreabilidad (audit trail)
La rastreabilidad, o audit trail, es el registro cronológico de registros y acciones que documentan el historial de procesos y transacciones. Facilita la investigación de discrepancias y la verificación de la integridad de los datos auditados.
CAPA (Acción Correctiva y Preventiva)
CAPA son iniciativas planificadas para eliminar la causa de no conformidades identificadas (acción correctiva) y prevenir su ocurrencia futura (acción preventiva). Este ciclo promueve la mejora continua y fortalece la cultura de calidad.
Mejora continua
La mejora continua es la práctica de revisar y perfeccionar procesos de forma permanente, buscando eficiencia, reducción de fallos y mayor valor para los stakeholders. Herramientas como PDCA y Six Sigma se utilizan comúnmente para estructurar este proceso.
Plan de auditoría
El plan de auditoría describe el alcance, objetivos, criterios, recursos y cronograma de una auditoría. Sirve como guía para el equipo de auditoría, asegurando que todas las etapas se lleven a cabo de forma estandarizada y objetiva.
PDCA (Plan-Do-Check-Act)
PDCA es un ciclo de cuatro etapas utilizado para gestionar procesos y promover la mejora continua: planificar, ejecutar, verificar y actuar. Es ampliamente adoptado en sistemas de gestión para mantener el progreso y la eficacia de los controles.
Consideraciones finales
Elaborar un informe de auditoría eficiente es fundamental para asegurar la transparencia, la conformidad y la mejora continua dentro de una organización. Un buen informe no solo evalúa la situación actual de la empresa, sino que también ofrece recomendaciones claras y específicas para corregir eventuales fallas y promover buenas prácticas.
Tanto en la auditoría interna como en la externa, el enfoque debe estar en la precisión de la información y en la claridad de la comunicación. Siguiendo un proceso estructurado y minucioso, es posible producir un documento que no solo cumpla con los requisitos legales y normativos, sino que también agregue valor real para los interesados. De este modo, contribuye al crecimiento sostenible y la credibilidad de su organización.
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FAQ – Preguntas frecuentes
¿Qué es un informe de auditoría?
El informe de auditoría es un documento formal que comunica la evaluación de un auditor sobre un aspecto específico de una organización, indicando si cumple con la legislación o con los estándares deseados. Presenta conclusiones claras, mostrando los puntos de conformidad y no conformidad identificados durante el proceso.
¿Cómo elaborar un informe de auditoría?
Para elaborar un informe de auditoría, empieza preparando la portada (con título, nombre del auditor, fecha y unidad auditada) y una introducción que describa el alcance, las normas de apoyo y el historial relevante. Luego, elabora un resumen ejecutivo, define la terminología, presenta el plan de auditoría y describe los hechos constatados junto con las recomendaciones de mejora.
¿Qué debe contener el informe de auditoría?
El informe debe contener la portada, la introducción, el resumen ejecutivo, la sección de terminología, el plan de auditoría y la descripción de los hechos constatados. Además, se cierra con recomendaciones específicas para remediar los puntos de no conformidad y sugerencias de buenas prácticas.
¿Quién puede firmar un informe de auditoría?
El informe de auditoría debe ser firmado por el auditor responsable inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC) del ICAC, según los artículos 5 y 8 de la Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas.
Para las Entidades de Interés Público (EIP), se aplica el Reglamento (UE) 537/2014, que refuerza la independencia de los auditores y prohíbe la prestación de servicios no audit a la misma entidad durante la vigencia del contrato.
La designación del auditor en EIP se realiza por la asamblea o el órgano de gobierno corporativo, con un mandato inicial de 3 a 10 años y posible prórroga de hasta 4 años; para otras sociedades (S.A., S.L.), el plazo legal es de 3 a 9 años, según el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
Las demostraciones individuales siguen el Plan General de Contabilidad (PGC) español, mientras que las demostraciones consolidadas de EIP deben prepararse según las IFRS adoptadas por la UE, conforme a la Directiva 2013/34/UE y el art. 4 del Reglamento 537/2014.
Es obligatorio el uso de certificados electrónicos (FNMT, DNIe o sistema Cl@ve) para la comunicación con la Sede Electrónica (SEDESS) del ICAC, y los equipos pueden incluir especialistas (ambientales, actuariales, etc.) bajo la supervisión y responsabilidad final del auditor líder, según el art. 55 de la Ley 22/2015.
¿Cuál es el proceso de auditoría?
El proceso comienza con la preparación de la portada y la elaboración de la introducción, explicando el alcance y las normas aplicables.
Luego, se presenta el resumen ejecutivo, la terminología, el detalle del plan de auditoría y, finalmente, la descripción de los hechos constatados y las recomendaciones de mejora.
