El informe de auditoría es un documento formal que comunica la evaluación de un auditor sobre un aspecto determinado de una organización, ya sea financiero, de controles internos o de cumplimiento. Concluirá si la entidad está en conformidad o no con la legislación vigente o la certificación deseada.
Dependiendo de quién realice la auditoría, debe estar de acuerdo con las normas establecidas por el Consejo Federal de Contabilidad (CFC) o con las recomendaciones del Instituto de Auditores Independientes de Brasil (IBRACON).
Si se hace correctamente, el informe permite que los principales interesados comprendan mejor la situación actual de la organización, así como los desafíos que enfrenta en el momento y encontrará en el futuro. Una auditoría bien hecha se destacará, capturando el interés de todos y promoviendo los cambios necesarios para la mejora de su compañía.
Importancia del informe de auditoría
El informe de auditoría tiene un papel importante en el proceso de transformación de una organización. Después de todo, trae la garantía de una entidad independiente de que los procesos de una empresa están operando correctamente.
Además, el documento del auditor puede señalar puntos de no conformidad, permitiendo que el sector responsable aborde los problemas vigentes. Al final del proceso, cuando todo esté en conformidad con el estándar deseado, la organización puede buscar una certificación como la ISO 9001.
En el caso de los informes de auditorías financieras, su relevancia es aún más crítica. Esto se debe a que el auditor confirmará que la información financiera de su compañía es confiable. El resultado puede afectar la confianza que los interesados tendrán en la organización, ya sea al momento de establecer asociaciones o incluso para invertir dinero en ella.
Diferencia entre auditoría interna y externa
A pesar de que muchas personas confunden las dos modalidades, las auditorías internas y externas sirven a propósitos diferentes. Las internas evaluarán las operaciones y los procesos de una empresa, mientras que las externas implican evaluaciones independientes de sus registros e información financiera.
Ambas son importantes para garantizar la integridad y precisión de las operaciones de una organización, así como la idoneidad de su información financiera.
A pesar de esto, tienen diferencias en el alcance y el nivel de detalle de sus análisis. La auditoría interna se ocupará de las siguientes áreas:
- Informe financiero;
- Cumplimiento;
- Seguridad de la información;
- Operaciones;
- Gestión de riesgos.
Por otro lado, la auditoría externa solo examinará los estados financieros, garantizando que sean precisos y estén en conformidad con la legislación.
Además de las diferencias mencionadas, es importante destacar que las auditorías internas son realizadas por profesionales de la propia organización, mientras que las auditorías externas son conducidas por auditores independientes, generalmente de firmas especializadas.
Esta independencia es crucial para garantizar la neutralidad y la credibilidad del informe de auditoría externa. En ambas modalidades, la transparencia y la comunicación clara de los resultados son fundamentales para que las recomendaciones se implementen de manera efectiva y contribuyan a la mejora continua de la organización.
¿Cómo elaborar un informe de auditoría interna?
Ahora que ya sabe cuál es la diferencia entre una auditoría interna y una externa, es hora de descubrir cómo verificar si todo está en orden con los procesos de su organización.
Siga nuestros consejos paso a paso para elaborar el informe ideal de auditoría interna:
1. Prepare una portada
¿Ha escuchado el dicho que dice que la primera impresión es la que cuenta?
El trabajo del auditor debe causar una buena impresión. Por eso, es fundamental comenzar con una portada de calidad. Será el primer punto de contacto de la alta dirección con los resultados de la auditoría. Por lo tanto, es importante que presente información como:
- Título del informe;
- Nombre del auditor responsable;
- Fecha de conclusión de la auditoría;
- Nombre de la empresa o unidad de negocio auditada.
2. Elabore una introducción
En esta sección, el auditor debe proporcionar una visión general con información sobre el área y los procesos auditados, qué normas están respaldando la realización del trabajo (Ej.: ISO 14001), además de informar sobre cualquier historial que pueda ser necesario antes de la lectura del informe completo. Así, cualquier persona que lea el informe podrá entender las razones que llevaron a la auditoría a realizarse.
Por ejemplo, el informe puede tratar sobre la aparición de una nueva legislación que impacta en las operaciones de la empresa. La introducción puede describir qué leyes eran aplicables hasta entonces, dónde fallaban y cómo la nueva legislación propone abordar estas cuestiones.
3. Elabore un resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo debe presentar las conclusiones de los trabajos realizados de forma compacta. Debe estructurarse de la siguiente manera:
- Una breve descripción de lo que se auditó, objetivos, alcance y fecha de inicio y conclusión.
- Presentar las conclusiones del auditor.
4. Presente la terminología utilizada
La siguiente sección deberá presentar los términos utilizados en la elaboración del informe para que todos puedan comprender la información presentada.
Ejemplo: si hay referencias a la ISO, es importante aclarar que se trata de la Organización Internacional de Normalización.
5. Presente el plan de auditoría
El plan de auditoría debe presentar al auditor líder y sus calificaciones, así como a los demás miembros del equipo. Esta sección también debe describir qué documentos fueron evaluados y qué personas fueron entrevistadas.
El auditor debe describir cuáles fueron las etapas seguidas durante la auditoría — una herramienta para el mapeo de procesos puede ayudar — y qué criterios se utilizaron para seleccionar los documentos evaluados, así como para la elección de las personas entrevistadas.
6. Describa los hechos constatados y presente las recomendaciones
El auditor debe tomar nota cuando algo esté en desacuerdo con los estándares establecidos, describiendo los hechos y las evidencias constatadas.
Al final de todo, el auditor debe concluir el informe con una sección de “Recomendaciones” de mejora para la organización. En esta etapa, debe considerar los siguientes aspectos:
- Ser positivo: debe concentrarse en lo que está sucediendo en el momento y en cómo los aspectos positivos de la empresa pueden aplicarse en las áreas o procesos ineficaces.
- Ser específico: el auditor debe ser muy claro y específico sobre qué aspectos no están en conformidad con los estándares establecidos, así como qué acciones deben implementarse para garantizar la conformidad. Debe dejar claro quién necesita actuar para remediar estas cuestiones.
- Ser conciso: el auditor debe ser breve en las recomendaciones e incluir solo la información y los detalles realmente necesarios.
Consideraciones finales
Elaborar un informe de auditoría eficiente es fundamental para asegurar la transparencia, la conformidad y la mejora continua dentro de una organización. Un buen informe no solo evalúa la situación actual de la empresa, sino que también ofrece recomendaciones claras y específicas para corregir eventuales fallas y promover buenas prácticas.
Tanto en la auditoría interna como en la externa, el enfoque debe estar en la precisión de la información y en la claridad de la comunicación. Siguiendo un proceso estructurado y minucioso, es posible producir un documento que no solo cumpla con los requisitos legales y normativos, sino que también agregue valor real para los interesados. De este modo, contribuye al crecimiento sostenible y la credibilidad de su organización.
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