Las auditorías internas pueden traer una serie de beneficios para las empresas como apuntar áreas o procesos que precisan cambio, revelar nuevos riesgos y preparar a la organización para las auditorías externas.

Para eso, es imprescindible que los descubrimientos y los resultados de la auditoría sean comprendidos por la alta dirección, haciendo valer todo el esfuerzo de planificación y ejecución de auditorías internas. Es ahí que entra el informe de auditoría interna.

Vamos a entender cómo funciona.

¿Qué es un informe de auditoría interna?

El informe de auditoría interna es un documento que formaliza los resultados de la auditoría. Es a través de él que el auditor interno va a mostrar lo que fue examinado, destacando los puntos positivos, puntos negativos y sus conclusiones, para que la dirección de la empresa sepa lo que está yendo bien y lo que precisa ser mejorado.

El informe debe ser elaborado cuidadosamente. Sin embargo, en este momento muchos auditores internos fallan.

El texto precisa ser claro, objetivo e imparcial, para garantizar que los resultados de la auditoría sean útiles y que la organización pueda utilizarlos como guía para direccionar sus acciones.

¿Qué cuidados deben ser tomados durante la elaboración del informe?

Reforzando lo que ya fue citado anteriormente, uno de los beneficios de la realización de auditorías internas es identificar oportunidades de mejora. Por lo tanto, es en eso que el auditor debe concentrarse mientras produce el informe. Él debe evitar:

  1. Buscar culpados o decir que determinada persona falló;
  2. Encarar los problemas de forma universal;
  3. Producir un informe evasivo;
  4. Aplicar términos técnicos innecesarios;
  5. Exaltar su trabajo. El informe debe tener un tono natural y de simplicidad.

¿Cómo elaborar un informe de auditoría interna?

1.      Prepare una tapa

¿Usted ya oyó el refrán que dice que la primera impresión es la que vale?

El trabajo del auditor debe causar buena impresión, por eso, comenzar con una tapa de calidad es fundamental. Ella será el primer punto de contacto de la alta dirección con los resultados de la auditoría, por eso es importante que presente informaciones como:

  • Título del informe
  • Nombre del auditor responsable
  • Fecha de conclusión de la auditoría
  • Nombre de la empresa o unidad de negocio auditada.
Internal audit template
Template informe auditoría interna

2.      Elabore una introducción

En esta sección, el auditor debe suministrar una visión general con informaciones sobre el área y procesos auditados, qué normas están dando soporte para la realización del trabajo (Ej.: ISO 9001, ISO 14001), además de informar al lector sobre cualquier historial que pueda precisar saber antes de leer el informe completo. Así, cualquier persona que lea el informe, podrá entender las razones que llevaron a ser realizada la auditoría.

Ejemplo: El informe puede tratar del surgimiento de una nueva legislación que impacta en las operaciones de la empresa. La introducción puede describir qué leyes eran aplicables hasta entonces, en dónde ellas fallaban y cómo la nueva ley se propone tratar estas cuestiones.

3.      Elabore un resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo debe presentar las conclusiones de los trabajos realizados de forma compacta. Debe ser estructurado de la siguiente forma:

  • Una breve descripción de lo que fue auditado, objetivos, alcance y fecha de inicio y conclusión.
  • Presentar las conclusiones del auditor.

Ejemplo: Informar que el principal objetivo de la auditoría era evaluar los procesos de la organización, para identificar el nivel de adherencia/gaps con relación a la nueva legislación. Al final, puede informar que una de las principales conclusiones es de que la empresa precisa adecuar las instalaciones.

4.      Presente la Terminología utilizada

La próxima sección deberá presentar los términos utilizados en la elaboración del informe, para que todos puedan comprender las informaciones presentadas.

Ejemplo: Si hubiere referencias a la ISO, es importante esclarecer que se trata de la Organización Internacional para Estandarización.

5.      Presente el Plan de Auditoría

El plan de auditoría debe presentar al auditor líder y sus calificaciones, así como los demás auditores que componen el equipo. Esta sección también debe describir cuáles fueron los documentos evaluados y quiénes fueron las personas entrevistadas.

El auditor debe describir cuáles fueron las etapas seguidas en el transcurso de la auditoría (una herramienta para mapeo de procesos puede ayudar), y cuáles son los criterios utilizados para seleccionar los documentos evaluados y las personas entrevistadas.

6.      Describa los hechos constatados

Cuando algo esté en desacuerdo con los estándares establecidos, el auditor debe tomar nota, describiendo los hechos y las evidencias constatadas.

7.      Presente las recomendaciones

Finalmente, el auditor debe concluir el informe con una sección de “Recomendaciones” de mejora para la organización. En esta etapa, él debe considerar los siguientes aspectos:

  • Ser positivo: Él debe concentrarse en lo que está sucediendo en el momento y en cómo los aspectos positivos de la empresa pueden ser aplicados en las áreas o procesos ineficaces.
  • Ser específico: El auditor debe ser muy claro y específico sobre qué aspectos no están en conformidad con los estándares establecidos, y qué acciones deben ser implementadas para garantizar la conformidad. Él debe dejar claro quién precisa actuar.
  • Ser sucinto: El auditor debe ser breve en las recomendaciones e incluir sólo las informaciones y detalles realmente necesarios.

Consideraciones finales

Como usted pudo observar, la elaboración de un informe de auditoría interna de alto impacto, exige que sean seguidos algunos pasos.

La alta dirección vive una rutina agitada, con agendas repletas de compromisos. Los auditores están concienciándose de que precisan presentar los resultados de la auditoría de forma clara y objetiva, para que los ejecutivos puedan comprender la situación y actuar en favor de la mejora continua. Eso es posible a través del informe de auditoría interna.

Esperamos que este artículo haya ayudado a que usted entienda mejor lo que es un informe de auditoría interna, cuál es su importancia y cómo elaborar un informe de alto impacto.

¿Usted se interesó en aprender más sobre auditoría después de leer este artículo? Entonces lo invito a conocer otros contenidos que nosotros ya elaboramos sobre este asunto aquí en el blog.

 

Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista en Gestión Estratégica a través de la PUC-PR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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