Pasar por una auditoría puede ser un proceso asustador y que genera muchos recelos, dudas y estreses.

Eso ocurre especialmente en caso que el auditor evalúe el proceso de gestión de su empresa con base en las informaciones almacenadas en planillas, documentos manuscritos y otras informaciones almacenadas en carpetas de archivos y carpetas de diferentes armarios.

Sus niveles de estrés dispararán, pues usted espera que todas las informaciones que serán auditadas estén actualizadas, precisas, debidamente almacenadas y puedan ser fácilmente encontradas.

Para que sea un proceso menos estresante y asustador, quise juntar algunas sugerencias sobre cómo usted puede prepararse para la auditoría y sobre lo que usted puede esperar.

Cómo prepararse

En primer lugar, aprenda las normas. ¿Cómo podrá estar listo para una auditoría si usted no sabe lo que será auditado y cuáles son las expectativas? Su auditor, quien quiera que sea, consultará las exigencias del sistema de gestión de calidad (QMS), por lo tanto, este es un óptimo punto de partida.

Después de aprender las normas, es el momento de preparar a su equipo para la auditoría. Además de los gerentes de auditoría, el auditor también auditará todos los procesos, por lo tanto, es fundamental garantizar que todos estén en sintonía.

Ahora que usted conoce las normas y su equipo está preparado, ¡es momento de organizarse!

La organización es una parte crítica del proceso de auditoría y hará que su vida sea mucho más fácil. Certifíquese de saber en dónde encontrar los registros y documentos que son usados diariamente (y de librarse de lo que no utiliza). Eso hará que sea más fácil para usted, bien como para el auditor, llegar a los problemas centrales de sus procesos.

Invierta en un Software de Gestión de Calidad. Aunque sea perfectamente posible rastrear las informaciones valiosas de su empresa usando planillas o aún hasta bolígrafo y papel, un software dedicado dirigido a la conformidad es la mejor elección.

Un software de gestión de calidad puede analizar datos fácil y rápidamente, reduciendo posibles errores y previendo potenciales fallas.

Además, usar un software de gestión de calidad agilizará sus flujos de trabajo y posibilitará que todos los registros físicos que ocupan espacio y causan confusión sean almacenados digitalmente y puedan ser visualizados de forma más eficaz.

Haga una auditoría interna. Esta es una sugerencia que recomiendo fuertemente a todos. Su auditoría interna funcionará como ensayo para la visita del auditor. Este es el mejor momento para descubrir sus puntos débiles y lo que puede ser mejorado antes de la auditoría. Eso también ayudará a tranquilizar a su equipo, dado que ellos sabrán qué esperar cuando la auditoría ocurra.

Qué esperar

¡El día finalmente llegó! Usted hizo su lección de casa, su equipo está listo, usted dispone de un software de gestión de calidad confiable e hizo mejoras con base en su auditoría interna.  Entonces, ¿qué debe esperar?

Básicamente, el proceso de auditoría será constituido de tres etapas: la reunión de aperturala auditoría de procesos y QMS y, finalmente, la reunión de conclusión.

En la reunión de apertura, el equipo de gestión y el auditor se reunirán para abordar los objetivos de calidad. En esta reunión, el auditor discutirá su función junto con el cronograma de eventos de la semana de auditoría.

Después de la reunión de apertura, será iniciada la auditoría de los procesos y QMS. Sus procesos operacionales serán auditados usando el cronograma de auditoría como una guía, pero recuerde que algunos procesos podrán llevar menos tiempo que el programado y otros podrán demorar más.

Este es el principal evento de la auditoría, en que usted obtendrá informaciones sobre lo que puede mejorar y lo que está haciendo bien.

Ahora viene la reunión de conclusión. Es aquí que el auditor analizará toda la auditoría con los gestores de la empresa involucrados y hará una recomendación con base en los resultados.

Y es eso. ¡Su auditoría está hecha!

Resultado

Al final de cuentas, el proceso de la auditoría ISO no es un proceso asustador si usted adopta algunas simples medidas, como aprender la norma, preparar a su equipo, realizar una auditoría interna (o de práctica) y, especialmente, si usted invierte en un software de gestión de calidad que simplifique los programas de gestión de conformidad y calidad de toda la empresa.

¿Entendió lo que quise decir? ¡Vea este vídeo y vea cómo un software de gestión de calidad funciona y lo que él puede hacer!

En caso que quiera saber más sobre auditorías de calidad, lea Las 4 etapas fundamentales en auditorías de calidad.

¡Buena suerte!

Gus Oliveira

Autor

Gus Oliveira

Gustavo Oliveira es graduado en Administración de Empresas y en Economía por la Universidad de Massachusetts - Dartmouth (EE.UU.). Tiene experiencia en la industria de software para excelencia empresarial, en el área financiera y de desarrollo de negocios, actuando en grandes empresas en Estados Unidos y en Brasil como: analista financiero, consultor de estrategia de negocios y consultor senior de proyectos.

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