Saber cómo hacer el control de cambios puede ser la diferencia entre una operación saludable y una ineficiente. Sin embargo, muchas empresas no saben ejecutar correctamente esta gestión y, por lo tanto, no logran aprovechar sus beneficios.
Para que esto no ocurra en tu empresa, mira qué es el control del cambio, cuáles son sus ventajas y cómo implementarlo. ¡Comprobar!
¿Qué es el control de cambios?
El control de cambios no es una sola actividad o herramienta. Es un proceso complejo que involucra a personas, equipos y áreas. Tu objetivo es cambiar algo de un estado actual a un estado futuro diferente y mejor.
Por lo tanto, existe un control de cambios para que esta transformación (ya sea de estrategias, procesos, tecnologías o cambios organizacionales más generales) sea efectiva.
Con ella, te aseguras de que los cambios se adopten con éxito y de que se alcancen los objetivos organizacionales, sin dejar de lado el cumplimiento de las directrices internas y externas.
Tal importancia queda demostrada por un estudio de la consultora McKinsey. Señala que cuando una empresa monitorea los principales indicadores de desempeño del proceso de cambio, el éxito de este cambio es cuatro veces más probable.
En otras palabras: no basta con cambiar de cualquier manera, es fundamental saber por qué, cómo y qué resultados se esperan de ello. De esta manera, maximiza los beneficios de la gestión del cambio.
Cómo controlar el cambio en tu empresa en 5 pasos
Veamos cómo sucede esto en la práctica. Al fin y al cabo, de nada sirve conocer la importancia del control del cambio si no sabes cómo se puede implementar en el día a día de tu empresa.
Para ello, a continuación hemos preparado cinco consejos generales que ayudan a llevar a cabo un proceso de cambio en la gran mayoría de las corporaciones y ámbitos.
Sin embargo, recuerde tener en cuenta también las especificidades de su sector, las normas aplicables al mismo y otras características de su operación. Por lo tanto, puede crear un proceso de gestión del cambio que abarque todas sus necesidades.
1 – Identificar la necesidad de cambiar algo
Este primer paso suele surgir como consecuencia de las áreas de auditoría y cumplimiento. Esto se debe a que es durante una auditoría cuando se suele identificar la necesidad de cambiar un proceso, una herramienta o incluso un producto.
En este punto, identifique cómo se utiliza/ejecuta actualmente su proceso/producto/actividad, qué aspectos deben mejorarse y qué se cambiaría para lograrlo.
Por ejemplo, si notas que no hay visibilidad de lo que están haciendo todos los miembros del equipo, puede ser útil cambiar la forma en que administras tus proyectos.
A continuación, se describe esta necesidad, se define el objetivo como dar mayor visibilidad a las tareas de cada uno y, por último, se señala una posible solución (como una herramienta de gestión de tareas, por ejemplo).
2 – Evaluar los impactos del cambio
En el segundo paso, debe recopilar toda la información básica que respaldará la aprobación y luego la implementación de los cambios. El material suele incluir detalles como los recursos necesarios para el cambio, el impacto que tendrá y a quién se debe transmitir la solicitud.
3 – Aprobar todo lo que se va a hacer
Una vez que hayas identificado lo que hay que cambiar y cómo afectará a tu negocio y lo que se necesita para hacerlo realidad, es hora de aprobarlo todo.
En esta etapa, el proyecto se somete a la aprobación de los interesados, quienes evalúan aspectos como su factibilidad, alineamiento con los objetivos estratégicos de la empresa, posibles impactos en la operación, gastos/insumos utilizados, entre otros.
4 – Planificar la implementación del cambio
Una vez que hayas conseguido que el proyecto sea aprobado por todos los implicados en el control de cambios, es el momento de crear un calendario de implementación. En ella se deben incluir todas las actividades (y sus respectivos responsables) para que el cambio se ponga en práctica, así como las fechas de entrega y los métodos de seguimiento.
5 – Pon todo en práctica y monitorea constantemente
Finalmente, es hora de ensuciarse las manos y hacer el cambio en sí. Para ello, utilice todos los documentos creados anteriormente, como la evaluación de impacto y la planificación de la ejecución.
Después de eso, adopte formas de monitorear el progreso de la implementación. Esto proporciona una mejora continua de todo el proceso y ayuda a ajustar lo que es necesario para el éxito del cambio.
Ver más: Ebook gratuito – Paso a paso para implementar la gestión del cambio en tu organización
3 ventajas de hacer control de cambios
Aunque requiere mucho trabajo, el control de cambios tiene muchas ventajas. En primer lugar, como ha visto, proporciona un marco organizado y funcional para evaluar, aprobar e implementar cambios.
Además, la gestión del cambio tiene otros beneficios que se presentan en el día a día de tu empresa. ¡Echa un vistazo a los tres primeros a continuación!
1 – Reducir riesgos y gastos
Una de las principales consecuencias positivas de un buen control del cambio es, precisamente, reducir riesgos y gastos. Primero, porque al implementar cambios, tu empresa puede mejorar los procesos, identificar y mitigar problemas y adaptarse a los estándares, por ejemplo.
Además, puedes mejorar tus gastos. Este ahorro se produce en la implementación de los propios cambios (ya que esto ocurre de forma organizada, evitando pérdidas de tiempo/dinero) y en los recursos utilizados en una determinada actividad después de que se optimiza.
2 – Aumentar la productividad y la calidad
A través de un control de cambios eficiente, reduce los fallos y aumenta la eficiencia y la velocidad en la implementación de cambios, lo que a su vez aumenta la productividad de la operación.
Otro beneficio de que este proceso esté bien definido y organizado es que los cambios se evalúan y prueban antes de su implementación. Esto asegura la calidad y relevancia de los cambios (y sus resultados).
3 – Reforzar la alineación y colaboración entre áreas/equipos
Como ya has visto, el control de cambios debe involucrar a una serie de personas y áreas. Por lo tanto, optimiza intrínsecamente la comunicación y la interacción entre diferentes sectores para garantizar que todo ocurra correctamente.
Al fomentar la conexión entre las partes interesadas y documentar todas las etapas del proceso, proporciona alineación de expectativas y transparencia en las decisiones y acciones que se deben tomar.
La mejor herramienta de control de cambios y gestión de calidad
Para que el control de cambios sea más intuitivo, seguro y eficiente en su empresa, puede confiar en un sistema de gestión de calidad. Automatiza tareas, integra varias herramientas y documenta todo el proceso de forma virtual e intuitiva.
Vea cómo funciona esto en la práctica: hable con uno de nuestros expertos sin compromiso y conozca la solución SoftExpert.
