Cuando pensamos en sistemas de gestión, rápidamente pensamos en normas internacionales, tales como la ISO 9001, la ISO 14001, entre otras. Y claro, son óptimos estándares que pueden y (recomiendo) deben ser seguidos. El problema no está en los estándares citados arriba, sino en la forma en que construimos nuestro sistema de gestión. Quien ya estuvo conmigo en entrenamientos, consultorías y auditorías ya debe haberme oído hablar sobre el “paraguas” llamado Sistema de Gestión. Pero, ¿qué quiero decir con eso?
Bien, aquí vamos. Muchas iniciativas, herramientas y metodologías son utilizadas por las organizaciones. Six Sigma, TPM (Total Productive Maintenance), 5S, Lean, Kaizen, entre varias otras, son muy difundidas e incentivadas en todo tipo y tamaño de empresas. Es claro que esas iniciativas son importantes y tienen mucha relevancia en el día a día organizacional. El gran problema es que los sistemas de gestión han ignorado tales herramientas y, en lugar de ser construidos utilizándolas, acaban siendo construidos con otras nuevas formas de hacer lo mismo.
Las normas de gestión, como la ISO 9001, no especifican las herramientas que deberán o podrán ser utilizadas en las organizaciones. Es una elección de cada empresa. Sin embargo, no debemos encapricharnos en crear nuevas iniciativas además de aquellas que ya son utilizadas en el día a día. Cuando hacemos eso, en lugar de que el sistema de gestión sea el “gran paraguas”, en donde todo está cubierto por él, abrimos varios otros paraguas que se vuelven competidores. Como consecuencia, las prácticas definidas como “estándar” del sistema de gestión se vuelven poco utilizadas, perdiendo espacio para aquellos otros paraguas que son más fuertemente utilizados. Por ejemplo, creamos un formulario para tratamiento de no conformidades y mejora continua. Y ahí, si la empresa ya utiliza la metodología Kaizen, ¡nuestro formulario caerá en el olvido! O entonces, la iniciativa TPM lleva a los cambios en los procesos de mantenimiento y el sistema de gestión no las ve.
El hecho es que no conozco ninguna herramienta citada arriba que no sea posible colocar debajo del gran paraguas. ¡Sea cual sea!
Si usted desea que su Sistema de Gestión traiga mejores resultados, que las personas entiendan que el Sistema de Gestión no es algo competidor o aislado dentro de su empresa, no se encapriche en abrir nuevos paraguas. Al contrario, considere todas las iniciativas y haga con que ellas sean cubiertas por un único “gran paraguas” llamado sistema de gestión.
En la práctica, eso significa que tales iniciativas serán auditadas, evaluadas cuanto a su pertinencia, tendrán sus informaciones documentadas y controladas, etc. ¿Ya pensó? ¿durante una auditoría, cuando el ítem de mejora continua sea cuestionado, en lugar de mostrar aquel formulario mal hecho, que nadie utiliza, usted muestra Kaizen funcionando plenamente? O entonces, cuando sea auditado el ítem de mantenimiento de la infraestructura, en lugar de mostrar un plan de mantenimiento con un montón de fallas, mostrar las prácticas de TPM siendo utilizadas por el personal productivo. O además, cuándo sean evaluadas las condiciones de ambiente para operación de proceso, ¿al quedarse sin saber mucho cómo responder usted presenta aquel programa 5S que funciona tan bien?
No se quede a merced de las tempestades que asolan las empresas. Antes, estructure bien su gran paraguas llamado sistema de gestión.
Delter Lopes es consultor sénior de DealConsulting y Bureau Veritas Veritas. Su enfoque de actuación es en la formación de personas en sistemas de gestión (auditores internos, auditores líderes, implementadores) y en
consultoría en sistemas de gestión (implementación y acompañamiento).
