Para garantizar la conformidad, toda empresa precisa cumplir con una serie de leyes y reglamentos.
Durante una auditoría o cuando la fiscalización golpee su puerta, usted va a precisar demostrar que su empresa está en conformidad, presentando prontamente toda la documentación solicitada. Eso incluye desde licencias de operación, autorizaciones, hasta comprobantes de pago de tasas, documentación de funcionarios, entre otros. Algunos segmentos exigen licencias especiales, como en el caso de las industrias de medicamentos, cosméticos o alimentos.
Si en este momento usted depende de pilas de papel, de carpetas de red o de bandejas de e-mail para reunir los documentos necesarios, es posible que usted tenga problemas. Son grandes las chances de identificar documentos con error, o aún hasta de no localizarlos. Usted tendrá un dolor de cabeza.
En este sentido, la implementación de herramientas de Enterprise Content Management (ECM), o en castellano, Gestión del Contenido Corporativo, ayudan en el control del almacenamiento y en la gestión eficaz de documentos a través de un repositorio único, garantizando la conformidad permanentemente.
Vea a continuación cómo es posible garantizar la conformidad reglamentaria con el apoyo de las tecnologías de ECM:
1. Localización rápida de la documentación
Toda la documentación actualmente almacenada en diferentes sistemas o em el uso compartido de red, puede ser importada para la plataforma de ECM. Por medio de integraciones, es posible que paquetes de oficina como Microsoft Office, por ejemplo, alimenten directamente el sistema de gestión de contenido. Los documentos en papel pueden ser digitalizados y guardados en el sistema, utilizando nombres o atributos estandarizados. Así, los usuarios siempre sabrán en dónde buscar y podrán localizar el contenido con facilidad.
2. Estímulo a la colaboración
El ECM automatiza los procesos y le da vida a los documentos, que pueden ser sometidos a diferentes niveles de aprobación. De esta forma, los líderes responsables por garantizar la conformidad pueden monitorizar las actividades y garantizar que los procesos estén siendo seguidos correctamente. De esta manera, todos los involucrados tendrán claridad sobre la situación de determinado documento, y podrán ser auditados sin estrés.
3. Cumplimiento de plazos
Los sistemas de ECM pueden controlar automáticamente la vigencia de los documentos, tales como licencias, registros de capacitaciones y certificaciones de los colaboradores. Los responsables son notificados siempre que un documento esté próximo a su fecha de vencimiento. Así hay tiempo hábil de tomar acciones, como, por ejemplo, revalidar el documento, evitando problemas con las agencias reguladoras.
4. Control de acceso
A través de la definición de controles de seguridad, las soluciones de ECM garantizan el acceso a los documentos y registros solamente por quien realmente los precisa. Datos de colaboradores, informaciones financieras, documentos de clientes y otros contenidos sigilosos podrán ser mantenidos en un único repositorio, con la garantía de que no se accederá a ellos de manera indebida. Las nuevas legislaciones como la General Data Protection Regulation (GDPR), han motivado desde bancos hasta hospitales, a implementar softwares para gestión de documentos buscando mejorar la seguridad y garantizar la confidencialidad de las informaciones de sus clientes y pacientes.
5. Preservación
Algunos registros precisan ser preservados por cuestiones legales. El período varía de acuerdo con cada legislación. Mientras que algunos pueden ser archivados o aún hasta eliminados después de este plazo, otros precisan ser preservados permanentemente. Si estos requisitos no fueren cumplidos, la empresa puede ser penalizada, con multas que pueden alcanzar cifras elevadísimas.
Los softwares de ECM simplifican todo este proceso. Pueden ser configurados para retener documentos, de acuerdo con los requisitos de cada legislación.
Las presiones regulatorias son cada vez mayores y controlar registros y documentos de manera adecuada es un gran desafío. Un software de ECM proporciona más tranquilidad para su empresa con relación a las cuestiones de conformidad, garantizando control seguro y eficiente de los documentos, y permitiendo fácil acceso para quien realmente precisa.
Para saber más sobre las ventajas y beneficios que una solución de ECM puede proporcionar para su empresa, entre en contacto con los especialistas de SoftExpert. Ellos buscarán entender sus riesgos y propondrán la mejor forma de implementar una solución de ECM para atender sus necesidades.
