Los planes de acción están siempre evolucionando para resolver los desafíos de procesos y producción, empujando el crecimiento de la tecnología y del conocimiento.
Muchas cuestiones organizacionales están creciendo junto con ese movimiento. Las auditorías están volviéndose más complejas y, con eso, están surgiendo nuevas no conformidades.
Esta complejidad puede esparcirse en la forma de dudas e incertezas, llevando a equipos a desafíos inevitables.
Identificamos los errores más comunes presentes en los Sistemas de Gestión. Para ayudar en ese esfuerzo, presentamos cinco modelos de plan de acción para superar las no conformidades que son identificadas de manera recurrente durante las auditorías.
En este artículo usted aprenderá sobre:
• ISO 9001
• ISO 14001
• AS9100
• IATF 16949
• ISO 45001
ISO 9001
Muchos sistemas de gestión de calidad basados en la ISO 9001 aún están luchando para adaptarse a la última revisión de la norma, que trae nuevos conceptos, cláusulas y anotaciones. Los errores más comunes son:
- No definir las partes interesadas;
- Falta de monitorización y medición de procesos;
- No identificar y evaluar riesgos internos / externos;
- Captura ineficiente del conocimiento organizacional;
- Control débil de documentos y retención de datos;
- Falta de planes de acción para mitigar riesgos.
Plan de acción:
Enfocar en la estructuración de procesos claros para mantener los procedimientos actualizados y revisados. Certificar el esclarecimiento de la dirección estratégica de la empresa y confrontarla con los riesgos internos y externos.
Defina el umbral de eficacia de los KPIs para disparar cada plan de acción.
Detalle los riesgos que pueden aparecer en el camino y registre todas las evidencias de mitigación de riesgo. Sea muy específico en cada acción correctiva, estableciendo criterios organizacionales y aún hasta evaluando los riesgos de los proveedores externos.
ISO 14001
La prevención de incidentes ambientales potencialmente peligrosos es el papel de la ISO 14001. La norma provee un abordaje sistemático para esas cuestiones, pero con la falta de controles, las organizaciones están fallando en dos cuestiones principales:
- Falta de evidencias sobre participación / responsabilidad de los liderazgos;
- No considerar a proveedores externos y agencias reguladoras dentro del “Contexto de la Organización”.
Plan de acción:
Construya una lista de cuestiones ambientales internas y externas que pueden afectar a la organización. Defina las necesidades y expectativas de las partes interesadas relacionadas a la Gestión Ambiental.
El plan de acción debe evaluar o crear controles que muestren claramente las respuestas a los cambios en el ambiente.
AS9100
Los errores en el estándar aeroespacial tienden a ser alrededor de la falta de detalle, con procedimientos rígidos y controles de no conformidades que son raros, pero pueden suceder en torno de:
- Dudas y comprensión inadecuada sobre mentalidad de riesgo;
- Falta de información sobre las partes interesadas y proveedores externos;
- Poca atención a la seguridad del producto;
- Errores durante auditorías internas.
Plan de acción:
Centralice los controles del proceso de compras con informaciones detalladas del servicio del proveedor, certificándose de determinar riesgos y acciones, bien como los procedimientos de revisión.
De esta forma, los riesgos para la seguridad del producto pueden ser mitigados y pueden ser atribuidas oportunidades en las etapas de planificación.
Por último, simular un proceso de auditoría anticipadamente para garantizar que dudas y errores puedan ser corregidos anticipadamente.
IATF 16949
La International Automotive Task Force (IATF) creó ese estándar para reducir defectos y desperdicios en los procesos industriales. Todos los sistemas en este mercado deben ser certificados y asegurar el control en el abordaje de los problemas, bien como monitorizar las consecuencias.
- Estructuración y aplicación de planes de contingencia;
- Mala calificación de las competencias del auditor interno;
- Falta de gestión de los “inputs” de las revisiones;
- Incomprensión de los objetivos del mantenimiento productivo;
- Desconocimiento de las implicaciones del plan de controles.
Plan de acción:
El proceso de evaluación de riesgos sigue con un ciclo completo de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA), prestando atención a problemas de reparación y retrabajo para entender sus implicaciones. Pruebe el plan de contingencia, evaluando evidencias de eficacia y lea atentamente el estándar para evitar un plan de acción complejo.
ISO 45001
Los incidentes que llevan a problemas de salud, o que exponen a los colaboradores a materiales peligrosos o además procesos/locales que amenazan la vida, deben ser llevados a serio. Toda empresa debe identificar y adecuar los ambientes para mitigar adecuadamente los riesgos posibles.
Procedimientos confusos, falta de equipamientos de protección, máquinas sin mantenimiento o herramientas damnificadas son un riesgo para los trabajadores y partes interesadas. Por lo tanto, aquí están las principales no conformidades a ser consideradas:
- Mal funcionamiento del equipamiento de protección;
- Fallas al aplicar requisitos legales;
- Procedimientos de seguridad no siendo seguidos/registrados;
- Los incidentes no son relatados así que son encontrados.
Plan de acción:
Reportar proactivamente los problemas e incidentes siempre que ellos sean encontrados, a fin de reducir los riesgos, identificando posibles causas y consecuencias. Aplicar acciones correctivas para garantizar que incidentes y no conformidades no ocurran nuevamente y monitorizar la eficacia de nuevas acciones, procedimientos, equipamientos, herramientas y competencias para garantizar un ambiente seguro para la organización.
