Muchas empresas cuidan los negocios con poco más que un laptop, un smartphone y una impresora. Para llegar hasta este punto, la vida en una oficina ya recorrió un largo camino, pasando por máquinas de escribir ruidosas y equipamientos de fax complicados.
Pero eso no significa que llegamos al punto final de este proceso. ¿Cuánto papel pasa por su oficina todos los días? ¿Usted factura y paga cuentas por el correo? ¿Usted suele imprimir documentos importantes y archivarlos manualmente? ¿Usted imprime informes o presentaciones y edita con un bolígrafo? ¿Usted junta firmas y archiva contratos en ficheros por más de un año?
Si usted respondió sí a dos o más de esas preguntas, aún es un gran consumidor de papel. Pero no se preocupe, usted está dentro del promedio global.
¿Por qué ser paperless?
Aproximadamente 300 millones de toneladas de papel son producidas todos los años. Son muchos árboles. Cuando usted agrega la huella de carbono asociada a la reducción, fabricación y transporte de los productos finales (para no mencionar los efectos de la deforestación), cada hoja de papel tiene un alto costo ambiental. Hacer su parte para preservar bosques y combatir los cambios climáticos es claramente el principal beneficio de reducir o eliminar el uso de papel en su empresa.
Y claro, también existen motivos comerciales bastante convincentes. Vea algunos de ellos:
1. Economice tiempo
Las copias impresas de documentos requieren administración y mantenimiento. Si usted mantiene registros en papel, archivar y buscar archivos puede llevar más tiempo y energía mental de lo que usted imagina.
2. Aproveche mejor su espacio
Espacio también es dinero. Ya sea en su empresa o en un almacenamiento tercerizado, el m² tiene un costo. El dinero y el espacio economizados podrían ser utilizados por otra cosa más importante.
3. Economice dinero
El papel puede costar sólo algunos centavos por hoja, pero sus accesorios suman mucho más. Una impresora de buena calidad, cartuchos de tinta caros y receptáculos de almacenamiento, como armarios de archivo y cajas de archivo, pueden costar centenas de dólares por año.
4. Sea ágil
En el mundo de hoy, usted no puede decirle a un cliente: “Disculpe, el archivo está en la oficina”. Usted precisa poder responder un e-mail, retirar un documento y enviar una factura a cualquier momento y desde cualquier lugar. Si usted trabaja con base en el papel, eso simplemente no es posible.
5. Considere el factor seguridad
Si sus documentos importantes se basan en papel, usted tiene un gran problema si su oficina fuera alcanzada por un incendio, inundación, asalto u otro desastre. Una de las principales razones por las cuales muchas empresas están adoptando soluciones basadas en la nube es la seguridad. Todo puede ser criptografiado para protección y los backups son hechos regularmente, haciendo con que sus documentos sean prácticamente intocables e infinitamente seguros.
¿Cómo volverse paperless?
¿Qué realmente puede ser hecho para que usted elimine el papel de su operación diaria? Aquí están algunas sugerencias.
Convierta archivos en papel para digital
Cree una estrategia para digitalizar todo su “stock” de archivos en papel. Una digitalización simple puede ser sólo una foto, pero si usted precisa indexar alguna información, tal vez sea necesaria una otra tecnología para que lo apoye en esta tarea. Después, destruya documentos confidenciales y mantenga documentos e informes antiguos de PowerPoint para que sean usados como papel de borrador para anotaciones, listas y garabatos.
Estructure su nuevo sistema de organización digital
Usted es tan eficiente como su sistema de archivado electrónico. Piense en cómo usted accede a los archivos intuitivamente. Usted puede configurar carpetas para cada cliente o cada tipo de proyecto, con subcarpetas por proyecto, por ejemplo. Sea consistente cuando se trata de mantener su sistema de archivado.
Use la nube
Desde la contabilidad a la gestión de proyectos y a los pagos, no hay nada más conveniente que el software basado en nube. Sus datos son seguros y fáciles de acceder. Existen diversas aplicaciones útiles disponibles en el mercado. Busque una solución que satisfaga sus necesidades de forma amplia, permitiendo posibles expansiones para otras áreas de negocio futuramente.
Evalúe sus procesos internos y externos
Evalúe todo lo que usted recibe en papel a lo largo de un mes. Cuando sea posible, regístrese para una opción para recibir notificaciones por e-mail o por sistemas en línea. Evalúe también todos sus procesos internos. Encuentre alternativas digitales para trámites que aún son hechos por papel (las soluciones en software también pueden ayudar aquí).
Firme documentos digitalmente
La mayoría de los países posee leyes que hacen que los contratos firmados electrónicamente sean tan legalmente válidos como los firmados con bolígrafo y papel. Existen varias maneras fáciles de crear una firma en su computadora (como DocuSign, por ejemplo). Busque un servicio de firma digital disponible y asegúrese de que el software que usted escogió para almacenar y administrar sus documentos sea compatible con el mismo.
¿Quiere más informaciones sobre cómo eliminar el uso del papel en su empresa? Lea el e-Book “Guía completo para dejar el papel” especialmente elaborado para ayudarlo en esta tarea.
