Los softwares corporativos son herramientas complejas y poderosas. Para los funcionarios de las empresas, que deben usar esos aplicativos, esa complejidad puede ser un desafío considerable. Así como el mercado de tecnología de masa está recibiendo productos más ‘utilizables’, cada vez más, funcionarios de empresas por todo el mundo desean softwares más intuitivos, fáciles de usar y eficientes. Por eso, si usted no está evaluando la usabilidad en la elección de un software corporativo, su proceso de selección de tecnología está incompleto y usted puede estar incurriendo en costos ocultos.

Cuando una organización implanta un sistema corporativo, ella busca aumento de productividad. Desde la perspectiva de un Director de Tecnología o TI, se presume que los grupos de usuarios internos pueden y van a aprender a usar los nuevos sistemas, además de volverse competentes para permitir que la organización disfrute sus beneficios. Pero cuando la elección de sistema es hecha de forma equivocada ese resultado puede estar lejos de ser asegurado.

¿Qué puede suceder?

Las empresas que no se preocupan con la usabilidad de sus herramientas de tecnología, dejando en segundo plano la experiencia de uso del funcionario, pueden caer en una trampa con consecuencias como:

Caída de productividad
Caída de productividad de sus funcionarios, porque los procesos rutinarios o críticos quedaron más demorados con el uso de la nueva herramienta.

Baja adherencia
No conseguir percibir los beneficios de la herramienta, porque los usuarios simplemente no se adhieren al nuevo sistema.

Caída en la motivación
Caída en la motivación y aumento en la rotatividad proveniente de la imposición del nuevo sistema. Principalmente entre las nuevas generaciones (millenials) acostumbradas a productos de excelente usabilidad y que consideran la calidad en el ambiente de trabajo algo indispensable.

Además, el departamento de TI de la empresa, normalmente responsable por el soporte de los softwares empresariales, puede enfrentar un aumento inesperado en la demanda por soporte y quedar sobrecargado.

Es claro que siempre habrá algunos funcionarios que resistan al cambio, bajo cualquier forma. Entretanto, si una empresa impusiera el uso de un sistema que los usuarios en general entiendan como algo difícil de aprender, de dominar y de integrar a los procesos, los colaboradores lo verán como un cambio para peor y se resistirán.

¿Y por qué eso sucede?

Algunos desarrolladores de software empresarial no prestan la atención suficiente para los deseos y necesidades de los usuarios. Además, algunas empresas no imponen a sus proveedores la entrega de productos con niveles suficientemente elevados de facilidad de aprendizaje, usabilidad y de eficiencia.

En esos casos, los proveedores acaban construyendo aplicaciones que satisfacen sus propias percepciones de las necesidades de los usuarios, producidas por grupos de ingeniería que poseen mucha responsabilidad sobre los requisitos de interacción del usuario y de interface.

El resultado son productos que reflejan los modelos mentales de los ingenieros, que pueden diferir drásticamente de la visión de los usuarios, haciendo que las aplicaciones innecesariamente complejas y repletas de funcionalidades dispensables (Featuritis).

Para no caer en esa trampa es imprescindible identificar y seleccionar a desarrolladores de softwares empresariales que atiendan no solamente los requisitos técnicos, sino que entiendan la experiencia del usuario como un factor determinante para el éxito de implantación y de uso de la herramienta en las organizaciones.

Estos proveedores suelen incorporar en el desarrollo de sus productos Métodos Águiles y el Diseño Centrado en el Usuario (User-Centered Design). Esas estrategias se diferencian de otros métodos más tradicionales, en los que los productos son desarrollados solamente con enfoque en la entrega de objetivos de negocio y de funcionalidades, haciendo con que el consumidor sólo se adapte a la interface concebida.

Agilidad y Diseño

Desarrollar softwares utilizando Métodos Ágiles y con el Diseño Centrado en el Usuario requiere – además de identificar requisitos del cliente y de prever cómo ellos usarán el producto – construir prototipos probables, evaluarlos con usuarios reales, colectar su feedback basado en métricas de estándares de comportamiento y, siempre que sea necesario, crear soluciones alternativas para resolver problemas, retomando el ciclo para validar las soluciones propuestas.

El Método Ágil

Es un proceso continuo y que no muere en la concepción del producto, pues es preciso responder con agilidad y eficiencia a los deseos del mercado y de los usuarios a medida que las fallas u oportunidades de mejora vayan surgiendo con el uso del producto.

Los productos concebidos bajo esa óptica suelen tener mayor adhesión de los usuarios, proporcionar niveles más elevados de satisfacción en el uso, ser más rápidamente incorporados a los procesos de la empresa y, consiguientemente, proporcionar mayor aumento en los niveles de productividad.

Es preciso humanizar la tecnología para entregar soluciones que ayuden en el día a día de las personas, pues así ellas podrán entregar mejores resultados a las organizaciones. Antes de features, es preciso resolver problemas. Antes de software, es preciso entregar soluciones. Y antes de más nada, es preciso pensar en el usuario.