Documentos electrónicos de los más diversos formatos (DOC, PDF, entre otros) ya forman parte de la rutina diaria de las empresas, reparticiones públicas y profesionales liberales.

Es innegable que se ha vuelto mucho más práctico, rápido y ahorrativo enviar un contrato de prestación de servicios o un pedido de compras por e-mail que esperar largos días de correo tradicional hasta que el documento llegue a destino. La productividad y el ahorro son incontestables.

Sin embargo, esa practicidad ha traído consigo necesidades de verificación de autenticidad y de autoría. Es en este contexto que entran en escena las firmas electrónicas y digitales.

Firma electrónica

Son formas de identificación de personas, validación de documentos electrónicos, control de accesos y aprobación de informaciones en el mundo digital. ¡Hablando de un modo muy simple, es el modo como le dices al mundo digital que tú eres tú mismo!

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, que van desde claves numéricas simples hasta controles complejos que combinan claves alfanuméricas y lecturas biométricas. De un modo general, éstas son solicitadas para tener acceso a datos y documentos en medios digitales o tener acceso a ambientes con acceso restricto. Hoy en día, las firmas electrónicas también están siendo requisitadas para ejecutar diversas operaciones cotidianas tales como acceder a sites de bancos, realizar compras, acceder a contenidos y redes sociales.

Practicidad y ahorro

Como ya hemos dicho, más que permitir que se controlen accesos, las firmas electrónicas están agilizando las transacciones comerciales y traen ahorro de tiempo y seguridad. No es más obligatorio que se colecten físicamente firmas en contratos y otros tipos de documentos. Utilizando soluciones de verificación de autenticidad tales como ClickSign, el proceso gana en practicidad y seguridad. Ya abordamos este asunto aquí en el blog en este post (SoftExpert Documento e ClickSign).

Utilizando diferentes conjuntos de informaciones como dirección de IP de la computadora, e-mail, mensajes SMS o inclusive geolocalización, estos sistemas de autenticación permiten garantizar la identidad del signatario y la integridad del documento firmado.

Firma digital

La firma digital también es un tipo de firma electrónica, pero con un nivel de seguridad más elevado. Valiéndose de algoritmos complejos y un conjunto de claves privadas y públicas, el documento es encriptado antes de ser enviado.

Para firmar digitalmente un documento debes utilizar un Certificado Digital emitido por una Autoridad Certificadora, como Certisign. El certificado también es un documento electrónico que puede quedar almacenado en tu computadora, en un pendrive o en aplicativos móviles y será solicitado para cerciorar la autenticidad de tu firma digital.

Una firma digital debe tener las siguientes propiedades:

  • Autenticidad: quien recibe el documento debe poder confirmar que la firma ha sido hecha realmente por el firmante;
  • Integridad: si el documento fuera alterado, la firma no debe más corresponder a él;
  • Irretractabilidad: quien ha emitido el documento no puede negar su autenticidad.

Teniendo en cuenta este nivel de seguridad mejorado, ésta se indica para firmar documentos con mayor riesgo o que vayan a ser mantenidos por largos períodos.

Utilizando herramientas como SoftExpert Documento, es posible adicionar un sello de la firma digital en archivos PDF. Con ello, si el archivo fuera impreso, se presentarán los datos referentes a la firma.

Conclusión

Como vimos en este artículo, Firma Electrónica es un concepto amplio que abarca diversas formas de identificación y autenticación, inclusive la misma Firma Digital. La utilización de una u otra forma de firma va a depender del grado de seguridad que se necesita para la finalidad en cuestión.

Ahora que sabes un poco más sobre el tema, te invito a visitar nuestro website y a conocer un poco más sobre SoftExpert Documento que posee total compatibilidad con los certificados digitales y con las firmas electrónicas.

 

Laurides Dozol

Autor

Laurides Dozol

MBA en Gestión Empresarial en la FGV. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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