Qué es la gestión de adquisiciones de proyectos
La gestión de adquisiciones de proyectos implica los procesos de compra y contratación de productos y servicios que no están disponibles en el equipo del proyecto. Incluyen la administración de contratos, órdenes de compra, y memorandos de entendimiento internos y externos. Estos procesos pueden ser realizados por miembros del equipo del proyecto o involucrar al personal del departamento de compras de la organización.
Importancia de la gestión de adquisiciones
Una de las principales cuestiones a tratar es sobre comprar o hacer. Es decir, decidir qué llevará a cabo el propio equipo y qué se contratará externamente. Durante la planificación de un proyecto se pueden identificar tareas que requieran la contratación o compra de productos o servicios. Esto puede ocurrir por falta de disponibilidad del activo o a la falta de los conocimientos necesarios en el equipo del proyecto. También es posible que las condiciones comerciales o de plazo requieran una adquisición. De una forma u otra, hay que especificar los motivos, las restricciones y las ventajas para la contratación del bien o servicio.
El PMBOK, guía publicada por el Project Management Institute (PMI), propone la adopción de tres pasos para la correcta gestión de las adquisiciones en los proyectos.
Pasos para la gestión de adquisiciones
1- Planificar la gestión de las adquisiciones
Consiste en documentar las decisiones de compra del proyecto, especificando lo que se adquirirá y enumerando los posibles proveedores. Además, se debe registrar cómo y cuándo se darán las adquisiciones. Recuerde que los bienes y servicios también pueden adquirirse en otras partes de la propia organización.
Para el análisis y el registro de las adquisiciones planificadas, una herramienta muy útil es el método 5W2H:
What? ¿Qué adquirir?
Why? ¿Por qué adquirir y no hacer?
When? Cuándo será necesaria la adquisición o el inicio y fin del contrato
Where? Lugar de uso
Who? ¿Quiénes son los responsables?
How? Cómo se hará la compra (tipo de contrato, condiciones de compra)
How much? Costo estimado de adquisición
Tipos de adquisiciones
Las adquisiciones presuponen acuerdos que guían la relación entre un comprador y un vendedor. Estos acuerdos pueden ser de diferentes tipos. Los más comunes los que implican la contratación de mano de obra, con cantidad de horas y tarifas definidas. Pero pueden existir contratos muy complejos, que involucren la prestación y ejecución de servicios internacionales, con normas y legislaciones locales que deben cumplirse. De un modo u otro, tanto la negociación como el propio contrato deben ser adecuados para el grado de complejidad y duración de la relación.
El gerente de proyectos no necesita ser un experto en leyes y normas, pero debe estar familiarizado con el proceso de adquisición para saber cómo manejar asuntos contractuales e incluso legales. Esto le permitirá tomar mejores decisiones, minimizar el riesgo y maximizar los factores de éxito del proyecto.
Criterios para la selección de proveedores
Se recomienda establecer criterios para clasificar las propuestas de los proveedores. Pueden considerar aspectos de la empresa como la ubicación y el tamaño, así como la capacidad para el suministro. Se puede citar como ejemplo la existencia de profesionales certificados o la habilitación regulatoria de la empresa, cuando sea necesario. También se pueden solicitar datos de rendimiento en proyectos anteriores.
2 – Realización de las adquisiciones
Es el proceso de envío de solicitudes de propuestas a los proveedores, recibir las respuestas y formalizar el acuerdo o contrato. El tipo de solicitud debe ser adecuado a la naturaleza de lo que se solicita.
RFQ (Request for quotation)
Si el producto o servicio que se va a adquirir es de baja complejidad y no tiene muchas variables o configuraciones, se puede utilizar una RFQ. Normalmente, se trata de productos o servicios en los que no existe mucha diferenciación. Los puntos de negociación se centran en los precios, los plazos de entrega o el tiempo de atención.
RFP (Request for proposal)
En este caso, el ítem o servicio que se proporcionará es complejo y puede ser proporcionado de diferentes maneras por cada proveedor. La solicitud debe ser lo suficientemente detallada para que los proveedores puedan proponer una solución adecuada a las necesidades presentadas.
Al recibir las respuestas a las RFQ o RFP, use los criterios de selección definidos en la etapa de planificación. Con ellos se pueda clasificar a los proveedores y decidir la mejor opción. A continuación viene la formalización del acuerdo mediante un contrato y su firma.
3 – Controlar las adquisiciones
En este paso, la atención se centra en el control de las adquisiciones y el monitoreo del desempeño de los contratos, actualizándolos, cuando sea necesario, y realizando su cierre. El objetivo de este proceso es garantizar que las partes involucradas cumplan con los términos establecidos en el contrato, que los resultados se produzcan según lo especificado y que se cumplan las obligaciones.
Es posible que se requieran inspecciones y auditorías para medir las entregas, con homologaciones para garantizar que el trabajo en curso se efectúa según lo contratado. El uso de indicadores y la gestión visual con dashboards son de gran valor para la ejecución de esta etapa.
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