La industria farmacéutica es un sector que tiene un papel fundamental en nuestra sociedad, ya que es responsable de llevar a cabo la encuesta, el desarrollo, la fabricación y la distribución de medicamentos para humanos y animales. Estos productos son esenciales para promover la salud y el bienestar, así como para prevenir y tratar diversas enfermedades.

Sin embargo, la calidad de estos medicamentos depende de los insumos utilizados en su producción. Por eso, la gestión de proveedores es una actividad estratégica y desafiante, que involucra aspectos como calidad, sostenibilidad, regulación y logística. Los proveedores son cruciales para el éxito de la industria farmacéutica, ya que cualquier falla en la cadena de suministro puede tener graves consecuencias para la salud de los pacientes y la reputación de la empresa.

Por esta razón, es fundamental que las empresas farmacéuticas hagan una buena gestión de sus proveedores, garantizando que los materiales utilizados en los procesos de producción sean seguros y eficaces. En este artículo, explicaremos qué es la gestión de proveedores, cuáles son los principales desafíos y beneficios de esta práctica, y cómo hacer una gestión de proveedores eficaz y eficiente. Síganos y conozca más sobre esta importante actividad.

¿Qué es la Gestión de Proveedores?

La gestión de proveedores es el proceso de planificar, coordinar, controlar y evaluar las relaciones entre una empresa y sus proveedores, con el objetivo de garantizar el cumplimiento de las necesidades y expectativas de la empresa en relación con los productos y servicios adquiridos.

En la industria farmacéutica, la gestión de proveedores es aún más importante, pues implica la adquisición de materias primas, envases, equipos, servicios logísticos, entre otros ítems que son fundamentales para la producción y distribución de medicamentos.

¿Cuáles son los principales desafíos de la gestión de proveedores en la industria farmacéutica?

Algunos de los principales desafíos de la gestión de proveedores son:

Garantía de calidad de los insumos: la calidad de los insumos es fundamental para la fabricación de los medicamentos. Por eso, es esencial que los proveedores sean calificados y auditados periódicamente, para verificar que cumplen los requisitos técnicos y legales exigidos por el sector. Además, es necesario supervisar constantemente la calidad de los insumos recibidos, por medio de pruebas y análisis de laboratorio.

Producción sostenible: la industria farmacéutica tiene una gran responsabilidad social y ambiental, pues sus productos pueden impactar directamente en la salud de las personas y del planeta. Por eso, es importante que los proveedores también tengan una postura ética y sostenible en sus actividades, evitando el desperdicio de recursos naturales, la generación de residuos contaminantes y la explotación de mano de obra irregular.

Atención a las regulaciones: el sector farmacéutico es uno de los más regulados del mundo, ya que involucra problemas de salud pública y seguridad de los consumidores. Por eso, los proveedores deben estar en conformidad con las normas y legislaciones vigentes en el país y en el mundo, como las buenas prácticas de fabricación (BPF), las normas de la Agencia Nacional de Vigilancia Sanitaria (ANVISA) y las normas internacionales de la Organización Mundial de la Salud (OMS).

Logística eficiente: la logística también es un factor crítico, ya que implica el transporte y almacenamiento de los insumos y medicamentos terminados. Una logística eficiente debe garantizar que los productos lleguen al destino final en perfectas condiciones de uso, respetando las especificaciones técnicas y los plazos establecidos. Además, una logística eficiente debe evitar pérdidas y extravíos de los productos, así como optimizar los costes operativos.

Capacidad de entrega: Garantizar que los proveedores tengan la capacidad de satisfacer la demanda de producción, teniendo en cuenta los plazos de entrega y la cantidad necesaria de materia prima.

Gestión de costes: Encontrar proveedores que ofrezcan precios competitivos sin comprometer la calidad de los productos y servicios entregados.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de proveedores en la industria farmacéutica?

La gestión de proveedores trae diversos beneficios para las empresas del sector, como:

Mejora de la calidad de los productos: al contar con proveedores calificados y confiables, su organización puede garantizar que sus productos tengan un alto estándar de calidad y seguridad, cumpliendo las expectativas de los clientes y las exigencias del mercado.

Reducción de riesgos: al supervisar y evaluar constantemente a los proveedores, puede reducir los riesgos de fallas en los procesos productivos, así como evitar problemas legales o sanitarios derivados del uso de insumos inadecuados o irregulares.

Aumento de la competitividad: al optimizar la gestión de proveedores, la organización puede aumentar su competitividad en el mercado, ya que puede reducir sus costes operativos, mejorar su eficiencia productiva, ampliar su capacidad innovadora y fortalecer su imagen institucional.

Reducción de costes: una gestión de proveedores eficaz ayuda a negociar precios más bajos y optimizar los procesos de compra, lo que da como resultado una reducción de costes.

Mejora de la cadena de suministro: la gestión de proveedores ayuda a mejorar la eficiencia de la cadena de suministro al reducir los retrasos y problemas en el proceso de producción.

 Cumplimiento regulatorio: un proveedor inadecuado puede comprometer el cumplimiento regulatorio de la empresa farmacéutica, lo que puede dar como resultado multas y sanciones graves. Una gestión de proveedores eficaz ayuda a garantizar el cumplimiento y a reducir los riesgos regulatorios.

Innovación y mejora continua: La gestión de proveedores puede dar lugar a nuevas ideas y tecnologías que pueden mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos de producción.

Relaciones colaborativas: La gestión de proveedores puede ayudar a construir relaciones más colaborativas entre los proveedores y la empresa farmacéutica, lo que puede dar lugar a mejores prácticas y beneficios mutuos, buscando la alineación de expectativas y la resolución de eventuales problemas que puedan surgir a lo largo de la cadena de suministro.

¿Cómo hacer una gestión de proveedores eficaz en la industria farmacéutica?

Para hacer una gestión de proveedores eficaz, es necesario seguir algunos pasos básicos:

1. Selección del proveedor: Consiste en identificar y elegir los proveedores más adecuados para cada tipo de producto o servicio demandado por la industria farmacéutica. Para ello, es necesario hacer una encuesta de mercado, analizar las propuestas comerciales y técnicas de los posibles proveedores y comprobar su reputación en el mercado.

2. Evaluar la capacidad técnica de los proveedores: Antes de cerrar cualquier negocio, es importante evaluar si los proveedores son capaces de proporcionar los materiales y componentes necesarios con calidad y seguridad.

3. Evaluación documental: Verificación de los documentos exigidos por ley, como certificados de registro o licencia, comprobación de adecuación al sistema de gestión de calidad, además de otras especificaciones técnicas pertinentes.

4. Auditoría en el proveedor: Es necesario verificar que los proveedores están cumpliendo con las normas de seguridad y calidad exigidas. Para ello, es necesario realizar auditorías de forma periódica.

5. Análisis de riesgos: Identificación de los riesgos asociados al proveedor, tales como prácticas cuestionables de producción, falta de control de calidad, entre otras situaciones que puedan afectar la calidad del producto final.

6. Calificación: consiste en comprobar que los proveedores seleccionados cumplan con los requisitos mínimos exigidos por la industria farmacéutica en términos de calidad, sostenibilidad, regulación y logística. Para ello, es necesario solicitar documentos probatorios, realizar auditorías presenciales o a distancia y aplicar cuestionarios o checklists de evaluación.

7. Aprobación del proveedor: Después del análisis de todos los aspectos citados anteriormente, la empresa farmacéutica decide si aprueba o no al proveedor para iniciar la alianza comercial. Si se aprueba, el proveedor pasa a formar parte de la lista de proveedores calificados de la empresa.

8. Contratación: consiste en formalizar el acuerdo comercial entre la empresa y el proveedor, mediante un contrato que establezca las condiciones, los derechos y las obligaciones de ambas partes. El contrato debe ser claro, objetivo y detallado, conteniendo aspectos como alcance, plazo, precio, forma de pago, garantía, penalidades, entre otros.

9. Establecer alianzas: Es importante que la industria farmacéutica establezca alianzas duraderas con sus proveedores, buscando una relación de colaboración y mejora constante de los procesos.

10. Comprobar la calidad de los insumos: La calidad de los insumos suministrados por los proveedores es fundamental para la calidad de los medicamentos producidos. Por lo tanto, es necesario comprobar que la materia prima y los componentes suministrados cumplen con los requisitos establecidos.

11. Supervisión continua del proveedor: Consiste en hacer un seguimiento y control del desempeño del proveedor durante toda la vigencia del contrato, comprobando si está cumpliendo lo acordado y si está entregando productos y servicios de calidad. Para ello, es necesario establecer indicadores de desempeño, como puntualidad, cumplimiento, satisfacción, entre otros, y recopilar datos por medio de informes, hojas de cálculo, sistemas informáticos, entre otros.

12. Evaluación del desempeño del proveedor: Analizar los resultados obtenidos por la supervisión del proveedor y compararlos con los objetivos esperados. La evaluación debe realizarse periódicamente, de forma cuantitativa y cualitativa, considerando aspectos como coste-beneficio, riesgo-beneficio, valor agregado, entre otros. La evaluación debe generar feedbacks constructivos para el proveedor, reconociendo sus puntos fuertes y señalando sus oportunidades de mejora.

Espero que estos pasos le ayuden a hacer una gestión de proveedores eficaz en la industria farmacéutica. Si quiere saber más sobre este tema, accede a nuestro otro contenido:

¿Cómo hacer un manual de calidad del proveedor?

Las cinco mejores prácticas en la gestión de proveedores