La gestión documental engloba todos los procesos y acciones que una empresa utiliza para gestionar sus documentos de forma eficiente y segura. Esto requiere una estructura definida y efectiva para crear, almacenar, organizar, controlar el acceso y disponer de este tipo de material, ya sea físico o digital.
Así, la gestión de documentos electrónicos es fundamental para las empresas que buscan no solo ganar en eficiencia, sino también cumplir con los estándares y reglas de sus respectivos sectores.
¡Sigue leyendo y descubre más sobre qué es la gestión documental, cómo puede ayudar a tu empresa y consejos sobre cómo ponerla en práctica!
¿Qué es la gestión documental?
Como ya has visto, la gestión documental es básicamente la práctica de almacenar, organizar, analizar y (cuando sea necesario) disponer de este tipo de material. Esto no sucede en una industria específica, sino en toda la empresa. Por lo tanto, es esencial contar con procesos establecidos, las herramientas adecuadas y empleados preparados.
Por supuesto, hablar es fácil. En la práctica, varias empresas se enfrentan a retos para gestionar correctamente los documentos. Para evitar que esto te suceda, es fundamental adoptar algunas medidas:
- Establezca formatos y ubicaciones predeterminados para cada tipo de documento.
- Establezca cómo se almacenarán y se accederá a ellos, así como asegúrese de que todos los miembros de la empresa lo conozcan.
- Asegúrese de que los documentos más utilizados sean fáciles de localizar y tengan un archivo rápido, agilizando así las tareas cotidianas.
- Organice los permisos de acceso para evitar que personas inadecuadas accedan a los documentos o los utilicen.
- Siga las normas y reglas pertinentes a su sector de actividad, teniendo así no solo el cumplimiento legal, sino también una mayor eficiencia y seguridad en la gestión electrónica de los documentos.
Pero, ¿merece la pena pasar por todo este trabajo —y mucho más, como verás más adelante— para gestionar documentos? Para acabar con cualquier duda, vea a continuación por qué su empresa necesita este tipo de atención y qué puede suceder si no es así.
¿Cuál es la importancia de la gestión documental?
A partir de la propia descripción de la gestión documental, ya es posible ver lo importante que es para una empresa y los diversos beneficios que puede ofrecer. Los principales son una mayor organización, eficiencia, agilidad y seguridad.
Además, esta práctica también ayuda a tomar decisiones más estratégicas, reduce los costos operativos, evita fallas o errores, e incluso aumenta la calidad del producto o servicio ofrecido.
Más información sobre las seis principales ventajas de la gestión documental:
- Organización y agilidad: La gestión de los distintos documentos de una empresa ayuda a la rápida localización y recuperación de información importante. A través de esta práctica, todo tiene su lugar de almacenamiento, una forma de acceso y una catalogación estándar, ahorrando mucho tiempo a la hora de tratar documentos. Como resultado, la empresa gana eficiencia y agilidad en la operación.
- Seguridad de la información: Esta gestión también protege la información sensible de pérdidas, robos, alteraciones o incluso accesos no autorizados. Así, una empresa tiene más confidencialidad e integridad de los datos, así como la trazabilidad de todo lo que se ha añadido, modificado o eliminado.
- Cumplimiento legal: Las empresas en mercados altamente regulados, como la atención médica, la alimentación y el sector financiero, deben cumplir con una variedad de leyes. Asegurar esto, así como la actualización constante de estos estándares, es más fácil con la gestión adecuada de los documentos. De esta manera, una empresa puede evitar sanciones y aún así proteger su reputación en el mercado.
- Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos reduce el espacio físico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos físicos. Incluso en el caso del almacenamiento físico, las buenas prácticas de gestión ayudan a reducir el coste causado por errores, pérdidas y fallos de funcionamiento en la documentación.
- Mejora de la toma de decisiones: Una gestión documental exitosa garantiza que toda la información y los datos presentes en ellos sean precisos y estén actualizados. Esto genera insumos para una toma de decisiones más informada y estratégica.
- Aumento de la calidad de los productos/servicios: Este beneficio es la suma de todos los demás. Después de todo, al tener documentos más seguros, fáciles de usar, organizados y accesibles para todos (quienes los necesitan), su operación es más eficiente, ágil y conforme. En consecuencia, tus productos o servicios tienen más calidad.
¿Cuál es el riesgo de una gestión documental inadecuada?
Si, por un lado, la correcta ejecución de la gestión documental ayuda a las empresas a fortalecer sus operaciones, por otro lado, la falta de este control conlleva serios problemas.
No solo no logras agregar beneficios a tu operación, sino que también puedes entorpecer su eficiencia, además de sufrir problemas legales. Vea a continuación algunos de los reflejos negativos que evita al administrar documentos:
- Pérdida de información relevante: la falta de gestión y control puede provocar la pérdida o incluso destrucción de documentos importantes. Como resultado, su empresa terminaría perdiendo datos críticos pertinentes a varias etapas de la operación.
- Seguridad comprometida: la información sensible puede ser accedida por personas no autorizadas cuando no existe un control estricto sobre ella. Esto puede provocar fugas o alteraciones de datos, fraude y pérdida de documentos.
- Incumplimiento Legal: es precisamente este cambio, pérdida o fuga de datos sensibles lo que genera el incumplimiento de la normativa. Esto puede resultar en multas, sanciones y daños a la reputación de la organización.
- Ineficiencia operativa: Al no administrar los documentos de manera eficiente, su empresa tendrá más dificultades para localizar archivos, compartir información y almacenar datos. Como resultado, se producen retrasos en los procesos y actividades, lo que reduce la productividad de la empresa.
- Altos Costos: Finalmente, si bien la gestión documental reduce los costos, la falta de la misma puede incrementarlos. Por ejemplo, tener un almacenamiento desorganizado aumenta los costos de mantenimiento y recuperación de documentos.
Libro electrónico gratuito: ¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos y cómo usarlo?
¿Cuáles son las principales herramientas para la gestión documental?
Ahora que conoces la importancia de una buena gestión documental, y los peligros de descuidarla, es hora de conocer las mejores herramientas para poner en práctica este control.
Existe una amplia gama de soluciones para la gestión de documentos y archivos. Sin embargo, tantas opciones pueden dificultar la elección de la que mejor se adapte a tus necesidades.
Una buena pauta general es saber que cada una de las herramientas tiene sus propias características y beneficios. Por lo tanto, tenga muy claras sus necesidades, cómo es su infraestructura y los posibles puntos de dificultad en la implementación/uso de la solución.
Para facilitarte esta tarea, hemos enumerado a continuación las principales herramientas para la gestión documental. ¡Comprobar!
Almacenamiento en la nube
Mediante el uso de la tecnología en la nube, la empresa no almacena documentos en sus propias máquinas, sino en un entorno virtual subcontratado. Por lo tanto, una de las ventajas de la computación en la nube es poder almacenar y acceder a documentos desde cualquier lugar, lo que facilita la organización y la colaboración.
Sin embargo, si bien esto facilita la operación, también implica contratar a un proveedor externo para este tipo de servicios. Esto se refleja en la inversión financiera, así como en una menor autonomía, personalización y soporte de almacenamiento.
Sistemas de Gestión Documental (DMS)
Un sistema de gestión documental (DMS) es una herramienta diseñada para almacenar, organizar y gestionar documentos electrónicamente. Este tipo de sistema permite a las empresas crear, editar, compartir y controlar el acceso a los documentos de manera eficiente y segura.
Un DMS permite almacenar, controlar la versión, crear medidas de seguridad y estipular formas de recuperar documentos digitales. Entre las características más comunes de este software se encuentran el almacenamiento centralizado, el control de acceso, la búsqueda avanzada, la automatización del flujo de trabajo y el control de versiones.
Con estas características, DMS es muy utilizado por empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de documentos que no tienen una complejidad muy alta.
Firma electrónica
Este tipo de soluciones son más utilizadas por empresas que tienen necesidades más básicas. Como su nombre lo indica, el enfoque de esta herramienta está en facilitar la firma de documentos electrónicos, lo que ahorra tiempo y reduce el volumen de papel.
Sin embargo, es insuficiente cuando se trata de almacenar, compartir y controlar el acceso a los documentos. Por lo tanto, si necesitas una solución más robusta, lo mejor sería optar por otro tipo de sistema.
Escaneo y OCR
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que transforma diferentes tipos de documentos en datos estructurados, editables y con capacidad de búsqueda. Es decir, con el OCR se captura la información contenida en imágenes escaneadas de textos impresos, escritura a mano, o incluso en fotos capturadas por una cámara.
En la práctica, esto significa que puede extraer información de cualquier documento impreso o escrito a mano de forma rápida y precisa. De esta manera, ahorra tiempo y reduce significativamente el riesgo de errores manuales en la conversión de estos materiales.
Sin embargo, vale la pena recordar que el OCR puede convertir texto impreso en texto digital, pero esta herramienta no interpreta los datos contenidos en este texto. Esto depende del IDP, que puedes averiguar a continuación.
Procesamiento inteligente de documentos (IDP)
El enfoque del Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es automatizar la extracción de información de cualquier tipo de documento, sin importar el formato, e interpretar esos datos extraídos.
Para ello, IDP utiliza el OCR para transformar imágenes de texto (PDF, correos electrónicos, fotos, etc.) en datos manipulables. Además, analiza el contexto, ordena los datos y extrae información valiosa. Y todo esto sucede automáticamente.
Además, IDP puede analizar textos escritos a mano, imágenes escaneadas y mucho más. Con esta herramienta, los datos se extraen, clasifican e integran automáticamente en el sistema de su empresa en minutos.
Completando este tipo de herramientas, a menudo también está la implementación de la inteligencia artificial, que aprende con el tiempo. Por lo tanto, cuanta más tecnología se utiliza, mejor se vuelve para reconocer y procesar diferentes tipos de documentos.
Como resultado, IDP reduce en gran medida el tiempo dedicado a procesar documentos y la incidencia de errores humanos.
Herramienta ECM
De todas las opciones mencionadas hasta ahora, el software ECM se considera la solución más completa y completa. Permite a las empresas gestionar todo el ciclo de vida de su contenido y documentos. Esto incluye capturar, almacenar, administrar, preservar y entregar información de una variedad de formatos de documentos.
Centraliza todo el contenido de la organización, lo que le permite crear, capturar, administrar, almacenar, preservar y compartir cualquier documento y registro. Esto reduce el papeleo, evita fallos y desviaciones relacionadas con la gestión documental e impulsa la agilidad y la eficiencia operativa.
En otras palabras, el gran diferencial de ECM es su robustez que permite una gestión completa sin dejar en la mano la eficiencia y la seguridad. Incorpora todas las demás herramientas mencionadas anteriormente, y por lo tanto permite:
- Recopile y digitalice documentos físicos y electrónicos, clasificando e indexando todo automáticamente;
- Almacene documentos en repositorios centralizados, lo que refuerza la seguridad y el cumplimiento legal;
- Administre el contenido facilitando a los colaboradores el acceso, la edición y el uso compartido de documentos, lo que aumenta la colaboración y la productividad entre equipos;
- Automatice los flujos de trabajo y las tareas repetitivas, como las aprobaciones y las presentaciones, lo que aumenta la eficiencia operativa;
- Crear políticas de acceso, retención y archivado para salvaguardar la integridad y disponibilidad de la documentación;
- Utilice herramientas de análisis para supervisar el uso y la eficacia de los documentos y procesos, lo que ayuda en la toma de decisiones estratégicas.
Con un ECM, una empresa fortalece la seguridad digital y el cumplimiento. Para ello, basta con elegir una solución ECM que cumpla con las normas internacionales como la ISO 9001 y la FDA 21 CFR Parte 11.
Ver también: Libro electrónico gratuito con consejos para mejorar la gestión documental
Conclusión
La gestión de documentos no es sólo una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan eficiencia, seguridad y cumplimiento cuando se trata de diversas formas de documentos y archivos.
Al adoptar un sistema de gestión electrónico, su empresa puede reducir costos, mejorar la productividad y garantizar que la información crítica esté siempre accesible y protegida. Con la tecnología adecuada, puede proporcionar un entorno de trabajo más ágil y colaborativo.
¿Buscando más eficiencia y conformidad en sus operaciones? Nuestros especialistas pueden ayudar a identificar las mejores estrategias para su empresa con las soluciones de SoftExpert. ¡Hable con nosotros hoy mismo!
