Google Drive y Dropbox son dos herramientas de almacenamiento y uso compartido de archivos muy populares. Pero, ¿será que son una opción para su proyecto de ECM?

Los procesos mueven a empresas de todos los tamaños y segmentos. En el transcurso de su ejecución, permean varias áreas e involucran a diferentes equipos. Como resultado, ellos producen diversos tipos de contenido, como propuestas comerciales, procedimientos operacionales, contratos, diseños de ingeniería y muchos otros.

Para elevar su competitividad en el mercado, las empresas deben prever en sus estrategias, iniciativas consistentes de Gestión de Contenido Empresarial (ECM). De esta forma garantizan que las informaciones actualizadas estén disponibles, de forma simple y rápida.

Las herramientas de almacenamiento y uso compartido de archivos, como Google Drive o Dropbox, se volvieron muy populares con el advenimiento del concepto de cloud computing. Muchas veces, son la primera alternativa para que usuarios corporativos trabajen de forma colaborativa y compartan sus archivos y documentos.

Sin embargo, tales herramientas no fueron desarrolladas con el propósito de atender al segmento corporativo. Las características iniciales de simplicidad y bajo costo pueden esconder diversos obstáculos.

Las empresas poseen diversas necesidades vinculadas a contenido, almacenamiento y uso compartido son sólo dos de ellas. Eso es aún más sensible en empresas de segmentos como alimentos y bebidas, farmacéutico y biotecnología. En un comparativo requisito a requisito, Google Drive y Dropbox quedan mucho más acá de soluciones corporativas para la gestión de contenido empresarial o corporativo.

Además del almacenamiento y uso compartido, las soluciones para gestión de contenido empresarial (ECM), llevan en cuenta aspectos técnicos, como la integridad y la seguridad de las informaciones. También son considerados aspectos de negocio, entregando procesos más eficientes, hasta aspectos legales y regulatorios, que son tratados de manera especializada. Además de centralizar todo el contenido, permiten que su control, monitorización y acceso sean realizados de forma más robusta. Eso eleva la precisión de los procesos y la productividad de los funcionarios.

Las principales diferencias entre herramientas de almacenamiento y uso compartido de archivos y soluciones de ECM

Perennidad del contenido

Las soluciones para ECM garantizan el control total sobre documentos y registros, aunque el responsable por las informaciones cambie de departamento o deje la empresa.

Las herramientas de almacenamiento y uso compartido de archivos generalmente son adoptadas para atender demandas departamentales.

Eso expone a las empresas al riesgo de pérdida total de control sobre el contenido cuando un colaborador deja la empresa. Imagine que, de un momento a otro, usted simplemente no pueda tener más acceso a las informaciones de un proyecto que consumió meses de trabajo. Eso puede traer serios problemas y dejar la empresa en una situación muy delicada.

Seguridad del contenido

En herramientas como Google Drive o Dropbox, generalmente todos en la empresa tienen acceso a los mismos documentos, y los controles están restringidos a la visualización y alteración.

Es fácil ver cómo eso podría causar problemas. Por ejemplo, ¿qué sucede cuando alguien imprime un documento restringido, o genera diferentes copias de un mismo documento? ¿Cómo garantizar que la última versión del documento será utilizada?

Con una solución de gestión de contenido empresarial (ECM), es posible definir una estructura de control de documentos e implementar diferentes derechos de acceso, definiendo quién puede revisar los documentos, alterar metadatos, visualizar, imprimir y quién no puede.

Así, en un mismo ambiente, documentos de interés común serán administrados de manera totalmente diferente de aquellos de carácter sigiloso. De esta forma, se evita una serie de errores antes que sucedan.

Además, las soluciones de ECM colocan a disposición un recorrido de auditoría completo, trayendo una colección con todas las informaciones sobre las operaciones realizadas por los usuarios.

Estas informaciones no pueden ser alteradas ni borradas y quedan disponibles para consultas futuras. Es posible generar informes con todo el histórico de los documentos, permitiendo que la empresa identifique claramente a quién generó copias, alteró metadatos o excluyó un documento. En una eventual acción accidental, eso puede ser fácilmente identificado y contornado.

Automatización de los procesos de contenido

Las soluciones tradicionales para gestión de contenido corporativo, tienen una enorme capacidad de estandarizar procesos. Ellos controlan de forma inteligente y automatizada las demandas de creación, revisión, aprobación, publicación y entrega de diferentes tipos de contenido.

Las herramientas de uso compartido de archivos, por otro lado, presentan limitación en algunos aspectos. Por ejemplo: versionado, uso de metadatos, aprobación, seguridad y consulta de documentos.

Eso hace con que el proceso sea más complejo y vulnerable a medida que el volumen de documentos y personas involucradas aumenta. Muchas empresas no tienen idea de cuánto tiempo sus colaboradores gastan buscando informaciones entre las carpetas de Dropbox. En diversas situaciones utilizan documentos obsoletos, simplemente por no saber que el documento está desactualizado.

Google Drive y Dropbox poseen méritos. No obstante, todo cuidado es necesario para definir si los servicios de almacenamiento y uso compartido de archivos son ventajosos delante de la gama de recursos ofrecidos por soluciones de ECM tradicionales.

Los perjuicios causados por las limitaciones técnicas pueden ser mayores que los beneficios de bajo costo y de la facilidad de implementación. Ellos pueden volverse un fardo para empresas que precisan adecuar rápidamente sus procesos para atender las dinámicas del mercado.

Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista en Gestión Estratégica a través de la PUC-PR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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