Cómo garantizar que la implementación de software impulse el cumplimiento a través de la entrega

La activación del software es un logro técnico, pero transformar este activo en un comportamiento operativo, con cumplimiento comprobado y valor repetible, es un trabajo de entrega. En mercados altamente regulados (como la sanidad, los productos farmacéuticos, los alimentos y la energía), la capacidad de llevar la implementación de software al siguiente nivel es lo que define si la inversión fortalece el negocio o simplemente crea más riesgo operativo. 

En este sentido, la evidencia es clara: cuando las iniciativas de transformación digital tienen una baja tasa de éxito, no se debe a limitaciones tecnológicas, sino a una falla en incorporarla a la rutina, la gobernanza y las métricas comerciales. Según una investigación de Oxford Economics, solo el 41% de las empresas está totalmente de acuerdo en que las iniciativas de transformación generalmente tienen objetivos claros en sus empresas. 

Por lo tanto, es esencial que los ejecutivos y líderes adopten un enfoque metodológico para garantizar que la implementación de una solución genere cumplimiento, reducción de riesgos y cree valor tangible y continuo para sus empresas. 

El costo de no tener una entrega estratégica 

Las transformaciones fallan a menudo, y el costo de eso es real. Los estudios longitudinales muestran que la mayoría de los programas de transformación no logran los objetivos esperados: en entornos ERP/de gestión, Gartner proyecta que, para 2027, más del 70% de las implementaciones recientes no cumplirán completamente con el caso de negocio original. En otras palabras, esto no es un mero detalle técnico; Es un riesgo financiero y operativo. 

Además, el coste de las incidencias y los incumplimientos puede ser elevado. El informe de IBM sobre los costos de las fugas de datos muestra que el impacto de estas ocurrencias alcanzó casi los 5 millones de dólares en 2024. Al mismo tiempo, los estudios especializados muestran que los costos agregados del incumplimiento a menudo superan la inversión requerida para mantener programas sólidos de cumplimiento y control. 

En resumen: no adoptar no es solo un problema de TI; Es un riesgo que afecta los ingresos, la gobernanza, la reputación y los resultados de los accionistas. 

La conformidad debe vivirse, no solo escribirse 

Los documentos y manuales pueden generar comodidad regulatoria. Sin embargo, el cumplimiento real se mide por evidencia operativa, es decir, tareas realizadas en la herramienta, pistas de auditoría automatizadas, indicadores reproducibles en auditoría interna, entre otros. 

Sin estos elementos, la empresa tendrá la documentación, pero no pondrá en práctica todo lo que hay en ella. Más que eso, ni siquiera tendrá el control de saber si las cosas están funcionando y qué se debe hacer si no lo están. 

Por lo tanto, es esencial que comience a rastrear algunos KPI que demuestren el cumplimiento en vivo. Estos indicadores, por supuesto, varían según el sector y el producto/servicio de cada empresa, pero algunos de los más utilizados son: 

• La tasa de ejecución de procesos críticos dentro de la plataforma; 

• El porcentaje de evidencia electrónica generada automáticamente; 

• El tiempo promedio para remediar las no conformidades; 

• La tendencia de los hallazgos en las auditorías internas (tanto antes como después de la implementación de la herramienta). 

Además de simplemente tener estos indicadores, también deben formar parte de los paneles de gobernanza de la organización. Es decir, no basta con obtener estos datos, es vital monitorearlos y analizarlos con frecuencia, con revisiones en una cadencia de 30, 60 y 90 días, y luego trimestralmente. 

De esta manera, su empresa puede transformar todo el cuidado de cumplimiento que existe en la planificación en algo tangible para todos los equipos. Aún más importante que eso, facilita el seguimiento no solo de cómo se implementó el software, sino también si su uso cumple con las principales normas y estándares relevantes para el sector en el que opera. 

Lo que debe hacer para proporcionar una prestación consultiva 

Lo importante para proporcionar una entrega verdaderamente consultiva, que vaya más allá de una simple implementación de software, es saber que tratar esto solo como un proyecto técnico es insuficiente. Además, la entrega debe ser consultiva e incorporar elementos como metodología especializada, aplicación por fases, enfoque en el cumplimiento, integración con otras herramientas, entre otras características. 

A continuación, enumero siete de las principales actividades, estrategias y precauciones que pueden ayudar a su empresa a implementar una entrega verdaderamente consultiva que aporte valor a sus clientes mucho más allá del momento de implementar la solución. 

1. Metodología consolidada y equipos de expertos por industria 

En primer lugar, cuente con especialistas en productos que dominen no solo sus productos y su modelo de negocio, sino también los requisitos regulatorios más relevantes para su sector (como GxP, Anvisa, NBRs, FDA, entre otros). Esto marca una gran diferencia entre una implementación genérica y una que se centra en garantizar el cumplimiento normativo. 

2. Planificación por fases (puede tardar de un mes a un año). 

El primer paso para una implementación exitosa y generadora de valor es centrarse en planificarla. La implementación es el primer paso y debe incluir todos los pasos, tareas y procesos desde el piloto hasta la implementación completa, y su duración debe reflejar la criticidad y el alcance del proyecto. 

De esta manera, se pueden anticipar una serie de factores, como los costos, la demanda de personal, las áreas que estarán involucradas, las expectativas de resultados, las métricas que necesitan ser monitoreadas, entre otros. De esta manera, es posible agregar las llamadas de ganancias rápidas en cada paso del proceso. 

3. Configuración basada en evidencia y auditoría 

Una vez que haya reunido a su equipo calificado y planificado el proceso de entrega, es hora de comenzar a implementar su software. Para reforzar el cumplimiento, recuerde que el producto debe entregarse con senderos, libros de jugadas y validaciones que demuestren el cumplimiento en auditorías, tanto internas como externas. 

4. Gestión integrada del cambio 

Realizar una mala gestión del cambio organizacional es un error crítico que puede socavar toda la entrega de la solución. Para evitar que esto ocurra, asegúrese de que todos entiendan cada detalle de la implementación. Las partes interesadas deben comprender que el objetivo es brindar más eficiencia, agilidad y cumplimiento. Además, deben ser capaces de rastrear datos como plazo, alcance, presupuesto, entre otros, con practicidad. 

5. Servicios de incorporación y post-live 

La incorporación es solo el comienzo. Es necesario brindar apoyo continuo y proporcionar equipos dedicados que sostengan el resultado a largo plazo. Para ello, puede confiar en analistas de su propia empresa o incluso optar por la externalización de servicios, todo depende de cómo sea la estructura de su empresa. 

6. Integración segura con el ecosistema 

Para ofrecer un valor que vaya más allá de la implementación de software o la incorporación de la solución, es importante asegurarse de que su herramienta tenga integraciones que preserven la seguridad, la trazabilidad y el análisis de datos. En otras palabras: de nada sirve proporcionar la aplicación más completa del mundo si no se conecta de forma segura (y con cumplimiento normativo) a otras aplicaciones que ya están en uso en su cliente. Entre los más comunes se encuentran ERP, PLM y RM. 

7. La Inteligencia Artificial como herramienta operativa 

La tendencia de usar IA ha ido ganando fuerza y pronto dejará de ser una tendencia, sino una herramienta estándar adoptada por casi todas las empresas. En el caso de la entrega, la Inteligencia Artificial puede automatizar tareas como el análisis contractual y la extracción de evidencias, acelerando el cumplimiento de la calidad y la consistencia. Esto genera confianza en el cliente en tu servicio, que es el principal activo que buscan a la hora de contratar servicios tecnológicos. 

Los errores más comunes en la implementación de software y cómo evitarlos 

Incluso en empresas a gran escala o que operan en industrias altamente reguladas, es común observar patrones de falla que ocurren en varios proyectos de implementación. Estos errores implican retrabajos, conflictos y pérdida de patrocinio; Y estos efectos afectan el tiempo, el costo y el cumplimiento. 

Entre los principales obstáculos que debes evitar se encuentran: 

• Enfoque exclusivo en tiempo/presupuesto, descuidando el cambio organizacional. Para solucionar esto, debe integrar la gestión del cambio en su cronograma y presupuesto. 

• No mapear el impacto de la implementación ni involucrar al comité ejecutivo. La forma de evitar este problema es proporcionar un panel de control de gobernanza del proyecto, con puntos de control con los ejecutivos y un mapa de las principales partes interesadas del proyecto. 

• Realizar capacitaciones puntuales y genéricas. En su lugar, cree pistas de capacitación personalizadas para cada perfil de empleado (operador, gerente, auditor, etc.) y haga que estas calificaciones estén disponibles de forma virtual y continua. 

• Integraciones mal diseñadas. Desde el primer minuto del proyecto, asegúrese de que la arquitectura de integración esté bien definida y con el mapeo de las principales integraciones. Además, incluya controles, registros y pruebas de auditoría en estas integraciones. 

Lo que los líderes deben exigir en el post-live de la implementación de software 

Para garantizar que la solución entregue valor mucho después de su instalación, es necesario contar con algunos elementos: un seguimiento cercano y continuo de los resultados, objetivos que brinden una visión confiable del uso de la herramienta y una cultura organizacional que busque aprovechar al máximo la aplicación. 

La forma más fácil y eficiente de ofrecer esto es proporcionar un tablero con objetivos claros, KPI comprensibles y responsables de cada iniciativa / métrica. Algunas de las informaciones que debe tener en cuenta son: 

• Seguimiento de la adopción por proceso crítico. Por ejemplo, realice un seguimiento del objetivo de implementación y la utilización general de la herramienta. Una tasa muy utilizada en el mercado es tener aproximadamente un 80% de efectividad en 90 días, pero recuerda que este objetivo debe adaptarse al contexto de cada empresa. 

• Reducción de no conformidades. Obtenga datos comparativos sobre el volumen de no conformidades antes y después de la implementación. Esto ayuda a que el impacto positivo de la herramienta en el cumplimiento normativo sea tangible. 

• Reducción del tiempo medio de ejecución de las tareas críticas. Las ganancias pueden ir más allá del cumplimiento. También realice un seguimiento de las tareas que ganaron en agilidad, eficiencia y seguridad después de implementar la solución para comprender su impacto general en su operación. 

• SLA de resolución de incidentes. Incluye en el panel de control el tiempo medio de resolución de las incidencias y no conformidades para saber cómo la herramienta ayuda a agilizar estas acciones. Tenga la información sobre el tiempo de resolución del SLA, así como el porcentaje de su finalización (y el porcentaje de cualquier reducción en este tipo de ocurrencia). 

La visualización de indicadores como estos ayuda a traducir la tecnología en rendimiento y protección regulatoria. Una buena práctica es hacerlos accesibles (siempre que sean seguros) para todas las partes interesadas del proyecto para ampliar la comprensión del valor de la herramienta una vez que se implemente. 

Cómo aceleramos la prestación de servicios en SoftExpert 

En SoftExpert, creemos que la tecnología, combinada con la metodología y el servicio, reduce la incertidumbre y acelera la entrega de valor. Por lo tanto, es posible actuar de manera más económica que con rutas completamente personalizadas y reactivas. 

En la práctica, esto significa que combinamos tres pilares para acelerar los resultados y reducir la variabilidad: 

1. Soluciones preconfiguradas en la Tienda. Proporcionamos algunas plantillas de proceso/acciones listas para usar para que nuestros clientes accedan a ellas en nuestra Store. De esta manera, las empresas reducen el tiempo de implementación e implementan buenas prácticas de la industria con agilidad y cumplimiento sin gran esfuerzo. 

2. Servicios de entrega con equipos expertos por industria. Todos nuestros entregables están impulsados por el cumplimiento, con planes por fases y una gestión de proyectos cercana. Para ello, contamos con equipos de expertos en diversos sectores e industrias, que entienden las especificidades regulatorias de cada uno de estos mercados. 

3. Servicios sin fisuras e integración con IA. Nuestra área de Delivery brinda soporte operativo y ofrece agentes de Inteligencia Artificial que automatizan las revisiones y la extracción de evidencia. Además, ofrecemos subcontratación con nuestros analistas dedicados. 

Tendencias que marcarán el futuro de la implementación de software 

Como en todas las áreas que involucran tecnología, el futuro depara muchos cambios para la entrega de soluciones. Entre las nuevas herramientas y los diferentes modelos operativos, el sector debe tener aún más foco en la agilidad, el cumplimiento y la automatización de procesos con IA. 

Mi interpretación del mercado indica que las principales tendencias que deben guiar a las empresas (ya sean las que ofrecen soluciones de software o las que las consumen) son las siguientes: 

• Implementaciones cada vez más rápidas y modulares: las soluciones de entrega preconfiguradas y prácticas basadas en productos deberían ganar cada vez más espacio. El mercado busca soluciones rápidas para implementar (como nuestra Store, por ejemplo), y este tipo de estrategia satisface esta demanda. 

• IA integrada operativamente: Ofrecer agentes de Inteligencia Artificial que operacionalicen contratos, extraigan evidencia y guíen los controles regulatorios será un diferencial frente a la competencia. La IA acelera la implementación y, posteriormente, el uso de software, por lo tanto, estará muy presente en varios segmentos. 

• Modelos de soporte híbridos: Será fundamental combinar la automatización vía IA con la presencia de analistas dedicados y especializados para garantizar una gobernanza continua dentro de la aplicación. De esta manera, puede maximizar las formas de soporte y asegurarse de que los clientes tengan servicio (ya sea automatizado o con un asistente humano). 

Además de todas estas tecnologías y herramientas, la tendencia principal será la creciente importancia de la adopción consciente, medida y gobernada de soluciones. Esto le permite maximizar los beneficios sin perder de vista el cumplimiento normativo. 

Lea también: Cómo las alianzas estratégicas amplían la percepción de valor en mercados complejos 

Conclusión 

Activar un sistema es solo el comienzo. Si el cumplimiento no se materializa en la rutina, la organización habrá consumido capital sin proteger el valor, y esto es inaceptable en los mercados regulados. La forma de evitar que esto suceda depende de los líderes y ejecutivos. Los líderes de riesgo y el CIO/CTO, por ejemplo, deben exigir métricas, políticas de gobernanza y una entrega que traduzca la estrategia en operación. 

Mi recomendación final es priorizar las siguientes estrategias: 

• Contar con metodologías consolidadas y personalizadas por industria; 

• Llevar a cabo una planificación realista y por fases de la implementación del software; 

• Crear entregables que también puedan demostrar el cumplimiento en las auditorías; 

• Brindar soporte continuo y personalizado a sus clientes; 

• Tenga una hoja de ruta para usar la IA para aumentar la eficiencia y mantener el cumplimiento. 

Sin estos elementos, el software se instalará, pero la entrega de valor y el fortalecimiento del cumplimiento seguirán siendo solo un documento o un objetivo lejano por alcanzar, pero uno que no se prioriza realmente. 

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