Para monitorear el éxito de su gestión de cumplimiento, es vital tener los indicadores de cumplimiento adecuados para cada actividad.
Una empresa debe elegir aquellos que más sentido tienen para sus actividades, pero hay algunos que actúan como buenas métricas generales de rendimiento.
A continuación, encontrará cinco consejos de indicadores para evaluar su política de cumplimiento y descubrirá cómo gestionarlos con facilidad y seguridad.
¿Qué son los indicadores de cumplimiento?
Antes de elegir indicadores de rendimiento, siempre es bueno destacar qué son y cómo se presentan dentro de una empresa.
Un indicador de cumplimiento puede definirse como un dato que apunta al resultado de una política/acción del sistema de cumplimiento.
Puede pensar en estos indicadores como KPIs, pero específicos de cumplimiento.
Por ejemplo: de la misma manera que un KPI de número de ventas muestra el rendimiento del equipo comercial, un indicador de cumplimiento muestra si sus políticas y directrices de cumplimiento están funcionando.
Por ello, una empresa puede tener una gran variedad de indicadores de cumplimiento. Básicamente, si una información es valiosa para entender el cumplimiento de su compañía, puede adoptarse como indicador.
Sin embargo, preste atención a dos puntos: la cantidad de indicadores y cómo serán recopilados/analizados. Después de todo, de nada sirve tener docenas de indicadores que hagan la recopilación de estos datos algo difícil y lento, y su análisis confuso e impreciso.
¿Y por qué son importantes?
Puede parecer exagerado y hasta confuso que además de definir sus políticas de cumplimiento, también necesita elegir indicadores para ellas. Pero este cuidado marca toda la diferencia en la eficiencia y la seguridad de la operación.
Nuevamente, volvamos al ejemplo anterior. Si una empresa no tiene ninguna manera de monitorear el número de ventas, no puede:
- saber si está vendiendo mucho o poco;
- analizar si necesita aumentar o disminuir su producción;
- evaluar si el rendimiento del equipo de ventas es bueno o malo.
Y estos son solo algunos de los efectos negativos de no tener este control.
Ahora imagine el mismo escenario dentro del sector de cumplimiento… Da hasta escalofríos, ¿verdad?
Es por eso que necesita garantizar que su empresa no solo tenga indicadores de cumplimiento, sino que también elija aquellos que maximicen los beneficios de este control continuo.
En este escenario, los indicadores relevantes ayudan a su compañía a evaluar la eficiencia de todas las acciones y normas de cumplimiento y medir su nivel de adopción y entendimiento. Esto es fundamental para realizar una buena auditoría de cumplimiento, por ejemplo.
Además, sirven como base de datos para decisiones más estratégicas y acertadas y ayudan a construir un plan de mejora continua del cumplimiento.
5 indicadores de cumplimiento para una operación eficiente y ágil
Ahora que comprende mejor qué son los indicadores de cumplimiento y por qué necesita vigilarlos, es hora de conocer cinco consejos sobre criterios que pueden guiar la evaluación del área dentro de su empresa.
Pero no olvide que estas son sugerencias con un carácter más general. Además de ellas, también necesita analizar su mercado, las especificidades de su sector y las normas/regulaciones que se aplican a él.
Luego, con base en eso, elija más indicadores. Así, tendrá criterios que complementen y fortalezcan su política de cumplimiento.
1 – Número de incidentes
Este es frecuentemente el primero y más importante de los indicadores de cumplimiento. Y el motivo es bastante simple: da una idea general de si su política se está aplicando.
Si el número de incidentes de no conformidad es elevado, este es una clara señal de alerta.
Entonces, es necesario investigar a fondo y entender qué se debe hacer. Algunas medidas que pueden resolver esto son la reformulación del sistema de cumplimiento, el refuerzo de entrenamientos y la contratación de un SGC (Sistema de Gestión de la Calidad), entre otras medidas.
2 – Número de denuncias vía canal interno
Un indicador que suele estar acompañado del anterior. Claro que no todas las denuncias se convierten, de hecho, en una ocurrencia de no conformidad, pero el volumen de denuncias señala una serie de factores.
El primero es si hay brechas para la no conformidad que están ocurriendo en exceso (claro, si las denuncias son válidas) y el tipo de ocurrencia.
En un segundo momento, evalúe si las personas realmente entienden qué es un caso de no conformidad y, además, si saben cómo usar el canal de denuncia de forma correcta.
3 – Tiempo y tasa de resolución de ocurrencias
De nada sirve evaluar el volumen y los tipos de ocurrencias de no conformidad si no entiende también cómo está la resolución de todo esto.
Por lo tanto, incluya en sus indicadores de cumplimiento la tasa de resolución de estos casos, así como el tiempo medio que lleva.
Así entenderá si su empresa está dando salida a todas las denuncias dentro de un tiempo hábil que minimiza las consecuencias negativas. Esto también aumenta la transparencia y demuestra la preocupación de la compañía con el cumplimiento en general.
4 – Adherencia a entrenamientos y cuestionarios
El trabajo de cumplimiento, aunque sea gestionado por un sector específico, es deber de todas las personas de una corporación. Y para que entiendan esto, es necesario proporcionar momentos de capacitación e intercambio de conocimiento.
Además de organizar estos entrenamientos, también es importante medir su adherencia. Es decir, cuánto los colaboradores están participando, involucrándose y entendiendo en estos momentos.
Para cuantificar este indicador, utilice formularios de feedback y realice pruebas periódicas sobre los entrenamientos.
5 – Evaluación de cumplimiento de terceros
Por último, no olvide que una buena política de cumplimiento no se limita a quienes están dentro de su empresa, sino también a las organizaciones externas que se relacionan con ella. Esto se aplica a proveedores, socios, inversores, entre otros.
Defina criterios que deben cumplir estos socios externos para evitar que su empresa termine siendo afectada por no conformidades de otras empresas.
¿Cómo controlar fácilmente los indicadores de cumplimiento?
A pesar de tener un impacto directo en el éxito de la política de cumplimiento, muchas empresas terminan no monitoreando los indicadores relacionados con esta estrategia.
Esto sucede porque diversas compañías no cuentan con una manera eficiente, fácil y segura de monitorear los indicadores. Por eso, están sujetas a fallas y, consecuentemente, a sanciones legales relacionadas con ellas.
Para evitar que esto le suceda a usted, lo mejor es contar con un sistema de gestión de calidad y cumplimiento, como SoftExpert Suite.
Con él, puede no solo registrar indicadores de cumplimiento, sino también automatizar diversas tareas y facilitar su gestión.
