El Informe de No Conformidad (INC) es un documento que identifica y registra las discrepancias entre los requisitos definidos por los estándares de calidad y la condición real de un producto, servicio o proceso. Puede ser creado por cualquier área de una organización, aunque es más común en los sectores de fabricación, producción y operaciones.
Una no conformidad es un evento donde un producto, servicio o proceso no cumple con los requisitos de calidad. Identificar y corregir estos problemas ayuda a las empresas a mejorar sus procesos, productos y servicios, asegurando el cumplimiento de la legislación en el proceso.
Para ser efectivo, el documento necesita estar bien organizado. Debe ayudar a los lectores a entender la amenaza detrás de la violación de los requisitos e indicar las acciones que deben tomarse para abordar el problema.
Por eso, en este artículo, te contaremos todo lo que necesitas saber para crear un excelente informe de no conformidad. Aquí descubrirás para qué sirve el INC, quién debe crear el informe y cómo prepararlo.
Para completar, también tienes acceso a una plantilla exclusiva para usar como base para tu propio INC.
¿Para qué sirve un Informe de No Conformidad?
Un Informe de No Conformidad (INC) es una herramienta esencial en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de una empresa. Sirve para registrar todas las desviaciones que ocurren en la producción, procesos, productos o servicios.
La función principal del INC es permitir el análisis de problemas, la identificación de sus causas y su tratamiento adecuado. Esto permitirá la corrección de desviaciones, asegurando la excelencia y calidad esperada por los gestores y clientes.
El INC sirve principalmente para:
- Documentar Desviaciones: Registra en detalle todas las no conformidades, incluyendo origen, recurrencia, requisito, descripción, alcance y acción correctiva.
- Analizar Problemas: Facilita el análisis de las causas de los problemas, permitiendo una comprensión profunda de las fallas del proceso.
- Implementar Correcciones: Guía la implementación de acciones correctivas para resolver los problemas identificados.
- Mejorar Procesos: Ayuda en la mejora continua de los productos, servicios o procesos de una empresa.
- Asegurar Cumplimiento: Garantiza que los procesos cumplan con los estándares de calidad preestablecidos, como los requisitos de ISO 9001.
- Promover una Cultura de Calidad: Anima a todos los empleados a identificar y reportar no conformidades, promoviendo una cultura de mejora continua y responsabilidad compartida por la calidad.
Identificar y abordar las no conformidades es crucial para evitar perder clientes y asegurar su satisfacción continua. Al documentar y corregir fallos, la empresa puede prevenir la recurrencia de problemas, mejorando la calidad y eficiencia de sus operaciones.
¿Quién debe crear un Informe de No Conformidad?
El responsable de calidad es quien debe identificar las no conformidades. Sin embargo, cualquier empleado puede señalar desviaciones. Además, todos en la empresa tienen la responsabilidad de mantener la calidad y asegurar la satisfacción del cliente.
Es crucial promover una cultura donde todos se sientan cómodos registrando no conformidades y sugiriendo mejoras. La participación de todos los empleados es fundamental para detectar fallos e implementar correcciones efectivas.
Cabe destacar que el INC también suele ser redactado por el jefe de un departamento, así como por otras personas relevantes dentro del SGC.
Pero si tienes un software de gestión como SoftExpert Suite, puedes manejar esto mucho más fácilmente. Por ejemplo, puedes adquirir el Proceso de Registro de Incidentes, que te permite estandarizar y digitalizar el proceso de creación de un INC.
De esta manera, evitas que los mismos problemas ocurran con frecuencia y reduces la posibilidad de que las no conformidades se resuelvan sin un registro adecuado. Con SoftExpert Incident, puedes monitorear e investigar los incidentes registrados estandarizando y automatizando los registros de desviaciones.
Cómo preparar un Informe de No Conformidad
Preparar un Informe de No Conformidad (INC) es un proceso importante para asegurar la calidad y la mejora continua de los procesos en la empresa. Necesita describir el problema, evaluar su causa y proponer una acción correctiva.
Después de preparar el informe, aún es necesario monitorear la implementación de su corrección y capacitar a los empleados para evitar ocurrencias similares en el futuro. Sigue los pasos a continuación para crear un INC efectivo:
1. Identificar la Desviación y Determinar la Acción Inmediata
Comienza verificando cuál es la no conformidad y determinando si se necesita tomar alguna acción inmediata o urgente. Por ejemplo, ISO 9001:2015 sugiere que categorices una de las siguientes acciones a tomar:
- Corrección
- Segregación
- Contención
- Devolución o suspensión de productos y servicios
- Informar al cliente
- Obtener autorización para la aceptación bajo concesión
2. Proporcionar una Descripción Detallada
El segundo paso es describir el problema con el mayor detalle posible. La persona responsable de abrir el INC necesita responder cuatro preguntas principales sobre la detección de la no conformidad:
- ¿Quién descubrió la no conformidad?
- ¿Cuál fue el problema verificado?
- ¿Cuándo se encontró la no conformidad?
- ¿Dónde ocurrió la falla del proceso?
Tus notas deben ser claras y fáciles de entender, permitiendo que la no conformidad sea investigada de la mejor manera posible si es necesario.
3. Analizar la Causa de la No Conformidad
Este paso es especialmente importante en el caso de no conformidades más complejas. En esta situación, se recomienda que realices un análisis de causa para entender más profundamente la raíz del problema.
En esta etapa, se recomienda usar herramientas como el diagrama de Ishikawa o los 5 Porqués para verificar este origen. De esta manera, tu equipo puede tomar las medidas necesarias para evitar que el problema vuelva a ocurrir.
4. Implementar Acciones Correctivas
Es hora de crear un plan de acción para asegurar la implementación de medidas correctivas. Este es el momento más importante de todo el proceso, ya que permitirá la mejora de tu organización.
Si se ejecuta correctamente, este plan reducirá las consecuencias de la no conformidad e incluso puede prevenir que pequeños problemas se conviertan en grandes dolores de cabeza en el futuro. Para esto, puedes crear un plan de corrección o de acción correctiva, dependiendo del tamaño del problema.
Por lo tanto, debes elegir entre:
- Correcciones: Actividades que solo abordan las consecuencias de una no conformidad. Por ejemplo, si una auditoría interna no tuvo en cuenta todo el alcance del sistema de gestión, una posible corrección sería realizar otra auditoría interna que lo aborde en su totalidad.
- Acciones Correctivas: Esta opción va más allá de la anterior, ya que analiza la causa raíz de la no conformidad. Con esto, tu equipo puede centrarse en eliminar el verdadero origen del problema, eliminando el problema de una vez por todas. Para ejemplificar, piensa en esa auditoría interna que no consideró todo el alcance del sistema: su causa raíz puede haber sido un auditor interno que no estaba adecuadamente capacitado.
5. Monitorea y Verifica las Acciones
Después de definir qué tipo de acción se va a tomar, es importante monitorear su implementación y verificar su efectividad. Documenta los resultados encontrados y haz ajustes si es necesario.
Tu informe ya debería incluir los resultados de las acciones tomadas para resolver el problema. Si la no conformidad no se ha resuelto después de implementar las acciones planificadas, tendrás que abrir otro informe con los detalles de la no conformidad original.
Los INC sirven como base para que la dirección revise los procesos y encuentre mejoras. Por lo tanto, es importante categorizar los informes según los factores más importantes para esa área de tu negocio.
Por ejemplo, puedes separarlos por el origen de la no conformidad o por la fecha de ocurrencia. Así, al examinar la información, es posible extraer ideas esenciales que contribuirán a la mejora continua de tu organización.
6. Comunica y Forma a tus Empleados
Informa a todos los involucrados en el proceso sobre la no conformidad que ocurrió y las acciones que se tomaron. Luego, promueve la formación para prevenir ocurrencias similares en el futuro.
De esta manera, puedes mejorar la conciencia sobre la importancia de la gestión de calidad en tu organización. Esto ayuda a mantener los problemas de tu organización bajo control, manteniendo a la persona responsable al tanto de lo que está sucediendo y las acciones que se tomarán para prevenir una recurrencia.
Siguiendo estos pasos, tu empresa puede asegurarse de que las no conformidades se aborden de manera efectiva, contribuyendo a una mayor satisfacción del cliente.
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Conclusión
El Informe de No Conformidad (INC) es una herramienta que ayudará a mantener los estándares de calidad y promover la mejora continua dentro de cualquier organización. Permite a las empresas no solo identificar fallos, sino también analizar sus causas e implementar soluciones efectivas.
De esta manera, asegura el cumplimiento de las normativas y la satisfacción del cliente. Siguiendo los pasos detallados en este artículo, tu organización estará equipada para manejar proactivamente las no conformidades.
Implementar un proceso robusto de gestión de no conformidades contribuye directamente a la eficiencia operativa, la confianza del cliente y la reputación de la empresa. Con la plantilla exclusiva de INC presentada aquí, puedes estandarizar tus procesos, asegurando un enfoque sistemático y eficiente para gestionar las desviaciones.
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