La revisión 2015 de la norma ISO 9001 ya no es más novedad. Todos ya saben que ella existe y que trae consigo cambios relevantes. Pero a medida que las empresas están migrando para la revisión actual también se deparan con situaciones nuevas y con preguntas que aún no tienen respuestas muy claras.
Una de ellas se refiere al nuevo concepto llamado “información documentada”, que introduce un nuevo enfoque para la gestión documental y exigirá cambios significativos en el modo como las empresas implementan sus sistemas de gestión.
Lo que más llama la atención de los gestores inicialmente son las ausencias de los términos: “procedimientos documentados”, “manual de calidad”, “documentos” y “registros”. ¿Qué voy a hacer ahora? ¿Por dónde comenzar? ¿Qué hago con el manual de calidad?
La ISO le dio poder a los gestores de calidad, y con el poder viene la responsabilidad. Sí, ella quiere documentación, pero documentación que compruebe la eficacia del sistema de gestión, y no más una lista de documentos obligatorios. Y para complicar un poco más, esa “información documentada” puede ser de varios formatos y medios.
Los beneficios que se esperan con la adopción de este cambio con relación a la documentación son:
- Flexibilización. Permitiendo integrar la documentación de los procesos de negocio con las exigencias de la ISO
- Reducción de la burocracia y de documentos innecesarios
- Simplificación y consolidación de la información documentada
En algunos ítems, la ISO 9001:2015 requiere que las organizaciones, en la extensión necesaria, mantengan la información documentada para apoyar la operación de sus procesos y retengan la información documentada para tener confianza en que los procesos sean realizados de acuerdo a lo planificado. Este es el caso del alcance, de los procesos operacionales, de la política y de los objetivos de calidad.
Ya en otros casos, el término no consta, y los documentos pasan a no ser obligatorios, pero que pueden agregar valor, como por ejemplo: procedimientos, manual de calidad, instrucciones de trabajo, formularios, organigramas, etc.
Está en la mano de los gestores. Y también en la mano de los auditores, que cuando las primeras empresas comiencen a actualizar sus certificados, van a darnos una base de los criterios adoptados para las auditorías en la práctica.
¿Quiere saber más? Vea el webinar que grabamos sobre este tema haciendo clic en el botón de abajo. También dejamos aquí un enlace para un material complementario de la ISO 9001:2015 en donde usted encontrará mucha información interesante: www.iso.org/tc176/sc02/public
