Las auditorías de calidad proporcionan mecanismos para evaluar la eficiencia del negocio mediante el análisis de la eficacia de la gobernanza, la gestión de riesgos y los controles internos. De esta manera, ayudan a las organizaciones que quieren cumplir con la normativa a crecer y prosperar.
Aunque las auditorías de calidad se centran en los procesos y productos, ayudan a los gerentes a identificar si las estrategias aplicadas están dando resultados.
En caso de desviaciones, las auditorías ayudan a identificar sus causas y respaldan las acciones correctivas necesarias. Por lo tanto, es fundamental realizar una auditoría correctamente para evidenciar la conformidad del SGC con el mercado y los clientes.
¿Qué son las auditorías de calidad?
Las auditorías de calidad son evaluaciones periódicas e independientes que se llevan a cabo dentro de una empresa. Pueden ser realizadas de forma interna (por la propia empresa) o externa (por otra empresa/entidad especializada en ello).
Una auditoría tiene como objetivo verificar que las prácticas de gestión de la calidad se están implementando y poniendo en práctica de acuerdo con los estándares y requisitos establecidos. Estas normas pueden ser tanto internas como externas, creadas por agencias reguladoras o entidades de control de calidad (como ISO, por ejemplo).
De esta manera, una auditoría tiene el potencial de asegurar que la organización sigue los criterios de calidad establecidos. Además, la práctica le permite identificar puntos de mejora y mantenerlo actualizado sobre las últimas regulaciones y estándares aplicables.
En la práctica, las auditorías de calidad examinan varios aspectos, entre los principales:
- El nivel de cumplimiento de las normas y estándares por parte de la empresa;
- La eficiencia de los procesos de control de calidad (en diversos sectores de la empresa);
- ¿Cómo se realiza la documentación de procesos y resultados, y cuál es el nivel de eficiencia de estos;
- ¿Cuáles son los mecanismos para identificar las no conformidades?
- ¿Cuáles son las acciones para corregir y prevenir el cumplimiento?
Ver más: cómo prepararse para una auditoría ISO
¿Por qué hacer una auditoría de calidad y cuáles son sus beneficios?
La integración entre auditoría y cumplimiento es fundamental para las empresas que buscan no solo optimizar sus operaciones, sino también destacarse en el mercado. Después de todo, estar en línea con las buenas prácticas de la industria muestra a tus clientes que te preocupas por la calidad de tus productos/servicios.
Con la práctica recurrente de las auditorías de calidad, añades los siguientes beneficios a tu empresa:
- Adhesión a las conformidades y obtención de certificados de renombre (como ISO);
- Mejora de procesos y aumento de la eficiencia operativa;
- Cumplimiento de las regulaciones y estándares obligatorios de la industria;
- Identificación y corrección rápida de no conformidades para minimizar los impactos negativos;
- Reducción de riesgos y fortalecimiento de la gestión empresarial;
- Aumento de la satisfacción del cliente;
- Fortaleciendo la credibilidad de su empresa en el mercado.
En otras palabras: realizar auditorías de calidad con frecuencia es esencial para que su empresa logre y mantenga los mejores estándares de calidad. Esto impulsa la eficiencia operativa y facilita la mejora continua de las actividades.
4 pasos para realizar auditorías de calidad con éxito
A pesar de su importancia, sigue siendo habitual que surjan preguntas sobre cómo poner en práctica una rutina de auditoría de calidad. Ya sea por falta de tiempo, falta de disponibilidad de personal o incluso por falta de conocimiento de las mejores herramientas, esto suele ser un gran desafío en el sector del Compliance.
Para que esto no te suceda, hemos preparado una guía paso a paso con cuatro consejos sobre cómo hacer una auditoría de calidad exitosa. ¡Compruébalo a continuación!
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Planificación
Las acciones tomadas antes de que se lleve a cabo la auditoría son decisivas para el éxito de las actividades. La planificación comienza con la preparación de un plan de acción, que guiará la ejecución de la auditoría.
Debe presentar todas las actividades en un cronograma, además del alcance del proyecto. Incluya sus respectivos procesos, departamentos involucrados o productos/áreas que serán auditados.
En esta etapa, también es importante que el auditor identifique toda la documentación relacionada, como las políticas o procedimientos de calidad. Aún en este punto, puede hacer una lista preliminar de las personas que serán entrevistadas.
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Preparación
Este es el momento en el que los auditores podrán conocer un poco más sobre el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la empresa, analizando más profundamente la documentación del sistema.
Es importante que cada miembro del equipo de auditoría esté preparado para la actividad, con acceso a la lista de verificación creada en el paso anterior.
Esto es fundamental para orientar al auditor a fin de no olvidar ningún detalle a evaluar, así como para registrar los hallazgos y observaciones que surjan durante el proceso.
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Implementación
La ejecución de auditorías se lleva a cabo a través de la recopilación de información. Determinan si el departamento en cuestión está siguiendo los estándares y procedimientos de control de calidad establecidos.
En esta etapa, el auditor entrevista a las personas, haciendo preguntas y tomando nota de los hallazgos. De acuerdo con lo encontrado, los planes de auditoría y las listas de verificación pueden tener su alcance cambiado, incluso generando una evaluación más profunda.
Es en este punto donde se registrarán las no conformidades, es decir, las situaciones que ocurrieron en desacuerdo con los procesos y procedimientos estandarizados.
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Cierre y seguimiento
Una vez completada la ejecución de la auditoría, comienza el trabajo “real”. El equipo de auditores se reúne para revisar las áreas problemáticas y determinar recomendaciones destinadas a corregir los problemas de calidad. Esta información conformará el informe de Resultados de la Auditoría.
Este informe es un insumo importante para las reuniones estratégicas que sostienen los líderes. Ayuda a evaluar los resultados y definir cómo implementar las acciones de mejora sugeridas por el equipo de auditores. En otras palabras: es la base de todo el trabajo de corrección que sigue a las auditorías de calidad.
Más información: Cómo preparar un informe de auditoría interna
Conclusión y consejo extra: utilizar la tecnología para hacer auditorías internas
Llegados a este punto, no hay duda: realizar auditorías de calidad marcará la diferencia en su operación. Siguiendo nuestros cuatro pasos, cosecharás todos los frutos de esta práctica, optimizando tu operación y asegurando la calidad de los productos/servicios.
Para que esta práctica sea más fácil y segura, puedes contar con la tecnología. Mediante el uso de un sistema de gestión de cumplimiento, su empresa automatiza las actividades, la recopilación de datos y otros procesos relacionados con las auditorías, incluido el cumplimiento de normas como ISO 9000 e ISO 19011.
Nuestros expertos pueden ayudarlo a identificar las mejores estrategias para su empresa con las soluciones de SoftExpert. ¡Hable con nosotros hoy!
