La gestión de proveedores juega un papel fundamental en el éxito de cualquier organización. Las empresas son cada vez más conscientes de que deben integrarse y colaborar con los proveedores para seguir siendo competitivas y dar el siguiente paso hacia la excelencia. El avance de las tecnologías y la globalización traen como consecuencia la posibilidad de contratar proveedores de cualquier parte del mundo, así como la reducción del ciclo de vida de materiales y productos. Por eso, los procesos de selección, evaluación y homologación de proveedores se han vuelto más exigentes.
Muchas de las empresas líderes del mercado hoy en día están ejecutando tan bien la gestión de proveedores que se ha convertido en un diferenciador frente a los competidores cercanos. Las estrategias empleadas para alcanzar este nivel siempre están madurando y mejorando.
Aunque cada empresa debe adoptar prácticas que se alineen con su categoría de productos o servicios, hay algunos elementos que todo programa de gestión de proveedores exitoso debe abarcar. A continuación, expongo cinco prácticas esenciales para garantizar el éxito en cualquier proceso de gestión de proveedores.
1. El desarrollo de requisitos y la matriz de riesgos
Definir todos los criterios que intervienen en la calificación y aprobación de un proveedor es extremadamente importante. Además de ayudar a optimizar el proceso, esta práctica ayuda a rastrear los riesgos que deben mitigarse.
La mayoría de las organizaciones no consideran relevante establecer estos criterios, lo que a menudo da como resultado una serie de desafíos, incluidos retrasos en la entrega, incumplimiento y problemas regulatorios, que siempre afectarán sus procesos internos.
Los proveedores se pueden clasificarse según el tipo de insumo o servicio que brindan y su impacto real en el producto final de su organización. A medida que el aliado se vuelve crítico, los riesgos relacionados con él se potencian, la relación gana mayor complejidad y la salud de la alianza se convierte en un factor esencial para el éxito del negocio. Así, con el objetivo de establecer estrategias para hacer frente a estas amenazas, la gestión de riesgos de proveedores adquiere un papel muy importante en la protección del valor entregado y contribuye para los demás sistemas de gestión de la empresa. Vea un ejemplo de definición de riesgos del proveedor a continuación:
2. La selección y gestión de contratos
Para negociar, monitorear y perfeccionar los acuerdos legales entre sus proveedores, ya sean organizaciones de terceros que proporcionen contratos básicos (es decir, contratos de apoyo para bienes y servicios prestados a su organización), necesita un método centralizado para redactar, revisar, aprobar y actualizar estos documentos. La automatización que incorpora modelos (preaprobados por su equipo jurídico) garantiza que los contratos nuevos y existentes cumplan con las políticas de su empresa, así como con la ley, e incluyen información precisa sobre los términos, condiciones y precios del proveedor.
Este enfoque también ayuda a identificar oportunidades para mejorar el ROI (retorno de la inversión) para su empresa, con formas de crear alianzas mutuamente beneficiosas con sus proveedores estratégicos de mejor desempeño.
Una sólida gestión de los contratos reducirá el riesgo para su organización. Esto incluye temas como conflictos de intereses y fraude. Es decir, su empresa debe asegurarse de que se tomen todas las medidas apropiadas para prevenir, identificar y remediar los conflictos de intereses, incluidas las medidas para combatir el fraude durante la vigencia del contrato.
3. La evaluación de la calidad
La aproximación a los proveedores puede comenzar con un breve y sencillo cuestionario de precalificación enviado a los posibles proveedores. En muchas organizaciones este cuestionario se conoce como RFI, una abreviatura del término en inglés Request For Information. Los que cumplen los requisitos, reciben una solicitud de cotización, que es un documento formal y más complejo, que contiene una presentación de la empresa, documentos de licitación para los proveedores e información detallada sobre el proyecto y los requisitos.
Para algunas organizaciones, es común que este paso incluya las licencias, los documentos y certificaciones requeridas, los aspectos financieros y económicos, la experiencia en salud y seguridad, el historial del proyecto y las calificaciones de personal y visita in situ.
En esta fase, los proveedores potenciales son tamizados y los compradores tienen una idea de cuáles son los más prometedores para proporcionar los bienes o servicios que cumplen con los estándares de la empresa.
4. El monitoreo del desempeño
Las medidas de desempeño son una herramienta para determinar si su proveedor está haciendo su trabajo como se esperaba y acordó al contrato.
La creación de un cuadro de mando del proveedor formalizado ayuda a seguir y evaluar la calidad, el desempeño y el cumplimiento del proveedor. Estos cuadros de mando hacen un seguimiento de métricas como la calidad, la entrega, el tiempo de entrega, el precio y la capacidad de respuesta de los proveedores a lo largo del tiempo. Cada organización tiene ideas diferentes sobre el peso que debe tener cada métrica. Puede examinarlos individualmente o en grupo para obtener una visión completa del proveedor.
El monitoreo del desempeño también es una excelente manera de analizar el funcionamiento de los procesos involucrados en la gestión de suministros de su empresa, encontrando lagunas y puntos problemáticos. De este modo, la empresa sale ganando no solo por mantener a los mejores proveedores contratados, sino también por probar y optimizar constantemente los procesos y métodos de gestión.
5. La comunicación con transparencia
Mejorar la comunicación con los proveedores y decir exactamente qué necesita la empresa ayuda a construir una relación basada en la transparencia. Cuando se definen los criterios de calidad y se deja clara la importancia de los servicios prestados por los proveedores en los procesos de la empresa, esa comprensión queda más fácil para que ambos busquen soluciones que satisfagan los objetivos del emprendimiento.
Lo importante aquí es recordar ese viejo dicho: “trata a los demás como te gustaría que te trataran”. A partir de ahí, esté preparado y bien informado. Cuando conoce a fondo a sus aliados y es coherente en la conducción de su negocio, crea un sistema de comunicación con el proveedor más manejable y medible.
Cada vez más compradores corporativos están descartando sus enfoques manuales y que requieren mucho tiempo para administrar proveedores. Estas organizaciones están cambiando a un sistema automatizado de gestión de proveedores que agiliza el proceso, mejora la coherencia y ahorra valiosas horas de mano de obra.
El futuro de las relaciones con los proveedores depende en gran medida de cómo las empresas acompañan el desempeño del aliado y se comunican con él. Las herramientas de gestión de proveedores se han vuelto inteligentes con el paso de los años. Un flujo de trabajo dinámico de gestión de las relaciones con los proveedores identificará los obstáculos del proceso, hará un seguimiento del desempeño del proveedor, mejorará la participación del proveedor y reducirá los riesgos.
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