La mejora continua es una filosofía de gestión en la que se hace un esfuerzo sucesivo para mejorar productos, servicios o procesos. Requiere flexibilidad de la gestión, ya que determina que es necesario hacer cambios siempre que algo no esté funcionando. Incluso cuando todo opera perfectamente, aún es posible aprender de ello e implementar mejoras en el próximo proyecto.
Estos pequeños o grandes cambios deben hacerse en todo momento como parte de un proceso de mejora continua. Es importante ser consciente de que la mejora continua puede venir tanto de optimizaciones incrementales a lo largo del tiempo como de un gran descubrimiento puntual.
Estamos hablando de una filosofía amplia y generalizada para la gestión de negocios. Por lo tanto, hay una gran variedad de herramientas y métodos que puede usar para aplicarla en su empresa.
Esto incluye: ciclo PDCA, Six Sigma, Metodología Kaizen, Diagrama de Ishikawa, 5W2H y Matriz SWOT. Vamos a hablar sobre todos estos términos en más detalles en este artículo.
Cómo surgió la idea de mejora continua
El concepto de mejora continua de procesos tiene sus raíces en Japón después de la Segunda Guerra Mundial. Con la derrota en el conflicto, el país asiático fue ocupado por las Fuerzas Aliadas en el período entre 1945 y 1952, lo que resultó en una gran presencia de gestores provenientes de Estados Unidos.
Después del conflicto, las industrias japonesas estaban devastadas, demandando un esfuerzo conjunto de reconstrucción. Fue en este contexto que surgió la Metodología Kaizen, también conocida como lean manufacturing (manufactura esbelta, en una traducción libre).
Uno de los pioneros de este sistema fue el estadístico W. Edwards Deming, quien fue enviado a Japón en 1947 para entrenar a ingenieros, gerentes y académicos sobre conceptos de calidad en gestión. A partir de esta colaboración se creó un sistema donde la retroalimentación generada a partir de los procesos y los clientes era evaluada de acuerdo con los objetivos de la organización.
A través de la Metodología Kaizen, los japoneses buscaron eliminar el desperdicio y las redundancias en sus fábricas. Tal vez el ejemplo más notable de su aplicación haya sido en el Sistema de Producción de Toyota, el llamado Toyotismo. Esto permitió que el fabricante japonés se convirtiera en una fuerza global en el mercado automotriz, creando en 1966 lo que sería el automóvil más vendido de la historia: el Toyota Corolla.
Beneficios de aplicar la mejora continua
El concepto de mejora continua fue creado con la idea de aumentar la eficiencia de las organizaciones, reduciendo el desperdicio y los costos operativos. Estos son los principales beneficios que la adopción de la filosofía trae para su compañía:
Eficiencia operativa
Uno de los principales enfoques de la mejora continua es optimizar los procesos para aumentar la productividad. Es decir, puede hacer más cosas en menos tiempo. Cuando su equipo tiene muchas tareas para realizar en una misma sprint, estas pequeñas economías hacen una gran diferencia.
La idea es adoptar una mentalidad de flexibilidad y adaptación. A través de esto, puede responder rápidamente a cambios en el mercado o en su industria, manteniendo la competitividad.
Reducción de los desperdicios
Especialmente en métodos como el lean manufacturing, la disminución de desperdicios aparece como un punto destacado. En el sistema de Toyota, por ejemplo, existen siete tipos de desperdicio que deben evitarse a toda costa:
- Inventario superfluo de materias primas y productos terminados.
- Superproducción (producir más de lo necesario).
- Sobreprocesamiento (fabricar piezas más allá del estándar esperado por los clientes).
- Transporte (transportar personas o mercancía sin necesidad).
- Movimiento excesivo (mecanizar o automatizar antes de mejorar el método).
- Espera (períodos de inactividad causados por fila de trabajo).
- Fabricación de productos defectuosos.
Calidad superior de los procesos
Como su nombre lo indica, su organización trabajará de manera constante para mejorar pequeños procesos que elevarán su producto o servicio. Para ello, será necesario analizar y refinar sus procedimientos operativos de manera continua.
Estos esfuerzos tienden a aumentar la satisfacción de los clientes y reducir la necesidad de retrabajo o de correcciones.
Menores costos operativos
Al eliminar sus ineficiencias y optimizar sus procesos, el resultado solo podría ser uno: ahorro financiero. Al aplicar principios como la Metodología Kaizen, un fabricante industrial puede ahorrar tiempo y recursos a lo largo de todo el proceso de manufactura.
Un ejemplo sería mejorar la gestión de materia prima, lo que puede reducir gastos en almacenamiento y transporte. Al sumar varios ahorros como este, se obtiene un mayor beneficio para la empresa.
Cultura de innovación y transformación
Un entorno donde se estimula la mejora continua crea las condiciones para que la innovación florezca. Puede aprovechar esta filosofía para crear una cultura revolucionaria que fomente la experimentación con nuevas ideas y procesos.
Estas condiciones llevan a un mayor compromiso de los colaboradores. Al fin y al cabo, la retroalimentación y la evaluación de los esfuerzos de los empleados está en el corazón de la mejora continua. Si se hace de la manera correcta, todo esto lleva a una mayor satisfacción, mejor trabajo en equipo y una colaboración bien afinada.
Herramientas y metodologías de mejora continua
Con más de 70 años de historia, el campo de la mejora continua ha visto el desarrollo y la popularización de diversas técnicas y herramientas. Vamos a hablar sobre las más populares de ellas y explicar en qué contextos cada una se adapta mejor.
Ciclo PDCA
El nombre del ciclo PDCA viene del inglés: Plan (Planificar), Do (Hacer), Check (Verificar) y Act (Actuar). Como puede imaginar, determina cuatro etapas para ejecutar cambios en sus procesos.
En la primera parte, Planificar, debe reconocer una oportunidad y planificar un cambio. En la etapa de Hacer, es hora de probar el cambio y hacer un estudio de caso a pequeña escala. En la parte de Verificar, es necesario revisar la prueba, analizar los resultados e identificar cuál fue el aprendizaje.
Para finalizar, en la etapa de Actuar, es necesario tomar medidas con base en lo aprendido en la parte del estudio. Si salió mal, repita el ciclo con una planificación diferente. Si salió bien, incorpore su nuevo conocimiento en sus procesos y comience a planificar nuevas mejoras, siempre manteniendo el ciclo PDCA en movimiento.
Método 5W2H
Si su organización necesita un análisis de causa raíz, probablemente el método 5W2H sea la mejor opción. Esta es una de las herramientas de gestión más simples que existen, además de ser una de las más fáciles de implementar. La metodología pide que haga solo siete preguntas:
- What? (¿Qué?)
- Why? (¿Por qué?)
- Where? (¿Dónde?)
- When? (¿Cuándo?)
- Who? (¿Quién?)
- How? (¿Cómo?)
- How much? (¿Cuánto?)
Las preguntas por sí solas pueden no tener mucho sentido, por lo tanto aquí va un poco más de contexto de lo que cada una significa:
- ¿Qué?: ¿qué se va a hacer? Acciones, pasos, descripción del plan.
- ¿Por qué?: ¿por qué se hará esto? Justificación, motivos del plan.
- ¿Dónde?: ¿dónde se hará esto? La respuesta será un lugar.
- ¿Cuándo?: ¿cuándo se hará esto? Horario, fechas, plazos.
- ¿Quién?: ¿quién va a hacer esto? Persona o personas responsables de esa acción.
- ¿Cómo?: ¿cómo se hará esto? Método y proceso desarrollados en ese plan.
- ¿Cuánto?: ¿cuánto costará hacer esto? Costo o gastos involucrados en ese proyecto.
El análisis de causa raíz es útil para el proceso de mejora continua, ya que hace que enfoque sus esfuerzos en corregir las verdaderas causas del problema, y no en sus síntomas. Esta técnica funciona mejor cuando reúne a un grupo de interesados involucrados en un determinado proyecto para responder a estas preguntas en grupo.
Six Sigma
Las prácticas del Six Sigma fueron desarrolladas inicialmente dentro de Motorola en 1986. Estas técnicas y herramientas de mejora continua buscan mejorar la calidad de los procesos de una empresa al eliminar los defectos y minimizar la variabilidad entre proyectos.
Existen diferentes definiciones de lo que exactamente es el Six Sigma. Según la Sociedad Americana para la Calidad (ASQ), hay algunos elementos que todas ellas tienen en común:
- Equipos definidos. La metodología propone el uso de proyectos bien delimitados que son asignados a equipos específicos, teniendo impacto en los objetivos o en el beneficio neto de la empresa.
- Entrenamientos. Colaboradores de todos los niveles deben recibir entrenamiento en pensamiento estadístico, mientras que personas clave reciben entrenamiento extensivo en estadísticas avanzadas y gestión de proyectos.
- Metodología DMAIC. La resolución de problemas sigue el enfoque DMAIC: Define (Definir), Measure (Medir), Analyze (Analizar), Improve (Mejorar) y Control (Controlar).
- Apoyo de la gestión. El entorno de gestión debe ser de apoyo a estas iniciativas como parte fundamental de la estrategia de negocios. La dirección debe ofrecer los recursos necesarios para los colaboradores: tiempo, presupuesto y personal calificado.
La metodología Six Sigma suele incluir el uso de técnicas o herramientas de análisis cualitativo y cuantitativo. Estas incluyen control estadístico de procesos (CEP), análisis de modos de falla y efectos (FMEA), mapeo de procesos y gráficos de control.
Diagrama de Ishikawa
También conocido como espina de pescado, el Diagrama de Ishikawa busca identificar múltiples causas posibles para un efecto o problema. Su nombre alternativo proviene del hecho de que visualmente se parece a la columna vertebral de un pez.
Uno de los principales usos de este diagrama es para estructurar una sesión de lluvia de ideas, ya que permite organizar ideas rápidamente en categorías útiles. Es indicado para identificar las posibles causas de un problema o cuando su equipo tiene dificultades para generar nuevas ideas.
Para crear este diagrama, coloque el problema que desea resolver en la cabeza de la espina de pescado. Después de eso, cree las espinas dividiendo las posibles causas en categorías. Cada sección de la columna vertebral representa un tema diferente para la discusión.
Matriz SWOT
El análisis SWOT es un marco utilizado para evaluar la posición competitiva de una empresa y desarrollar una planificación estratégica basada en eso. El concepto de esta matriz es facilitar una visión realista, basada en hechos y alimentada por datos de los puntos fuertes y débiles de una organización.
Como muchos otros análisis de calidad, SWOT también es un acrónimo que revela mucho sobre el método: Strengths (Fortalezas), Weaknesses (Debilidades), Opportunities (Oportunidades) y Threats (Amenazas).
Debe usar datos internos y externos para guiar su negocio hacia estrategias que tengan más probabilidades de éxito. Puede identificar si una determinada empresa, línea de productos o incluso toda una industria están en una posición fuerte o débil, y el motivo de esto.
Metodología Kaizen
Para completar, tenemos el Kaizen, ese mismo método del que hablamos al principio de este artículo. Es central para la técnica de lean manufacturing y para el Sistema de Producción de Toyota.
Esta metodología puede aplicarse en cualquier industria o área de negocios. También hay diversas herramientas y enfoques que funcionan con ella: desde el mapeo del flujo de valor hasta la Gestión de Calidad Total.
Uno de los objetivos del método Kaizen es empoderar a los trabajadores, permitiéndoles también contribuir al control de calidad de la organización. Para ello, se debe seguir un ciclo de siete pasos:
- Involucre a los colaboradores.
- Reúna una lista de problemas.
- Anime la búsqueda de soluciones y luego elija una idea.
- Pruebe la solución.
- Mida y analice los resultados de manera regular.
- Si la solución tiene éxito, adóptela.
- Repita continuamente.
Conclusión
La mejora continua es una poderosa filosofía de gestión que impulsa la eficiencia, la calidad y la innovación dentro de una organización. Al adoptar este enfoque, las empresas pueden no solo responder rápidamente a los cambios del mercado, sino también anticiparse a ellos, garantizando competitividad y crecimiento sostenible.
La aplicación de métodos y herramientas como el ciclo PDCA, Six Sigma y Kaizen facilita la identificación de problemas y la implementación de soluciones eficaces. Estos instrumentos ayudan a crear una cultura de mejora continua, donde todos los colaboradores están involucrados en el proceso de transformación e innovación.
Al reducir los desperdicios, optimizar procesos y mejorar la calidad, la filosofía de mejora continua contribuye a la reducción de costos operativos y al aumento de la satisfacción de los clientes. Si desea llevar esta cultura al siguiente nivel, se recomienda la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) en su organización.
Al adoptar la mentalidad de mejora continua, las empresas no solo mejoran sus procesos internos, sino que también fortalecen su posición competitiva, garantizando el éxito a largo plazo.
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