El método A3 se basa en el Sistema de Producción Toyota, también conocido como Lean Manufacturing. Este sistema se centra en la reducción de desperdicios y la mejora continua.
En la cultura Toyota, los problemas se resuelven en la planta, también llamada Gemba. Esta palabra japonesa significa “lugar real” y puede ser cualquier lugar en el que se trabaje y se genere valor. Ir a la planta es muy importante para observar, aprender, entender los problemas y conducir a los equipos hacia las soluciones, ya que las personas que están allí tratan todos los días con los procesos que se producen.
Al percibir que los extensos informes dificultaban la disponibilidad de los líderes de estar en la planta de fabricación, se solicitó que se sintetizaran todos los tipos de informes en una sola página. Dado que el A3 era el mayor tamaño de papel que se podía enviar por fax, reportado por las fábricas a la matriz, la técnica se denominó informe∕método A3.
¿Qué es el método A3?
El método A3 es una herramienta utilizada para identificar problemas y proponer soluciones resumidas en una de las caras de una hoja de papel. Es una forma dinámica de pensar, en la que la información se organiza y resume de forma clara y objetiva para lograr la meta establecida.
Hoy en día ya no tenemos la limitación del formato papel. Aun así, el método sigue siendo muy utilizado porque no es sólo un modelo o un formulario, A3 es una herramienta Lean que fomenta la simplicidad y ayuda a desarrollar el pensamiento sistémico para solucionar problemas.
Tipos de Método A3
- A3 de Propuesta∕ Proyecto – se utiliza en el desarrollo de trabajos con un principio, medio y fin determinados o indicadores predefinidos.
- A3 de Estado∕ Acompañamiento – se utiliza para demostrar un indicador, trabajo o proceso durante un tiempo determinado.
- A3 de Resolución de Problemas – hablaremos de este método a lo largo del artículo.
¿Cómo funciona el método A3?
El método A3 se basa en el concepto PDCA (Plan-Do-Check-Act [Planificar-Hacer-Verificar-Actuar]). Contiene una estructura dividida en etapas de identificación, definición y estudio de la situación actual para su posterior análisis, propuesta y plan de acción, además del seguimiento de los resultados.
Por lo general, el lado izquierdo representa el estado actual (que sirve para identificar el problema) y el lado derecho el estado futuro (que contiene posibles contramedidas). Se lee de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo:
Existen varias variaciones posibles para desarrollar un informe A3, pero en general consta de las siguientes partes:
1 – Título
- Defina un título para el problema, la propuesta o la mejora que se va a estudiar.
2 – Definición
- Describa lo que intenta resolver o analizar, por qué es relevante y cómo afecta a los objetivos de la empresa.
3 – Estado Actual
- No escatime esfuerzos para visualizar el contexto. Acuda al lugar, hable con las personas implicadas y obtenga toda la información necesaria sobre el problema o la mejora a estudiar.
- Describa lo que está ocurriendo, utilice hechos y fechas o incluso experiencias anteriores similares.
- Señale el lugar o la etapa del proceso donde se produce el problema.
- Utilice herramientas visuales para ayudar a ilustrar el proceso actual: Diagrama de Pareto, histograma, diagrama de dispersión, diagrama de flujo, etc.
4 – Estado deseado o meta
- Defina qué se va a hacer, cuánto se va a lograr y en qué plazo se espera el resultado.
- Según la filosofía del Lean Manufacturing, debemos pensar en los objetivos y visualizar el estado ideal para evitar retrabajos y nuevas apariciones del problema.
- La visualización del estado futuro puede realizarse dibujando un diagrama de flujo, a través de una foto, un boceto o un esquema del estado deseado.
5 – Análisis de la causa raíz
- Utilice herramientas como 5W2H (Who, What, Where, When, Why, How y How Much), diagrama de causa y efecto (Ishikawa), brainstorming u otras herramientas disponibles para comprender el problema y llegar a la causa raíz.
6 – Propuesta
- Proponga una idea para resolver el problema en cuestión.
- Teniendo el análisis y el objetivo bien definidos, establezca las contramedidas y el modo de acción de cada una de ellas.
- Muestre cómo las acciones propuestas resolverán las causas específicas de los problemas o desviaciones identificados en el análisis.
7 – Plan de acción
- Defina los responsables de cada tarea dentro del cronograma y el plazo específico.
- Se puede utilizar la herramienta 5W2H para desarrollar el plan de acción y el diagrama de Gantt para mostrar el cronograma con los responsables y las acciones.
8 – Monitoreo y Acompañamiento (Follow-up)
- Defina los indicadores o métricas para evaluar y validar o no el éxito de la implementación.
- Verifique los resultados obtenidos.
- Estandarice lo que ha funcionado.
- Comunique y capacite a todos los implicados (asegúrese de que todos tengan conocimiento del cambio).
- Desarrolle procedimientos operativos estándar (POE) si es necesario.
- Tomar medidas correctivas en caso de desviaciones.
- Ajustar lo que no funcionó y reinicie el ciclo PDCA cuando sea necesario.
