La mejora de procesos es un tema relevante para cualquier organización. Recientemente el portal BPMTrends realizó una encuesta, para entender cómo el mercado ha tratado esa cuestión. El principal objetivo fue entender cuál es el enfoque de las empresas cuando se trata de mejora de procesos. Cada empresa consultada pudo escoger una de las tres opciones de abajo:
- Implementar mejoras pequeñas e incrementales;
- Rediseñar procesos;
- Transformar los procesos, cambiando completamente la forma en que los negocios son conducidos.
Conozca los resultados de la encuesta sobre la mejora de procesos
La gestión de procesos de negocio (BPM) permite que las organizaciones sean más eficientes e implementen cambios con mayor facilidad. Eso tiene impacto directo en los costos y en los ingresos de la empresa. De acuerdo con los resultados de la encuesta, la mayoría de las organizaciones (70%) tiene enfoque en los cambios pequeños. Es el esfuerzo que precisa ser aplicado de forma constante, para mantener los procesos actualizados. Ese trabajo generalmente es conducido por colaboradores y liderazgos directamente involucrados en la ejecución del proceso. Muchas veces los conceptos de Lean y Six Sigma son utilizados como herramientas de apoyo.
La encuesta mostró también, que 20% de las organizaciones entrevistadas estaban enfocadas en el Rediseño de Procesos. Ese abordaje afecta los procesos existentes, y exige un gran esfuerzo para que los cambios sean implementados. Generalmente, es aplicado cuando hay necesidad de resolver grandes problemas relacionados a costos, o para sustitución de tecnologías.
El resto das empresas entrevistadas (10%), estaba enfocada en la transformación de los negocios. Literalmente buscando maneras completamente nuevas de generar los resultados.
El rediseño de procesos ocurre de forma paralela: el proceso existente continúa operando mientras el nuevo es definido. Un equipo normalmente acompaña todos los cambios. Cuando se trata de transformación, acaban involucrando también a los niveles más altos de liderazgo.
Los procesos tienen ciclo de vida diferentes
Esos tres abordajes reflejan fases en el ciclo de vida de los procesos de cualquier empresa. Eventualmente, nuevos procesos precisan ser definidos a medida que la organización decide ofrecer un nuevo tipo de producto o servicio. De la misma forma, un proceso existente puede pasar por cambios radicales, para adecuarse a cambios tecnológicos o de mercado.
En todos los casos, los colaboradores directamente involucrados en el proceso deben ser motivados a buscar formas más eficientes de realizar las actividades. Las pequeñas innovaciones generan economía de dinero de forma incremental, pero son fundamentales para mantener la eficiencia de los procesos.
Las organizaciones precisan preparar a las personas y mantener los recursos adecuados, para que las diferentes tareas inherentes a la mejora de los procesos puedan ser realizadas. Los liderazgos y los funcionarios precisan capacitación para realizar las actividades.
Un proceso puede ser sometido a grandes cambios para incorporar tecnologías más recientes. Sin embargo, cuando un proceso precisa ser mejorado, normalmente el rediseño es suficiente. El uso de softwares puede automatizar las reglas de negocio y hacer con que las decisiones puedan ser tomadas más fácilmente.
SoftExpert puede ayudar a su empresa a tener visibilidad y control sobre los procesos de negocio. SoftExpert BPM es una solución amigable y enfocada en las personas que administra todo el ciclo de vida de los procesos. Basada en la notación BPMN, la solución ayuda en el modelaje, optimización, automación, ejecución y monitorización, promoviendo la mejora continua de los procesos en toda la organización.
