Imagina una empresa farmacéutica que va a contratar a un empleado para la línea de producción de medicamentos. Este nuevo empleado debe someterse a una serie de formaciones para poder llevar a cabo sus actividades y ayudar en la producción de lotes de medicamentos homogéneos. Por mucho que tenga experiencia en el puesto, una nueva empresa significa nuevas reglas, nuevos equipos, nuevas fórmulas, etcétera.
Entonces, ¿cuál es la forma correcta de entrenarlo?
Confiar únicamente en la transferencia de conocimientos de un empleado mayor a uno nuevo es una forma defectuosa de transmitirlos. Además de ser defectos transmitidos, también existe la posibilidad de olvidar algunas partes esenciales del proceso. Para la actividad formativa, así como muchas otras que se producen en las empresas, se utilizan documentos normalizados.
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¿Qué es el Procedimiento Operativo Estándar (POE)?
El procedimiento operativo estándar (POE) es un documento que formaliza las tareas dentro de una organización, relacionándolas con los responsables y los recursos utilizados en cada etapa. Por lo tanto, trae la identificación de los datos de “quién”, “qué” y “cuándo” se realizan todas las fases de las operaciones.
El POE presenta esta información de una manera amplia y, en general, con un lenguaje más técnico, de acuerdo con las palabras y los términos de la legislación y las normas estándar.
Los tipos de POE
Los Procedimientos Operativos Estándar (POE) se utilizan ampliamente para garantizar la calidad y el cumplimiento en diversas industrias. Precisamente por esta razón, existen muchos tipos de POE. Se pueden clasificar en algunas categorías principales, que conoces a continuación:
Procedimientos operativos estándar de producción
Los Procedimientos Operativos generalmente se enfocan en crear una guía paso a paso sobre cómo operar máquinas, operar equipos o usar sistemas y otras herramientas de la manera correcta, asegurando la eficiencia de la operación.
Procedimientos de montaje
Traen instrucciones para ensamblar productos o sistemas correctamente, evitando errores o fallas que entorpezcan la eficiencia de la operación.
Procedimientos de inspección
Se trata de PNT vinculados a las directrices de inspección y control de calidad durante las actividades que involucran la producción de una empresa. Esto incluye el escaneo de las máquinas de esa organización.
Procedimientos operativos estándar de seguridad
Este tipo de Procedimiento Operativo Estándar está vinculado a la Seguridad Ocupacional. De esta manera, brinda instrucciones sobre cómo operar de manera segura, minimizando los riesgos y protegiendo a todos. Por lo general, están vinculados a POE de producción.
Procedimientos de emergencia
Incluyen los planes y acciones a seguir en caso de emergencias, como incendios, accidentes o exposición a elementos peligrosos/radiactivos.
Procedimientos operativos estándar de mantenimiento
Se trata de los Procedimientos de Mantenimiento Preventivo, que proporcionan pautas para realizar un mantenimiento regular de todos los dispositivos y así evitar fallos.
Procedimientos de mantenimiento correctivo
Cuando el mantenimiento no se realiza correctamente o los dispositivos se utilizan incorrectamente, es necesario adoptar POE de Mantenimiento Correctivo, que muestran cómo reparar todo esto.
Procedimientos operativos estándar de calidad
Son los Procedimientos de Control de Calidad que incluyen las directrices para asegurar que los productos/servicios cumplen con los estándares de calidad establecidos. Se aplica tanto a las internas como a las creadas por las entidades reguladoras.
POE administrativos: procedimientos de gestión documental
Suelen estar vinculados a los procedimientos de gestión documental y organización de demandas de la gestión interna de una empresa.
Procedimientos de servicio al cliente
Traen pautas para garantizar la calidad en el servicio al cliente, así como medidas para hacer frente a los problemas y resolver las dudas que traigan consigo.
POE de tecnología de la información y seguridad de la información
Cada vez más importante, estos POE agregan las medidas creadas para almacenar, administrar y restaurar (cuando sea necesario) información y datos. Además, también incluye procedimientos para proteger los datos y sistemas de las amenazas.
Vale la pena recordar que estos son solo algunos de los Procedimientos Operativos Estándar que una empresa puede utilizar en su operación. Además de tener en cuenta lo que hay en esta lista, utiliza también aquellos específicos según tus necesidades, procesos internos y legislación del sector en el que te mueves.
Lo importante es que todos los POE cumplan con el objetivo de garantizar que todos los involucrados sigan un estándar de acción uniforme que impulse la eficiencia, la seguridad y la calidad.
¿Qué es la Instrucción de Trabajo (IT)?
Junto con el POE, se preparan y adjuntan las Instrucciones de Trabajo (IT). Se trata de documentos que, además de mencionar las actividades y los responsables, aportan mayor detalle a las tareas, incluyendo cuestiones como el modo y el tiempo de ejecución. En otras palabras, las TI muestran “cómo” se llevan a cabo las actividades.
Basado en un manual de usuario, las instrucciones de trabajo deben tener un lenguaje sencillo y estar escritas a través de un paso a paso sin complicaciones con información realmente necesaria para la ejecución de la tarea. Las imágenes, las fotos y las tablas se pueden utilizar para facilitar aún más la comprensión de los empleados.
Tipos de IT
Las instrucciones de trabajo garantizan que las tareas se realicen de forma correcta y coherente. Por lo tanto, son esenciales para garantizar la calidad y la eficiencia en diversas áreas y sectores. Esta variedad se presenta en los distintos tipos de TI.
A continuación, puede obtener más información sobre los principales tipos de instrucción de trabajo.
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Instrucción de trabajo operativo
- Detalla cómo realizar operaciones específicas para un área o función. Por ejemplo: operar máquinas, ensamblar productos o realizar actividades diarias.
- A menudo se basa en instrucciones paso a paso para realizar estas tareas operativas con precisión.
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Instrucciones de trabajo de seguridad
- Cuenta con lineamientos diseñados para garantizar que todas las personas realicen sus actividades de manera segura, minimizando los riesgos.
- Su elemento principal suele ser el equipo de protección individual (EPI), junto con la orientación sobre cómo usarlo y otras prácticas de seguridad en el lugar de trabajo.
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Instrucciones de trabajo de mantenimiento
- Aborda el mantenimiento preventivo de problemas/accidentes. Los pasos incluyen formas de realizar el mantenimiento regular de los equipos y sistemas con el fin de evitar fallas y extender su vida útil.
- También puede incluir instrucciones para el mantenimiento correctivo, con procedimientos de reparación después de una falla o avería.
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Instrucción laboral de calidad
- Está vinculado al control de calidad. Esta IT enumera los estándares para la inspección y verificación de productos/servicios para garantizar el cumplimiento.
- En el proceso paso a paso, suele incluir procedimientos de muestreo para recoger y probar muestras que se analizarán teniendo en cuenta la calidad del producto.
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Instrucción de trabajo administrativo
- Aporta los procedimientos para la gestión y organización de documentos y otros registros.
- Es aconsejable incluir pautas para hacer frente a las tareas administrativas en una variedad de áreas, desde el servicio al cliente hasta el registro de la información de los empleados.
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Instrucción de trabajo de TI (tecnología de la información)
- Es una informática centrada en el mantenimiento de los sistemas de información. Por lo general, incluye procedimientos para administrar y mantener sistemas, como copias de seguridad y actualizaciones.
- Un punto de atención que ha ido ganando fuerza es la seguridad de la información. Por lo tanto, esta TI también puede incluir instrucciones para fortalecer la ciberseguridad frente a las amenazas.
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Formación e instrucción
- Esta informática está relacionada con los programas de formación y cualificación que pueda tener una empresa. Incluye pautas para la formación de nuevos empleados o la actualización de habilidades para aquellos que ya están en la empresa.
- Además, también engloba los métodos de evaluación del rendimiento de estas personas, así como la eficacia de la formación.
Más información: Cómo implementar la mejora continua en tu organización
¿Cuál es la diferencia entre POP e IT?
Aunque generalmente tienen estructuras similares, los TI y los SOP tienen funciones diferentes. En primer lugar, dentro de la documentación del sistema de gestión de la calidad, la jerarquía entre estos documentos es diferente. A continuación se muestra un ejemplo de una estructura de niveles:
- Nivel 1 = Manual de Aseguramiento de la Calidad: Punto de partida para metas, objetivos y responsabilidad.
- Nivel 2 = Procedimientos (SOPs): Interacción entre departamentos/unidades de negocio en términos de entradas/salidas.
- Nivel 3 = Instrucciones de Trabajo (IT): Documentos que definen cómo se logran los objetivos de trabajo.
- Nivel 4 = Registros: Evidencia de cumplimiento.
Por lo tanto, las TI se encuentran en un nivel inferior a los Procedimientos y la distinción entre estos documentos se hace por su uso y su detalle. Mientras que el primero se aplica a las actividades operativas y aporta una gran cantidad de detalles, los SOP se encargan de estandarizar los procesos de gestión, teniendo la característica de ser un estándar de sistema.
Ambos se pueden aplicar en todas las etapas del proceso y tienen como objetivo hacer que diferentes personas realicen la misma tarea de manera uniforme. En cuanto a la legislación, no hay diferencia entre los dos términos.
Cómo crear un SOP y TI
Independientemente del segmento de negocio, las empresas necesitan tener sus documentos y normas bien definidos. Esto permite que las tareas rutinarias se realicen de forma segura, de acuerdo con la normativa y de forma coherente, independientemente de quién sea el responsable de ellas.
Aunque no existe un documento oficial que oriente sobre cómo preparar estos registros, existen buenas prácticas que se pueden seguir para planificar un modelo de estandarización efectivo. Conócelos a continuación:
- Enumerar todas las actividades y procesos que se documentarán;
- Pida ayuda a los empleados que participan en ese proceso/actividad para preparar un documento que tenga una gran cantidad de detalles y que refleje la realidad;
- Ir a cumplir con el ejercicio de la actividad para tener la base más real posible;
- Asegúrese de que la audiencia utilizará los documentos para elegir la mejor forma de escritura;
- Siempre que sea posible, utilice tablas, diagramas de flujo, imágenes y fotos para ilustrar y facilitar la comprensión;
- Mantenga siempre los documentos actualizados y a los empleados capacitados en cada nueva revisión;
- Utilice referencias, especialmente en los POE, cuando corresponda;
- Verificar si existe algún procedimiento o instrucción que requiera la citación de cualquier información específica de las normas o la legislación;
- Cuando sea necesario, asociar procedimientos, procesos, instrucciones de trabajo y registros a lo largo del documento;
- Haga que los documentos sean fácilmente accesibles para el público que necesita acceder a ellos.
Conclusión
Ahora ya sabes qué es un Procedimiento Operativo Estándar y una Instrucción de Trabajo, así como sus beneficios y cómo preparar ambos documentos para mejorar la eficiencia de tu operación.
Pero puede ir más allá y tener aún más agilidad y seguridad en la gestión de documentos y el cumplimiento: solo tiene que utilizar la herramienta adecuada.
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