¿Qué es BPM y cómo definirlo en una frase? Aunque puedan existir varias definiciones, usted probablemente encontrará un punto en común entre ellas: el BPM ayuda a las organizaciones a hacer mejor su trabajo.

¿Qué es BPM?

El BPM (Business Process Management) puede ser definido como una estrategia para administrar y mejorar el desempeño de un negocio por medio de la optimización continua de procesos de negocios en un ciclo cerrado de modelaje, ejecución, medición y mejora. Las actividades de BPM abarcan la concepción y el descubrimiento por medio de la implantación y de la gestión de la ejecución de procesos de negocios dentro de una estructura de gobernanza apropiada.

¿Qué es un proceso de negocio?

Un proceso de negocio es un conjunto de actividades vinculadas realizadas por personas y sistemas que proveen algún valor de negocios para clientes internos o externos.

Etapa 1 – Modelaje del proceso de negocio

En esta etapa ocurre el modelaje del proceso, o sea, una descripción de forma visual de la secuencia de actividades, sus flujos y sus responsables. Normalmente se utiliza una notación estándar para la elaboración de este diagrama, la más utilizada es la BPMN (Business Process Management Notation).

VAMOS A VER UN EJEMPLO REAL:

Un proceso de pedido de compra de material o servicio, presente en la mayoría de las organizaciones, es un ejemplo. Después de una solicitud hecha por cualquier funcionario, el proceso pasa por el analista de compras para verificación de presupuestos anteriores o stock existente, entonces sigue para la aprobación de la gerencia, pudiendo ser desdoblado en subprocesos de autorización y de compras propiamente dicho. Los principales responsables, reglas y secuencia de actividades son representados visualmente.

Proceso de compra BPMN

¡Tenemos la primera versión de un proceso de compras! A través de un diagrama conseguimos entender de forma más clara el proceso y también someterlo a cuestionamientos. ¿El modelo está apropiado? ¿Existen puntos de sobrecarga (cuellos de botella)? ¿Todas las áreas relevantes están incluidas en el proceso?

Etapa 2 – Automación del proceso

Un proceso debidamente diagramado tiene su valor. Pero, ¿y ahora? Para dar el próximo paso el uso de la tecnología es fundamental. Los conceptos del BPM están arraigados al soporte tecnológico. Se trata de traducir el proceso modelado en algo que pueda ser ejecutado.

En nuestro ejemplo, si un pedido de compra fuere mayor a $1.000,00 el proceso exige una aprobación de la gerencia. Un sistema de BPM va a interpretar esta regla y direccionar la actividad para el aprobador. El responsable por la actividad recibe sus tareas en su bandeja de entrada. Él puede entonces dar secuencia o retornar/reprobar determinada tarea, sin preocuparse con las reglas de negocio, que están siendo conducidas por el sistema.

La complejidad de la automación también precisa considerar el volumen de ejecuciones. O sea, de instancias de un proceso, que ocurren la mayoría de las veces simultáneamente. Eso podría ser una dificultad para una gestión manual o individualizada, pero es una tarea simple para un sistema de BPM.

Y otro punto importante dentro de esta etapa de automación son las integraciones. Sabemos que informaciones importantes pueden estar distribuidas en otras fuentes y sistemas dentro de la organización. Informaciones que pueden ser fundamentales para las reglas de negocio de los procesos modelados. Es importante tener fácil acceso a estas informaciones, independiente de la tecnología a ser utilizada para eso.

Etapa 3 – Medición y análisis del proceso

Después de haber automatizado un proceso con un sistema, usted precisa identificar sus principales indicadores de desempeño (KPI), por ejemplo:

  • ¿Cuántos pedidos de compra existen en cada etapa?
  • ¿Cuál es el tiempo promedio para finalización de la compra?
  • ¿Cuál es el tiempo promedio para aprobación de un pedido de compra?
  • ¿Cuál es la carga de trabajo de cada persona? ¿Existe alguna sobrecarga?

Medir y analizar los procesos es un paso fundamental para el BPM. De esta forma, usted puede saber con certeza qué tan bien cada proceso está funcionando y en dónde están los problemas. Como resultado, usted sabe en donde usar mejor sus recursos, tiempo y dinero.

Etapa 4 – Mejora y perfeccionamiento

Los números nos ayudan a detectar oportunidades de mejora. Pero ellos sólo serán útiles mismo si estas mejoras fueren realmente implementadas. Ajustes en las cargas de trabajo, redistribución de recursos y eliminación de actividades que no agregan valor son ejemplos de mejoras que pueden ser implementadas para mejorar el desempeño de un proceso.

Esas alteraciones precisan ser dinámicas, pero no sin control. El concepto de revisión es un gran aliado en ese proceso. Las alteraciones son realizadas y documentadas, y la nueva revisión sólo pasa a entrar en vigor después de aprobadas y homologadas. Mientras eso los usuarios están visualizando y ejecutando la versión vigente. En ningún momento el proceso queda indisponible.

Resumen

ENTONCES, ¿QUÉ ES EL BPM? ES UNA DISCIPLINA (METODOLOGÍAS + TECNOLOGÍAS) PARA AUTOMATIZAR Y MEJORAR LOS PROCESOS DE NEGOCIOS QUE SUSTENTAN SUS OPERACIONES.

Vimos que simplemente no es posible crecer administrando sus procesos manualmente. Herramientas como el e-mail u hojas de cálculo de Excel son soluciones temporarias. Las hojas de cálculo de Excel se vuelven no administrables con el aumento del volumen. Algo semejante sucede con los e-mails. Consiguientemente, usted precisa una herramienta apropiada para administrarlos.

Todos los procesos pueden ser mejorados y perfeccionados, y el BPM es su principal aliado en esa jornada. Lo invito a usted a conocer SoftExpert BPM, una solución que facilita y orienta el modelaje, automación, análisis y revisión de sus procesos, además de ofrecer innumerables beneficios.

Conozca SoftExpert BPM

Tobias Schroeder

Autor

Tobias Schroeder

MBA en Gestión Estratégica en la UFPR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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