La automación robótica de procesos mejora las rutinas de cualquier empresa, naturalmente elimina ineficiencias y riesgos a lo largo del tiempo. Este tipo de automación absorbe actividades que no precisan toma de decisión humana. Son situaciones que pueden ser resueltas por medio de actividades simples y directas con base en reglas de negocios. La automación puede disparar respuestas automáticas, distribuir informaciones, colocar datos en sistemas de una manera precisa, sin fallas o errores. ¿Eso parece bueno o no? Entonces vamos a profundizarnos y entender más sobre la automación robótica de procesos (RPA – Robotic Process Automation) en escenarios corporativos.
En esta publicación, usted aprenderá sobre:
- ¿Qué es la automación robótica de procesos realmente?
- ¿Cómo la automación robótica de procesos funciona?
- ¿Qué puede hacer la automación robótica?
- Eliminando ineficiencias con RPA
- ¿Cuándo usar la automación robótica?
- Cómo crear estrategias de automación
- Automación de procesos de auditoría
¿Qué es la Automación Robótica de Procesos realmente?
Automación Robótica es un término usado para describir softwares automatizados que ejecutan actividades “digitales”. El mismo asume tareas repetitivas con base en reglas de negocio, para que las personas puedan concentrarse en las tomas de decisiones. También puede colectar datos de varias fuentes como sitios web y aplicaciones para completar o iniciar otros softwares y sistemas.
¿Cómo la Automación Robótica de Procesos funciona?
La automación no es un robot físico de verdad, sino un software que accede a datos de sistemas de información. El mismo puede integrar aplicaciones, transferir datos, conectar bancos de datos o acceder a servicios de la Web durante su procesamiento. Básicamente, el RPA automatiza interacciones digitales repetitivas, como un humano haciendo clic y digitando en un software, entonces puede abrir anexos de e-mails, completar formularios electrónicos, registrar datos y otras tareas aburridas que no precisan juicio o pensamiento.
¿Qué puede hacer la automación robótica?
Eso va a depender de las prácticas de mercado y rutinas de su empresa, pero generalmente, los tópicos a continuación son usados por ese tipo de automación:
- Estructurar Datos
- Capturar contenido
- Enviar y recibir e-mails
- Ejecutar tareas repetitivas
- Navegar en sistemas de la Web
- Integrar sistemas diferentes
- Facilitar los procesos de auditoría
- Proveer datos para diversos softwares
Eliminando ineficiencias con RPA
Es importante observar que esos recursos de automación están simplificando las tareas manuales humanas. Así, si un proceso ya es ineficiente, la automación solamente lo volverá automático. Por lo tanto, la verdadera ineficiencia está en las actividades de los procesos y en cómo ellas son estructuradas para proveer valor agregado al sistema. Aquí están algunos casos en que la automación puede beneficiar a su negocio;
Integración entre sistemas legados: es difícil cambiar los sistemas antiguos como de procesamiento de cobros, por ejemplo. En esta situación, las automaciones pueden ser usadas para crear capas de interacciones entre ambientes antiguos y nuevos.
Experiencia del cliente: los chatbots, por ejemplo, pueden facilitar las primeras etapas de la atención al cliente, capturando datos básicos para atribuírselos al equipo apropiado..
Control y evaluación de conformidad: las reglas de negocios son fundamentales para mantener la calidad en los sistemas. La automación garantiza conformidad de forma consistente en todas las actividades, reduciendo los riesgos causados por la desatención de las personas.
Recursos de gobernanza: la monitorización constante del sistema puede informar a los gerentes y coordinadores con antecedencia sobre desvíos de resultados, para facilitar el inicio de planes de acción correctivos.
Aunque la automación robótica de procesos tenga sus limitaciones, es innegable que desempeñan un papel crucial en la reducción de ineficiencias. Después de entender en dónde están las automaciones de su empresa, evalúe los datos colectados para obtener informaciones sobre fallas o riesgos que van a migrar para otros locales.
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¿Cuándo usar la automación robótica?
El RPA es usado con más frecuencia para personalizar la experiencia del usuario o de los consumidores, y asumir el control de tareas recurrentes y simples. Cuando una empresa llega a un determinado nivel de servicio, comienza a administrar un flujo excesivo de datos. Eso significa que los equipos están siendo sobrecargados de pequeñas tareas. Por lo tanto, cuando usted note esos problemas, es hora de comenzar a buscar una solución que se encarga de la gestión de los procesos de negocio mediante automatizaciones.
Sin embargo, algunos procesos pueden precisar intervención humana para la toma de decisión, el raciocinio y el juicio. Evalúe los procesos de negocio que tienen más impacto en sus costos y los que más interactúan con los consumidores. A continuación, evalúe los momentos en que un ser humano precisa intervenir para pensar y tomar decisiones importantes. De esa forma, usted sólo puede optimizar el RPA en locales más propensos a decisiones y respuestas más detalladas.
¿Cómo crear estrategias de automación?
Crear reglas de negocios es una cosa, pero automatizar sistemas es un desafío que está en constante cambio. En ciertos departamentos una automación puede funcionar, pero en otros no. Pero entonces, ¿cómo podemos crear estrategias que administren automaciones por toda la empresa? Primero, usted debe entender cómo el RPA afecta los niveles de la organización:
Después de mapear los tópicos en los diversos niveles de la corporación, evalúe las prioridades de automaciones, converse con los gerentes sobre los problemas que naturalmente afectan e influencian la relación entre las rutinas. Detalle los riesgos e incertezas para después englobarlos en los proyectos de mejora. Muestre el escenario actual de las rutinas y compare un escenario posible utilizando el RPA y establezca los indicadores de los niveles descritos arriba. Alinee las expectativas de las partes interesadas y comunique siempre que nuevas mejoras sean implantadas.
Automación de procesos de auditoría
La auditoría corporativa ha sido un tópico importante en los últimos años con el crecimiento del mercado digital. Las empresas están teniendo que incorporar nuevas tecnologías en sus procesos para mantenerse competitivas. Infelizmente, estos cambios crean nuevas evaluaciones de auditorías que precisan ser atribuidas a los auditores. Pero hasta un cierto punto, es posible escalar tareas para un RPA, para que evalúe por medio de controles e informe sobre situaciones que impactan en normas y leyes específicas.
Esas tareas de verificación generalmente consumen mucho tiempo de las personas. Por lo tanto, ejecutar esas cuestiones con automaciones es una óptima solución. Las reglas de negocios son la principal vía que lleva esas automaciones a un camino seguro de auditoría. Para mejorar aún más la eficiencia y eficacia de las prácticas de auditoría, las empresas precisan repensar su evaluación utilizando micro automaciones en sus departamentos como:
Colecta de informaciones: buscando y capturando datos para la inicialización de procesos más complejos de toma de decisión.
Estandarización de contenido: certificando que las informaciones colocadas en los procesos son válidas y están en conformidad con los estándares de la empresa.
Limpieza de datos: buscando automáticamente en las bases de datos para identificar y limpiar registros con errores y fallas.
Verificación de informaciones: validando, en la fase de colecta, los campos y registros, conforme a la estandarización de contenido.
Conclusión
La automación aún no puede ejecutar juicio profesional. Así, actualmente sirve para absorber actividades repetitivas y demoradas basadas en reglas. La mentalidad principal es usar estos recursos tecnológicos para retirar la carga de trabajo de personas y mejorar su experiencia y el conocimiento del negocio. Por lo tanto, para maximizar esos beneficios, es crucial, no sólo implementar la automación en determinadas tareas, sino también coordinar las evoluciones de las actividades en modelos automatizados de negocio, en donde las personas pueden tener más tiempo para obtener insights para mejorar aún más los sistemas.
