Cómo el software de gestión de archivos puede ir más allá del simple almacenamiento de elementos

El software de gestión de archivos le permite almacenar documentos, realizar un seguimiento de las versiones y los registros de auditoría con trazabilidad, y gestionar los permisos configurables por usuario. Con todo esto, es posible no solo almacenar artículos, sino también actuar de forma colaborativa en tiempo real con acceso seguro entre diferentes sectores de una empresa.

En un escenario en el que se espera que las empresas generen más de 175 zettabytes de datos para finales de 2025 y se crean casi 403 millones de terabytes al día, confiar solo en el “almacenamiento básico” no es suficiente. Las empresas que quieren tener éxito en la transformación digital necesitan un sistema para organizar los archivos de forma fácil y rápida, y que ofrezca tecnología, seguridad, colaboración y gobernanza de extremo a extremo. 

En este artículo, comprenderá cómo ir más allá del simple almacenamiento de archivos y aprovechar todo el potencial de este tipo de solución, incluida la creación de archivos de texto de forma nativa en la solución. 

¿Qué es el software de gestión de archivos? 

El software de gestión de archivos es una herramienta que va más allá del almacenamiento de documentos: organiza, clasifica y facilita el acceso a cualquier contenido. A diferencia de un sistema ECM (Enterprise Content Management)  o una unidad en la nube, esta solución se centra en la eficiencia del uso diario, la escalabilidad y la experiencia del usuario.

La característica más general de una solución de este tipo es la centralización en el almacenamiento de archivos. Elimina la dispersión de artículos en múltiples sistemas, cuentas, máquinas, etc. al centralizar el almacenamiento en un solo lugar. Esto simplifica el acceso a la información, facilita la creación de nuevos archivos, refuerza la seguridad y garantiza el cumplimiento de diversas regulaciones. 

De esta manera, un sistema de archivo de documentos satisface las demandas de diversos sectores y empresas de diversos tamaños, incluso en mercados con altas regulaciones de cumplimiento y Gestión de la Calidad. 

Sin embargo, esta herramienta no tiene por qué ser sólo una gran base de datos de archivos. Realmente puede facilitar el día a día de los equipos, fomentar la seguridad y la trazabilidad de los archivos, e incluso permitirle no solo administrar, sino crear elementos dentro de la propia herramienta. 

Estas son algunas de las características que ofrecen los mejores softwares de gestión de archivos, como Drive de SoftExpert Suite. 

Características que van más allá del almacenamiento 

Para ir más allá de lo básico, su herramienta de administración de archivos empresariales debe permitirle realizar un seguimiento de las versiones y las auditorías, emitir alertas en tiempo real, administrar la seguridad y el acceso en todas las capas, y más. 

• Control de versiones e historial de auditorías. Este tipo de funcionalidad le permite ver quién cambió qué y cuándo. Dicha trazabilidad es esencial para la gestión documental en sectores altamente regulados, por ejemplo. Esto también aumenta las posibilidades de éxito en las auditorías de calidad (ya sean internas o externas). 

• Seguridad y permisos finos. Con este cuidado, es posible definir el acceso por usuario o grupo, asegurando el cumplimiento de normas como ISO y LGPD, por ejemplo. También es imprescindible tener la función de volver a hacer privado un archivo, como en SoftExpert Drive. 

• Crear documentos de texto. ¿Por qué perder el tiempo creando un documento de texto en un editor, guardarlo todo y luego enviar el archivo al almacenamiento a través de otra aplicación? En SoftExpert Drive, por ejemplo, todo esto es más fácil: puede crear y editar documentos de texto con funciones de formato avanzadas, corrección automática de texto y ahorro en tiempo real dentro del propio drive. 

• Copie y mueva elementos entre carpetas. Para facilitar el trabajo colaborativo, es fundamental que tu sistema de archivo de documentos te permita copiar registros con un solo clic, así como mover archivos entre carpetas fácilmente. 

• Flujos de aprobación. Al tener funciones que le permiten conectar la unidad a las herramientas de flujo de trabajo, puede acelerar las revisiones de documentos críticos, reduciendo los cuellos de botella. 

• Notificaciones inteligentes. Reciba alertas automáticas sobre acciones realizadas que requieren atención, como el uso compartido de archivos, la creación de nuevos registros o eliminaciones evita errores y olvidos en actividades importantes. 

• Integraciones: Es fundamental conectar su software de gestión de archivos al ERP, CRM, correo electrónico y calendarios para orquestar los procesos de principio a fin. Lo ideal es tener una única solución para estas – y muchas otras aplicaciones, como es el caso de SoftExpert Suite. 

• Cumplimiento de normas: Especialmente para las empresas que operan en sectores altamente regulados, es fundamental que la plataforma de gestión de documentos y archivos cumpla con normas como ISO 9001, ISO 27001, RFC y RGPD. 

• Registros de auditoría: la unidad debe almacenar informes relacionados con los procesos de auditoría, lo que le permite ver información como el historial de acceso, descarga y edición de cada elemento. 

• Plataformas web, de escritorio y móviles: Es fundamental utilizar un sistema que funcione en la nube, permitiendo así un acceso rápido y seguro desde cualquier lugar y en cualquier tipo de dispositivo. 

Las funcionalidades de creación de archivos directamente en su Drive, realización de copias de registros, movimiento de archivos entre carpetas y solicitud de acceso a registros son nuevas en la versión 2.2.4 de SoftExpert Drive. 

¿Cómo elegir el mejor sistema para archivar documentos en 5 pasos? 

La selección de la solución ideal va mucho más allá de evaluar el precio o la marca. Es necesario entender primero el contexto de su empresa, la naturaleza del mercado en el que opera y las posibilidades -y necesidades- que ofrece la operación. 

Por lo tanto, no existe una fórmula mágica, todo depende de entender qué es lo que se busca y qué sistemas ofrecen las soluciones adecuadas. 

La buena noticia para facilitar esta búsqueda es que hay algunos criterios esenciales que ayudan a guiar tu camino hacia el software de gestión de archivos ideal. Conozca a continuación cinco pasos que debe tener en cuenta en esta investigación. 

1. Evalúe la seguridad y el cumplimiento 

• Prioriza aquellas soluciones que cuenten con herramientas para proteger la información sensible, tanto de tu empresa como de tus clientes/proveedores. 

• Confíe en formularios de control de acceso granulares. Es decir, que puede conceder (y revocar) permisos de acceso a cada elemento individualmente si es necesario. Esto le permite controlar quién accede, edita o comparte cada archivo. 

• Utilice únicamente herramientas que cumplan con los principales estándares y regulaciones del mercado, como LGPD, ISO 27001, así como con los requisitos de los organismos reguladores. 

2. Probar la facilidad de uso y adopción 

• Evalúe si el sistema de gestión de documentos y archivos ofrece una interfaz intuitiva, con menús claros y una navegación sencilla. Además de reducir el tiempo de implementación y capacitación, esto también ofrecerá una experiencia de usuario más fluida y agradable para los empleados. 

• Asegúrese de que el uso móvil y de escritorio sea compatible. Esto garantiza que los usuarios puedan acceder a la herramienta y colaborar desde cualquier lugar y con los dispositivos más pertinentes en diferentes momentos/usos. 

3. Comprender las automatizaciones y las integraciones de flujos de trabajo 

• Vea cómo funciona para crear flujos de aprobación personalizados que se adapten a procesos internos específicos. Incluso si la herramienta no tiene esto de forma nativa, es importante que se conecte a otras aplicaciones que lo hagan (como las herramientas de flujo de trabajo, por ejemplo). 

• Investiga para recibir notificaciones y alertas proactivas, ya sea por correo electrónico o dentro de la propia plataforma, cuando se realicen determinadas acciones. 

4. Evaluar la escalabilidad 

• Analice la capacidad de la solución para crecer a medida que crecen su base de documentos y sus usuarios, sin pérdida de velocidad, estabilidad o seguridad. 

5. Apoyo, capacitación y comunidad 

• Comprenda cómo es la documentación de soporte y ayuda al cliente y el uso del sistema. De esta manera, tiene la tranquilidad de que recibirá ayuda calificada cuando la necesite y aun así acelerará la curva de aprendizaje de uso. 

• Priorizar a aquellos proveedores que cuenten con certificados de calidad reconocidos por los principales players del mercado, como los sellos ISO/IEC 27001 y AWS Qualified Software. 

¿Cómo implementar un software de gestión de archivos? Paso a paso 

Implementar un sistema de gestión de archivos de forma estructurada es tan importante como elegir la solución adecuada. Siguiendo los siguientes pasos, tu organización estará preparada para extraer todo el valor de este tipo de herramientas, transformando los procesos manuales en operaciones automatizadas que estén alineadas con los objetivos de negocio de tu empresa 

1. Planificación y recopilación de requisitos 

• Asignación de procesos: identifique cómo se crean, revisan y archivan actualmente los archivos en su organización. 

• Establecimiento de metas: Establezca objetivos claros que desee lograr con el uso de software de gestión de archivos y documentos (por ejemplo, reducir el tiempo de búsqueda, eliminar la repetición de trabajos, cumplir con los SLA de cumplimiento). 

• Participación de las partes interesadas: Reúna a los equipos de TI, cumplimiento, calidad y otros equipos que considere relevantes para validar la información señalada hasta el momento, así como las expectativas y los flujos de trabajo. 

2. Configuración, personalización e integración 

• Estructura de metadatos: configura campos de retención, taxonomías y políticas alineadas a tu gobernanza documental y según la solución contratada. 

• Modelado del flujo de trabajo: la aprobación, la revisión y los flujos de lanzamiento del diseño directamente en la herramienta, aprovechando las plantillas listas para usar cuando sea posible. 

• Integraciones nativas: Conecte el software a ERP, CRM, correo electrónico y otras plataformas críticas para que los datos y las notificaciones fluyan sin fricciones. 

3. Piloto y pruebas 

• Selección de un grupo pequeño: elija un departamento o proyecto piloto para validar todo el proceso creado hasta el momento y ayudar a identificar los ajustes. 

• Ejecución de pruebas: realice pruebas exhaustivas sobre control de versiones, políticas de acceso y copias de seguridad, simulando escenarios de uso reales, fallos e incluso no conformidades. 

• Comentarios continuos: recopila sugerencias de los usuarios ciclistas, ajusta la configuración y realiza una nueva ronda de validaciones (y ajustes si es necesario) antes de la implementación completa. 

4. Formación y gestión del cambio 

• Sesiones prácticas: Organice talleres prácticos para demostrar cómo funciona la herramienta y todas las características (y beneficios) que ofrece. 

• Guía rápida y vídeos tutoriales: si es posible, elabore materiales breves y directos para reforzar las buenas prácticas y acelerar la curva de aprendizaje, o utilice los que le facilite el proveedor del software. 

• Campaña de comunicación interna: Publique los beneficios, los hitos de adopción y los casos de uso internos de la aplicación para involucrar a todos los equipos en la adopción del software. 

5. Implementación escalonada y gobernanza continua 

• Implementación por fases: Expandir gradualmente el uso de la solución a nuevas áreas, asegurando un soporte dedicado y una resolución rápida de consultas. 

• Comité de Gobernanza: Crear un equipo responsable de evaluar y actualizar las políticas de acceso, con revisiones periódicas de los metadatos y flujos de trabajo. 

• Métricas y mejoras: supervise los KPI, como el tiempo medio de búsqueda, el número de reseñas y las tasas de aprobación. Buscar identificar cuellos de botella y promover mejoras constantes. 

6. Soporte y evolución 

• SLA y soporte técnico: aseguran un canal ágil para la resolución de incidencias y consultas, con tiempos de respuesta claros. 

• Hoja de ruta de actualización: siga las nuevas versiones y módulos que añaden funcionalidad al sistema. 

Conclusión 

En un panorama empresarial cada vez más basado en datos, el software de gestión de archivos ya no es solo un repositorio para convertirse en el corazón de la gobernanza de documentos y la colaboración inteligente. Al adoptar una solución capaz de agilizar las actividades, garantizar el cumplimiento y fortalecer la seguridad digital, su empresa: 

• Reduce los costos operativos al evitar la repetición de trabajos y eliminar las versiones duplicadas; 

• Fortalece la seguridad y el cumplimiento, cumpliendo con estándares como LGPD, ISO 27001 y normas regulatorias en su sector; 

• Acelera la toma de decisiones, con acceso rápido a información confiable e informes en tiempo real; 

• Potencia la colaboración, permitiendo a los equipos trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, sin perder la trazabilidad de los cambios. 

La implementación estructurada de este tipo de herramientas asegura que el cambio sea efectivo y dé cabida a mejoras constantes. Cuando los procesos manuales se automatizan y los documentos aislados se convierten en activos estratégicos, el impacto en la productividad y la calidad de las entregas es evidente. 

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