Organizar reuniones corporativas abarca muchos factores tales como definición de fechas, asignación de los participantes y definición de los tópicos que serán abordados (acta digital).
Ya sea para tratar asuntos relacionados a clientes, proyectos o cambio de procesos, las reuniones empresariales forman parte del día a día de las organizaciones. Pero… ¿Quién nunca salió de una reunión con la sensación de que faltó un final?
La realidad es que, sin una solución para ayudar en la gestión de reuniones corporativas, se gasta mucho tiempo discutiendo y muchas veces nada es decidido. El tiempo mal aprovechado, puede acabar impactando en otros procesos de la empresa.
Si su empresa busca administrar reuniones con más facilidad y control, quédese por aquí, pues en esta publicación abordaremos una nueva herramienta de la plataforma SoftExpert Suite que va a hacer con que la organización de las reuniones corporativas sea más simple y eficiente.
¿Qué es SoftExpert Reunión?
SoftExpert Reunión es un software para planificar, coordinar y controlar la realización de reuniones. La herramienta cuenta con recursos para optimizar tareas como definición de los tópicos que serán abordados, que separan los temas discutidos por duración y responsables, decisiones tomadas para que cada participante pueda incluir y validar las informaciones discutidas, documentos relacionados permitiendo la inserción de diversos formatos (pdf, csv, doc y etc.), desdoblamiento de las decisiones de la reunión en planes de acción, control de horas de los colaboradores, entre otros.
¿Cómo funciona SoftExpert Reunión?
SoftExpert Reunión forma parte de SoftExpert Suite, una plataforma para la excelencia en la gestión, mejora de procesos y conformidad reglamentaria. El nuevo componente puede ser integrado a otros componentes de la solución. De esa forma es posible organizar reuniones beneficiándose de las automatizaciones disponibles en SoftExpert Suite, tales como alertas, notificaciones por e-mail, conocimiento de publicaciones y creaciones de paneles de acompañamiento, etc.
Funciona como un Calendario Global abarcando a todos los departamentos, equipos, gestores y colaboradores de la organización. De esa forma las actividades, responsabilidades y tareas quedan centralizadas en un único local.
Además, usted puede vincular proyectos para realizar el control de las horas trabajadas por los colaboradores.
¿Cuáles son las ventajas de SoftExpert Reunión?
Una de las grandes ventajas es que la herramienta ayuda a conducir las reuniones de manera enfocada. En SoftExpert Reunión los gestores pueden planificar los temas que precisan ser tratados y además estipular su duración. Luego, mientras la reunión está en marcha, los responsables pueden incluir las decisiones tomadas e interrumpir la reunión con pausas programadas. En este proceso pueden ser adjuntados documentos y archivos, garantizando la seguridad de las informaciones en donde solamente los participantes pueden visualizar las informaciones.
Otra gran ventaja es que las decisiones de la reunión pueden ser transformadas en planes de acción inteligentes. Para cada acción es posible definir un plazo y un responsable. Al finalizar, los participantes reciben notificaciones y alertas para que verifiquen las decisiones tomadas y firmen digitalmente la reunión.
El sistema también encamina las tareas, para que los responsables por el plan de acción puedan ejecutarlas.
