Capturar, centralizar, guardar e compartilhar informações são os maiores desafios no gerenciamento de documentos. Com o enorme fluxo de dados de várias interfaces por diferentes produtores e consumidores, as empresas se sentem desesperadas ao processar o conteúdo.

Para superar esse desafio, nos agrupamos soluções simples para esta questão enfrentada pela maioria das organizações. Nós sugerimos que você a explore e aplique quando necessário, de acordo com a cultura a maturidade da sua empresa.

Olhando para uma perspectiva escalável e de baixo custo, o serviço de “nuvem” é a melhor opção para lidar com múltiplas tecnologias e infraestruturas. Entender como gerenciar operações transacionais na nuvem geram novas oportunidades. No entanto, quando a informação é mais complexa e estratégica, é bom mantê-la mais segura e com controles mais rígidos. Para ajudar você a descobrir essas oportunidades, vamos explorar estes 5 conceitos:

Neste artigo você aprenderá sobre:

  • Categorizar e separar as decisões
  • Insights sobre clientes no momento certo
  • Compatibilizar a guarda de documentos
  • Backup da guarda de documentos
  • Automatizar a guarda de documentos

Categorizar e separar decisões

A tomada de decisão é uma atividade assustadora e fica pior quando os dados são despejados sobre os gerentes. Quando as informações não estão conectadas ou com um conjunto de especificações recuperadas de diversas fontes de armazenamento.

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O problema real é rastrear e organizar informações, desvendando as relações entre planejamento, mercado e atividades futuras. Comece classificando os dados de tomada de decisão em silos de armazenamento de arquivos e conecte-os a uma estrutura relacionada aos valores e objetivos da empresa. Desta forma, estratégias serão claramente separadas e vistas, iluminando possíveis melhorias.

É crucial separar a estrutura de decisões e fatos, para mostrar momentos diferentes da estratégia de negócios. Além disso, revise e compartilhe esses conceitos com as partes interessadas para reduzir as incertezas e motivar a produtividade.

Insights sobre o cliente no momento certo

Conteúdos relacionados aos clientes surgem e desaparecem a cada momento através de diferentes interfaces e plataformas. É muito complicado identificar informações relevantes para a guarda de documentos. Capturar informações através de múltiplos canais e atender à demanda de maneira proativa, necessita a prontidão de uma autoridade independente. Este profissional deve estar atento aos valores, processos e práticas adotados pela organização ou pelo menos saber como encontrá-los rapidamente.

Sabendo que a rastreabilidade está presente para apoiar a guarda de documentos da empresa, as equipes devem estar livres para atuar de forma independente em sem gargalos de aprovações. Isso significa que a responsabilidade é compartilhada e melhorada diariamente, juntamente com a ética e os objetivos desejados pela empresa.

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Gerentes eficazes estão alinhados com os princípios de qualidade, garantindo que o armazenamento estratégico de documentos seja gerenciado pelas partes interessadas. Dessa forma, a prioridade de guarda de documentos é compreendida de cima para baixo.

Ineficiências podem acontecer de vez em quando, mas com um bom processo de guarda de documentos para capturar, classificar e notificar sobre informações estratégicas dos clientes, os gerentes podem fazer ajustes o mais rápido possível sem prejudicar a satisfação e a lealdade dos clientes.

Compatibilidade da guarda de documentos

A retenção da guarda de documentos é usada principalmente para cumprir as regulamentações e políticas exigidas pelos mercados e organizações. Armazenar documentos e dados quase que eternamente é um problema com o qual toda grande empresa precisa lidar.

Estratégias híbridas ou múltiplas de armazenamento dão mais segurança às empresas. Independente da sua infraestrutura estar desatualizada ou a estrutura de dados ser limitada, os gerentes querem ter certeza do próximo passo. Migrar para uma tecnologia de armazenamento mais flexível facilitará o redesign do processo ou a realocação de dados e não limitará você em uma única solução.

A integração de dados é fundamental para conectar vários sistemas, permitindo a expansão sem adicionar complexidade, custos ou revisão. A compatibilidade e a interoperabilidade são a melhor aposta da organização, suportando as necessidades futuras dos negócios e dos clientes.

Back up da guarda de documentos

As decisões são tomadas com informações disponíveis naquele momento. O pior cenário é perder de vista dos dados e correr riscos e perdas desnecessárias.

Recursos tecnológicos para guarda de documentos que ajudam a consolidar dados em momentos cruciais é um investimento essencial. Desta forma, os gestores podem superar os obstáculos criados pela falta de acesso a evidências e fatos.

Quando o fluxo de informações se torna massivo, os dados devem ser alocados rapidamente dentro de uma sistema descentralizada, garantindo a redundância de informações. Dessa forma, os gerentes sempre terão a certeza da integridade dos dados. Mas, é claro, essas informações devem ser revisadas e aprovadas pelas partes interessadas para enfatizar a qualidade de conteúdo.

Automação da guarda de documentos

A guarda de documentos pode ser classificada em diferentes camadas, com base na rapidez e frequência com que o conteúdo é necessário. Quando a informação não é solicitada diariamente, é hora de considerar a mudança para um armazenamento de arquivo de baixo custo.

Algumas empresas adotam a automatização do ciclo de vida dos conteúdos para mover dados automaticamente entre essas camadas, o que reduz a carga de trabalho de gerenciamento e prioriza conteúdos importantes em relação a informações menos importantes.

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Eventualmente, solicitações de informação podem ocorrer em um ritmo mais lento e manual, mas considerando o custo envolvido neste tipo de armazenamento, este tipo de operação faz sentido.

Conclusão

Para garantir melhores resultados, conceitos modernos de guarda de documentos podem ser adotados para impactar tecnologias e operações. Criar uma agenda de revisões sobre melhorias é uma boa maneira de envolver as equipes na renovação da empresa. Os gerentes podem motivar seus funcionários a dar um passo à frente e sugerir inovação, não apenas sobre processos, mas relacionados a guarda de documentos e conceitos desatualizados que não são mais usados.

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Raphael Gonçalves Arias

Autor

Raphael Gonçalves Arias

Analista de Marketing de Produto da SoftExpert, Raphael Arias tem mais de 8 anos de experiência na indústria de TI. Atuou com consultoria e implantação de soluções SaaS em empresas do setor de logística e gerenciamento de riscos. É graduado em Sistemas de Informação e possui MBA em Marketing.

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