Toda empresa tem centenas de processos diários para que o fluxo de trabalho aconteça da melhor forma. Esses processos são realizados por várias pessoas distribuídas em etapas com diferentes entradas e saídas para cada momento. Esses indivíduos costumam não ser envolvidos na elaboração dos processos e suas etapas.

Se buscamos produtividade é necessário organizar nossas tarefas diárias para que não sejam feitas de qualquer maneira e se tornem um amontoado de atividades que ocupam o nosso tempo, mas não nos torna produtivos.

Para isso, não basta ter apenas força de vontade e disciplina, é preciso também ter alguns princípios de organização que irão te ajudar nesse processo.

Mas o que é um processo?

Um processo nada mais é que uma sequência de ações que, quando realizadas, levam a um determinado resultado. 

Para compreender melhor, imagine que você está acionando o seguro para reparar um automóvel pós batida. O processo passa desde o acionamento, vistoria, levantamento de documentos, orçamento, aprovação, reparo, notificação e quitação do serviço. 

Tem diversos envolvidos e o processo poderia ser automatizado notificando cada responsável conforme as etapas vão avançando. 

Provavelmente um acionamento de seguro seria menos traumático para o solicitante e com gestão a vista sobre possíveis gargalos para os gestores.  

Como você pode ver no processo, de um lado temos um objetivo e, do outro, as etapas necessárias para alcançá-lo.

O que é mapeamento de processos?

O Mapeamento de processos é uma técnica que as empresas utilizam para identificar e entender a sequência das atividades que compõem o fluxo de trabalho. Ele serve para mapear o passo a passo de operações como entradas, saídas e ações gerais.

Quando se fala em mapear processos, pensamos em diagramas, fluxogramas ou planilhas. Contudo, antes de se elaborar uma metodologia de mapeamento, é importante reunir os envolvidos nas atividades, para estabelecer as tarefas a serem realizadas e os prazos a serem cumpridos.

O mapeamento de processos serve para otimizar esses processos, visando sempre a sua melhoria contínua.

Quando a empresa possui atividades padronizadas, todos os colaboradores são cientes do que precisa ser feito e qual a importância de cada etapa no processo.

Um método que vale a pena conhecer para mapeamento de processos é o BPMN (Business Process Model and Notation, ou Modelo e Notação de Processos de Negócio), que talvez seja a metodologia de mapeamento de processo mais usada. Ela usa símbolos para criar uma representação gráfica do processo – ovais para o início/fim, retângulos para tarefas/etapas, diamantes para pontos de decisão e setas para marcar o fluxo de direção do processo.

O resultado final é dessa forma:

Como exemplo de mapeamento de processos, citamos a seguir um processo que utiliza a solução de BPM (Business Process Model) da SoftExpert Suite:

Reembolso de despesas

Neste processo estão envolvidos um solicitante, o departamento financeiro e o gestor da área do solicitante. Confira as etapas do processo:

1. O solicitante pede o reembolso de uma despesa;
2. A solicitação é enviada para análise do departamento financeiro;
3. Se aprovado, o reembolso é encaminhado para aprovação do gestor;
4. Caso seja negado, o processo é encerrado neste momento;
5. Quando aprovado pelo gestor, é realizado o pagamento da despesa;
6. O comprovante de pagamento é disponibilizado ao solicitante;
7. O processo é encerrado.

Há muitas vantagens em se utilizar o mapeamento de processos, dentre elas destaco:

• Otimização dos processos
• Padronização do trabalho
• Mais controle

A solução SoftExpert Suite permite que os usuários gerenciem todos os seus processos em uma única plataforma, garantindo eficiência e padrões sólidos de execução.

O que é modelagem de processos?

O caminho para padronizar os procedimentos da sua empresa é por meio da modelagem de processos. Ela é uma representação gráfica dos processos de uma organização. 

Com a modelagem dos processos é possível entender como funcionam as atividades e mostrar, de forma simples e prática, como o trabalho de uma empresa é realizado, ou deveria ser.

A modelagem de processos permite conhecer mais de perto os testes e resultados, o que ajuda na otimização dos processos da sua empresa porque facilita a visualização dos gargalos e pontos ineficientes que precisam ser resolvidos.

Em um processo de reparação de pintura automotiva a questão da contaminação toma muito tempo dos profissionais para corrigi-las por meio de polimentos, por exemplo. Isso pode ser eliminado com uma boa cabine, evitando retrabalhos e garantindo mais agilidade em todo o processo.

Um bom exemplo são as seguradoras. Quando estas empresas vão pagar pelos serviços realizados por uma mecânica, as pessoas desconsideram as horas empregadas com o polimento, pois o veem como um retrabalho.

Em poucas palavras, quando o polimento é necessário, considera-se que a pintura não foi boa. Enquanto isso, com uma cabine de pintura, é possível eliminar esse tipo de problema!

A modelagem de processos permite conhecer mais de perto os testes e resultados, o que ajuda na otimização dos processos da sua empresa porque facilita a visualização dos gargalos e pontos ineficientes que precisam ser resolvidos.

Qual o momento certo para padronizar processos na minha empresa?

Agora! 

Sim, provavelmente você pense: “É muito cedo para criar processos aqui”, ou “Nossa equipe é muito pequena, não precisamos de processos padronizados ainda”.

Acredite, o uso de planilhas e acompanhamentos por e-mail podem ameaçar a segurança e a qualidade das informações da sua empresa!

Vejamos o exemplo de planilhas:

Dados frágeis: Os dados que você mantém em uma planilha são muito frágeis. Podem acontecer diversas situações que farão você perder seus arquivos: um estagiário inexperiente que apaga o que ele achava que eram duplicados, um notebook que é roubado ou até mesmo um ex-colaborador que decide apagar todas sua base de informações.

Informações duplicadas ou desatualizadas: sempre que há versões diferentes da mesma planilha, de propriedade de pessoas diferentes, acontecem registros duplicados. Ainda que exista apenas uma planilha on-line na qual várias pessoas estão trabalhando ao mesmo tempo, o risco continua existindo;

Dados roubados: suas informações confidenciais precisam ser mantidas em um lugar mais seguro do que uma planilha pública. Qualquer um pode copiar os arquivos e é isso! Seus dados estratégicos e confidenciais podem ser facilmente compartilhados;

Retrabalho: As mesmas informações devem ser inseridas várias vezes em vários lugares. É muito tempo perdido com tarefas redundantes!

Mas se você está em fase de estruturação sem saber por onde começar, fique tranquilo que podemos lhe ajudar. A SoftExpert desenvolveu bases pré-configuradas que facilitam o mapeamento e a estruturação dos processos na sua empresa.

Você não precisa sair do zero. Temos soluções prontas com as quais ajudaremos você apenas a  parametrizar as peculiaridades do seu modelo de negócio como: etapas do processo, responsáveis em executar determinadas ações, layout e campos dos formulários, conforme exemplo abaixo. 

Dessa forma fica muito mais fácil, rápido e barato padronizar seus processos.

Deixe todo o risco no passado e centralize sua operação em uma única plataforma, que automatizará suas rotinas! E o melhor? A SoftExpert é 100% em nuvem, flexível , personalizável e sem custo de implementação.