Les changements constants qui se produisent sur le marché, soit en raison de la demande des consommateurs, soit de la nécessité de respecter de nouvelles obligations réglementaires, placent chaque jour les entreprises face à de nouveaux défis. Cela soulève également des questions sur la meilleure voie à suivre pour assurer la survie et la compétitivité.
Pour répondre à ces exigences, de nouveaux processus apparaissent ou finissent par devenir plus complexes. Cela entrave souvent la portée des résultats, car les changements se produisent sans se concentrer sur l’agilité et l’efficacité. L’optimisation des processus est la clé pour surmonter ces obstacles.
La source des problèmes
Les processus inefficaces ne sont pas toujours faciles à comprendre. Souvent, les gestionnaires et les autres parties concernées ne se rendent pas compte de ce qui cause le problème, ce qui entrave toute possibilité d’amélioration. Tout semble être en place, les gens se concentrent sur leur travail, mais au bout du compte, tout est superficiel. Le résultat qui compte vraiment n’arrive pas.
Un problème courant est que les employés hautement qualifiés consacrent une grande partie de leur temps à effectuer des activités insignifiantes. Dans cet article, le spécialiste des procédés, Gérard Bruno, explique qu’en moyenne, 80% des activités des processus n’ajoutent aucune valeur à l’entreprise.
Si vous êtes à la recherche d’une amélioration de la productivité, les conseils suivants sont utiles et peuvent aider à optimiser les processus et rendre votre entreprise plus efficace.
1. Éliminer les goulots d’étranglement
Les processus d’affaires sont généralement interconnectés (sous-traitant). Lorsque l’un d’eux ne fonctionne pas correctement, les activités étant terminées en dehors de la date limite prévue, cela provoque un effet boule de neige, ce qui nuit aux performances de l’ensemble de la chaîne. Ces goulots d’étranglement doivent être identifiés et corrigés afin que toutes les activités puissent avoir lieu comme prévu.
2. Investir dans la technologie
La technologie est un grand allié dans l’optimisation des processus. Une suite de gestion des processus d’affaires (BPMS), telle que SoftExpert BPM, vous aide à organiser et à mieux contrôler les flux de travail. Dans ce cas, les processus opérationnels sont repensés, éliminant les goulots d’étranglement et connectant les départements.
Une autre technologie qui a été largement utilisée en conjonction avec BPMS, sont les solutions rpa (Robotic Process Automation), qui vous permettent de configurer des robots pour effectuer des tâches quotidiennes, qui seraient normalement effectuées par un employé de l’entreprise, leurs évitant d’avoir à effectuer des tâches manuelles et répétitives.
En plus d’accroître la productivité, la technologie permet à l’organisation d’économiser temps et argent.
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3. Surveillez constamment
Les processus inefficaces ont un impact direct sur les revenus d’une entreprise, il est donc important de comprendre exactement le coût et le temps que chaque processus prend du début à la fin. Les employés impliqués dans le processus d’une entreprise au jour le jour sont une excellente source pour recueillir des commentaires, car ils connaissent déjà les problèmes et les goulets d’étranglement.
Un dernier conseil est de définir les indicateurs de processus. Avec le soutien de la technologie, vous pouvez savoir à quel point les processus sont efficaces, avec des données précises mises à jour en temps réel.
