La gestion des fournisseurs est le processus permettant de garantir que votre organisation tire le meilleur parti de la valeur qu’elle apporte à ces partenaires. Les fournisseurs constituent une partie essentielle des opérations de la plupart des entreprises, ce qui renforce l’importance d’avoir une relation fonctionnelle et efficace avec eux.
Pour y parvenir, il est important de capturer, stocker, mettre à jour et analyser toutes les données de vos fournisseurs en un seul endroit. Vous devez rassembler et disposer à tout moment des informations commerciales critiques et des certifications nécessaires pour faire affaire avec le fournisseur.
Il est courant que les chaînes d’approvisionnement contemporaines soient constituées d’écosystèmes vastes et complexes de fournisseurs et de partenaires commerciaux. Chacun d’eux apporte sa valeur au système en fournissant des biens et des services sur le marché.
Continuez à lire pour en savoir plus sur les avantages de la gestion des fournisseurs. Nous parlerons également de la manière de gérer cela de manière durable.
Avantages de la gestion des fournisseurs
Si votre organisation opère dans le domaine de la vente ou de la livraison de produits, votre succès dépend d’un travail efficace avec les fournisseurs. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez répondre aux attentes des clients en matière de qualité des produits et de délais de livraison.
Une bonne relation entre votre entreprise et ses fournisseurs est essentielle pour maintenir l’agilité et la résilience de votre supply chain. Par conséquent, découvrez ci-dessous quelques avantages d’une bonne gestion des fournisseurs :
- Agilité dans la chaîne d’approvisionnement. Vous pouvez réagir plus rapidement aux événements défavorables du marché, aux nouvelles demandes et aux nouvelles possibilités d’alliances stratégiques. Avec une bonne gestion des fournisseurs, votre entreprise identifie, qualifie et intègre plus rapidement de nouveaux fournisseurs.
- Économies financières. Votre organisation aura une plus grande efficacité, une meilleure productivité et parviendra même à réduire ses dépenses. Tout cela grâce à une plus grande connectivité et une collaboration fluide avec les fournisseurs.
- Réduction des risques. La gestion des fournisseurs vous permet d’atténuer les risques, notamment en temps de crise. Votre organisation peut y parvenir en éliminant les angles morts dans vos transactions et en permettant à plusieurs parties d’avoir une visibilité sur les informations, minimisant ainsi les conflits avec les fournisseurs.
- Efficacité. À mesure que la relation progresse et que la communication s’améliore, les fournisseurs comprendront mieux le fonctionnement de votre entreprise. Cela tend à réduire les retards dans la chaîne d’approvisionnement et à améliorer le flux opérationnel.
- Conformité. Chaque fournisseur doit remplir certains paramètres pour garantir qu’il répond aux exigences de ses partenaires. En disposant d’un système de gestion des fournisseurs, vous pouvez évaluer leur niveau de conformité et identifier les domaines à améliorer.
Comment gérer les fournisseurs
Dans les discussions sur la manière d’améliorer les performances opérationnelles ou la qualité des produits, il est courant de négliger un élément très important : la gestion des fournisseurs.
Les acheteurs identifient les bons fournisseurs sur le marché en tenant compte du coût, du service et de la qualité. Ensuite, ils signent des contrats de fourniture et c’est tout. Le défi réside désormais dans le domaine de la fabrication/production.
La gestion des fournisseurs ne peut se limiter à la seule étape des achats. L’équipe d’achat peut et doit être plus active tout au long du processus de production.
Une gestion active de vos fournisseurs peut apporter des résultats surprenants. C’est pourquoi nous vous proposons 9 étapes pour vous aider à gérer vos fournisseurs de manière durable pour votre entreprise.
1. Impliquer la direction
L’implication de la haute direction est la première et l’une des étapes les plus cruciales du processus. Cela signifie aligner les objectifs de performance des fournisseurs sur les objectifs d’entreprise du plan d’affaires.
Que ce soit pour réduire les coûts, développer de nouvelles technologies, explorer de nouveaux marchés ou optimiser la productivité, il est essentiel de présenter un plan initial convaincant à la direction. Avec l’implication de la haute direction, l’allocation des ressources a plus de chances d’être approuvée, garantissant ainsi la réalisation des objectifs.
2. Créer un système de mesure
Les opportunités les plus puissantes naissent d’une bonne communication entre les résultats attendus et obtenus. Lorsque les fournisseurs se rendent compte que vous les contactez quotidiennement, ils réagissent plus rapidement.
Améliorer les performances des fournisseurs à long terme nécessite un tableau de bord quotidien clair et facile à comprendre avec quelques indicateurs de performance clés (KPI). Au lieu de mesurer vingt aspects par jour, choisissez des domaines de base comme la livraison ou la qualité et affichez-les à tous les fournisseurs.
Les fournisseurs ont de nombreux clients à satisfaire, mais ceux qui communiquent leurs normes et les surveillent quotidiennement attireront toute votre attention. Avec ce système, vous êtes sur la bonne voie pour améliorer les performances de vos fournisseurs à long terme.
3. Définir et communiquer vos attentes aux fournisseurs
Il est recommandé de disposer de systèmes de mesure permanents avec des révisions annuelles. Ce tableau de bord doit couvrir des domaines critiques tels que la réactivité des fournisseurs, l’évaluation des services, la gestion des produits et le support commercial.
Le but est de dire exactement au fournisseur ce que vous souhaitez et ce qui vous satisfait. Il peut être plus efficace de développer des exigences uniques pour chaque fournisseur plutôt que d’utiliser des tableaux de bord génériques.
Même si elle demande plus de travail, cette option offre une efficacité bien plus grande à long terme. Les fournisseurs ont plus de mal à esquiver lorsque les objectifs sont personnalisés.
Votre tableau de bord fonctionnera comme un tableau de bord quotidien, complétant l’élément précédent et proposant des normes et des responsabilités claires pour les fournisseurs et les clients.
4. Analysez votre chaîne d’approvisionnement
Une bonne analyse se concentre sur les forces et les faiblesses connues, identifiant les changements organisationnels nécessaires pour combler les lacunes. Pour tirer le meilleur parti d’une analyse interne, elle doit être approfondie, sincère, honnête et réaliste.
Comparez votre organisation à d’autres entreprises et opérations similaires, en recherchant les domaines de complaisance et les opportunités d’amélioration. Pour une évaluation impartiale, envisagez une aide extérieure.
5. Mettre en œuvre une approche d’équipe
En adoptant un concept d’équipe, tous les domaines fonctionnels responsables de la performance des fournisseurs sont regroupés dans une structure de travail matricielle. Généralement, ceux qui dirigeront ces équipes seront les acheteurs.
D’autres groupes sont intégrés à l’équipe, en fonction d’éléments tels que : la complexité de la chaîne d’approvisionnement, la qualité, la logistique, la planification et l’ingénierie. Pour bien fonctionner, ces équipes doivent avoir de la continuité.
Il ne s’agit pas d’une mission temporaire pour des objectifs à court terme : les membres partagent les objectifs et les plans de gestion des fournisseurs. En d’autres termes, ils apprennent et agissent ensemble pour améliorer le fournisseur.
La complexité des chaînes d’approvisionnement modernes nécessite plus de ressources que celles dont disposent la plupart des organisations d’achats, mais les gains de cette approche d’équipe sont énormes.
6. Formez votre équipe de manière continue
Un problème courant est qu’une entreprise néglige la formation de base sur les systèmes internes, les pratiques et les stratégies d’amélioration à long terme des fournisseurs, en plus de celle sur les normes minimales de l’industrie. Cela se traduit par une perte d’efficacité par rapport à des équipes hautement formées.
Améliorer la performance des fournisseurs nécessite de savoir comment les approcher, de comprendre leurs opérations, leurs systèmes et leurs pratiques, et de les aider à atteindre de nouveaux niveaux de performance. La formation doit se concentrer sur ce dont vous avez besoin d’un fournisseur et sur la manière de l’obtenir.
7. Apprenez tout sur vos fournisseurs
Bien connaître vos principaux fournisseurs ne signifie pas seulement effectuer un audit et remplir des documents une fois par an ou tous les deux ans. Vos équipes doivent rendre visite fréquemment aux fournisseurs.
Plus ils en savent sur le partenaire et son processus, plus grandes sont leurs chances d’identifier des opportunités de réduction des coûts, d’amélioration de la qualité et d’accélération des livraisons. Cela contribue également au développement de nouveaux produits et à la performance durable de la chaîne d’approvisionnement.
Certains acheteurs ne quittent leur bureau que pour rencontrer un fournisseur à la réception. Pour une plus grande efficacité, les acheteurs doivent être encouragés à voyager et à gérer directement les fournisseurs.
8. Définir les bonnes pratiques pour les fournisseurs
Recherchez de bonnes idées et partagez-les avec l’ensemble de la base de fournisseurs. Bien que peu courante, cette pratique est adoptée par certaines des meilleures entreprises au monde.
Lorsque vous collectez des informations pertinentes auprès d’un fournisseur, utilisez-les pour en améliorer les autres. Évitez les pratiques propriétaires, mais appliquez des concepts généraux. La priorité doit être la performance des systèmes du fournisseur, pas seulement les vôtres.
9. Gérer efficacement les ressources des fournisseurs
La quantité de ressources utilisées pour gérer les fournisseurs n’est généralement pas suffisante dans la plupart des organisations. Même avec une approche pratique bien définie, vous ne pouvez gérer efficacement qu’un nombre limité de fournisseurs.
Pour gérer les fournisseurs de manière productive, vous avez besoin d’un personnel suffisant, d’outils de mesure des performances et de ressources modernes provenant d’autres domaines. Si cela n’est pas possible, réduisez la base d’approvisionnement à un niveau gérable, en vous assurant qu’elle correspond à vos capacités disponibles.
Conclusion
Une gestion efficace et durable des fournisseurs est un processus essentiel pour assurer le succès opérationnel et financier de votre organisation. Votre entreprise sera mieux préparée à faire face aux défis du marché si elle adopte des pratiques telles que l’implication de la direction, la création de systèmes de mesure et la mise en œuvre d’une approche d’équipe.
La gestion durable des fournisseurs optimise non seulement les ressources internes, mais contribue également au développement de relations commerciales durables et productives, impactant positivement la qualité des produits et services proposés à vos clients.
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