Si vous dirigez une équipe en utilisant des méthodologies agiles, vous avez peut-être déjà rencontré des situations où vous avez dû improviser en utilisant le ressentit de donner des réponses à des clients ou des prospects. J’explique:
Supposons que vous êtes impliqué dans le développement d’un nouveau produit, qui a plusieurs parties à développer par différentes équipes. Le projet est déjà en cours, les carnets de commandes de chaque équipe ont déjà été assemblés et certains sprints ont déjà été complétés. Un beau jour, le directeur de l’un de ces domaines informe que sa partie devra s’arrêter pour une période d’une semaine dans un mois et que, par conséquent, il a besoin de savoir quand la partie que son équipe développe sera nécessaire.
Comment répondre à des questions comme celle-ci sans un chronogramme?
Vous vous demandez peut-être : les chronogrammes ne sont-ils pas des instruments de méthodologies traditionnelles ? Ne pas les utiliser va à l’encontre des principes agiles?
Ce qui distingue le remède du poison peut être la dose
Les principes agiles encouragent diverses attitudes telles que l’orientation client, l’amélioration de la communication et les livraisons constantes. Un chronogramme qui intègre toutes les parties d’un grand projet aidera certainement à atteindre ces objectifs. Dans tous les cas, votre planning n’a pas besoin d’avoir toutes les tâches et les interdépendances qu’il y aurait sur un calendrier traditionnel. Les détails de ce qui devrait être fait resteront sur les cartes qui représentent les détails des histoires. Votre Gantt devra n’avoir que les grandes étapes du projet, la libération, les sprints et les histoires. Ne cédez pas à l’envie de « voir » votre post-its sur le planning, cela ne fera que rendre votre projet plus déroutant et souvent dépassé.
De la même manière que nous n’aurons pas de ventilation au niveau des activités, il n’est pas logique d’essayer de désigner les responsables de l’exécution des tâches. Résolvez ceci en informant l’équipe responsable de cette livraison et établissez des priorités et des prédécesseurs seulement s’ils existent réellement. La règle est de rendre le chronogramme aussi flexible que possible en enregistrant ce qui est vraiment essentiel.
Réglage des temps à partir du nombre de sprints
Puisque vos sprints ont une taille prédéfinie et fixe (deux semaines, par exemple), vous vérifierez simplement combien de sprints seront nécessaires pour terminer une livraison donnée pour estimer la fin des étapes importantes et, par conséquent, le projet. Le plan de libération contient les informations nécessaires à cette tâche.
Faciliter la communication et la synchronisation entre les équipes
Les chronogrammes sont particulièrement utiles dans les grands projets complexes. Avec eux, il est beaucoup plus facile et efficace de communiquer l’avancement du projet et de synchroniser le travail impliquant plusieurs équipes, comme nous l’avons vu ci-dessus.
La gestion du projet avec un calendrier facilite la prévision du moment où une ressource externe sera nécessaire ou une livraison d’une autre équipe sera exigée.
Du macro au micro
L’idée de la chronologie dans ce type d’approche est de fournir une « prise de vue aérienne », qui donne une idée de la figure dans son ensemble. Les détails opérationnels, le quotidien des équipes et l’état d’avancement des reportages se poursuivent dans les tableaux kanban et les rapports de burndown. De cette façon, l’équipe ne perd pas l’autodétermination et la flexibilité proposées par la méthode agile et à la fin des phases les dossiers sont faits dans le calendrier.
Transparence et crédibilité pour les parties prenantes
Les outils agiles sont excellents pour contrôler l’exécution des activités au niveau local, au sein des équipes. Ils sont généralement concentrés sur un horizon relativement court, visant les prochaines livraisons, ce qui est parfaitement correct. C’est l’esprit agile : offrir de la valeur au client rapidement et constamment.
Mais il manque une vision d’ensemble, qui montre l’avancement global du projet, contribue au contrôle des coûts et à la prévisibilité des emplois conjoints. Les planning, avec un niveau de détail adéquat, complètent cet outil car ils fournissent aux parties prenantes une vue d’ensemble de l’avancement du projet, conférant de la crédibilité à l’équipe.
Avantages de l’utilisation des délais
1. Orientation stratégique
En plus des avantages plus apparents et pratiques que nous avons déjà énumérés tout au long de l’article, il y en a un moins évident, mais très important. En donnant à l’équipe une vision plus large du projet, le calendrier aide les membres à comprendre le but du travail qu’ils effectuent et comment il s’inscrit dans la stratégie de l’entreprise. Il améliore également la visibilité du projet et de l’équipe auprès de l’entreprise.
2. Contrôle du budget et des coûts
Avec un projet dont les ressources sont prévues au fil du temps, il est possible d’améliorer le budget et le contrôle des coûts. Et il peut être encore plus facile à l’aide d’un outil de gestion de projet comme SoftExpert Projet.
3. Prévisibilité accrue des achats et de l’embauche
Sachant à l’avance quand une ressource particulière sera nécessaire, vous pouvez prévoir l’achat ou planifier votre réservation, s’il s’agit d’une ressource partagée.
4. Amélioration de la productivité
En adhérant à l’utilisation des horaires, vous avez automatiquement le contrôle du temps, ce qui offre un certain nombre de possibilités pour extraire des indicateurs et améliorer la productivité. Encore une fois ici, le conseil n’est pas de vouloir jouer le shérif et tout surveiller. Prenez certains indicateurs pertinents et utilisez-les pour améliorer la productivité.
5. Amélioration de l’articulation et de la synchronisation avec les autres équipes
Un autre aspect pertinent à souligner est l’amélioration de l’articulation entre les domaines et les équipes. Avec l’amélioration de la prévisibilité de la nécessité d’une ressource ou d’une partie du produit, les conflits et le besoin de livraisons urgentes sont réduits.
Maintenant que vous avez vu comment tirer le meilleur parti des méthodologies agiles avec le soutien des outils traditionnels de gestion de projet, je vous invite à en apprendre davantage sur SoftExpert Kanban, un logiciel de gestion Agile qui vous permet de planifier, d’organiser, de hiérarchiser et de surveiller les activités et les flux de travail dans un espace collaboratif implémentant le cadre SCRUM. Profitez et découvrez la polyvalence de SoftExpert Projet, un logiciel 100% web qui vous permet de gérer facilement des projets, des produits, des personnes, des services et des finances.
