La gestion des fournisseurs joue un rôle clé dans le succès de toute organisation. De plus en plus d’entreprises sont conscientes qu’elles doivent s’intégrer et collaborer avec les fournisseurs pour rester compétitives et franchir la prochaine étape vers l’excellence. L’avancement des technologies et la mondialisation se traduisent par la possibilité d’embaucher des fournisseurs de n’importe où dans le monde, ainsi que de réduire le cycle de vie des matériaux et des produits. Par conséquent, les processus de sélection, d’évaluation et d’approbation des fournisseurs deviennent plus judicieux.
De nombreuses entreprises leaders sur le marché effectuent aujourd’hui une gestion des fournisseurs si bien qu’elle est devenue un facteur de différenciation par rapport aux concurrents voisins. Les stratégies employées pour atteindre ce niveau sont toujours en train de mûrir et de s’améliorer.
Bien que chaque entreprise devrait adopter des pratiques qui correspondent à sa catégorie de produits ou de services, il y a certains éléments que tout programme de gestion des fournisseurs réussi devrait couvrir. Voici donc cinq pratiques essentielles pour assurer le succès de tout processus de gestion des fournisseurs.
1. Élaboration des exigences et matrice des risques
Définir tous les critères impliqués dans la qualification et l’approbation d’un fournisseur est extrêmement important. En plus d’aider à optimiser le processus, cette pratique aide à suivre les risques qui doivent être atténués.
La plupart des organisations ne considèrent pas qu’il soit important de définir ces critères, ce qui entraîne souvent un certain nombre de défis, notamment des retards de livraison, des problèmes de non-conformité et des problèmes réglementaires, qui auront toujours une incidence sur leurs processus internes.
Les fournisseurs peuvent être classés en fonction du type d’intrants ou de service qu’ils fournissent et de leur impact réel sur le produit final de votre organisation. Au fur et à mesure que le partenaire devient critique, les risques qui y sont liés sont accrus, la relation gagne en complexité et la santé du partenariat devient un facteur essentiel pour le succès de l’entreprise. Ainsi, afin d’établir des stratégies pour le traitement de telles menaces, la gestion des risques fournisseurs assume un rôle extrêmement important dans la protection de la valeur fournie et contribue aux autres systèmes de gestion de l’entreprise. Voici un exemple de définition des risques fournisseur ci-dessous:
2. Sélection et gestion des contrats
Pour négocier, surveiller et affiner les accords juridiques entre vos fournisseurs, qu’il s’agisse d’organisations tierces qui fournissent des contrats de base (c’est-à-dire des accords de support pour les biens et services fournis à votre organisation), vous avez besoin d’une méthode centralisée pour rédiger, examiner, approuver et mettre à jour ces documents. L’automatisation qui intègre des modèles (préapprouvés par votre équipe juridique) garantit que les contrats nouveaux et existants sont conformes aux politiques de votre entreprise ainsi qu’à la loi, et incluent des informations précises sur les termes, conditions et prix des fournisseurs.
Cette approche permet également d’identifier les opportunités d’amélioration du retour sur investissement (ROI) pour votre entreprise, avec des moyens de construire des partenariats mutuellement bénéfiques avec vos fournisseurs stratégiques les plus performants.
La gestion robuste des contrats réduit les risques pour votre organisation. Cela inclut des questions telles que les conflits d’intérêts et la fraude. C’est-à-dire que votre entreprise doit s’assurer que toutes les mesures appropriées sont prises pour prévenir, identifier et remédier aux conflits d’intérêts, y compris les mesures de lutte contre la fraude tout au long de la durée du contrat.
3. Évaluation de la qualité
L’approche fournisseur peut commencer par un questionnaire de préqualification simple et court envoyé aux fournisseurs potentiels. Dans de nombreuses organisations, ce questionnaire est connu sous le nom de RFI, une abréviation du terme anglais Request For Information. Ceux qui sont qualifiés reçoivent une demande de devis, un document formel et plus complexe avec présentation de l’entreprise, des avis d’appel d’offres des fournisseurs et des informations détaillées sur le projet et les exigences.
Pour certaines organisations, il est courant que cette étape inclue les licences, documents et certifications requis, les aspects financiers et économiques, l’expérience en matière de santé et de sécurité, l’historique du projet et les qualifications du personnel, ainsi que la visite sur place.
À ce stade, les fournisseurs potentiels sont passés au crible et les acheteurs ont une vision de ceux qui sont les plus prometteurs pour fournir les biens ou services qui répondent aux normes de l’entreprise.
4. Surveillance des performances
Les mesures de rendement sont un outil permettant de déterminer si votre fournisseur fait son travail comme prévu et convenu dans le contrat.
La création d’un tableau de bord fournisseur formalisé vous aide à suivre et à évaluer la qualité, les performances et la conformité des fournisseurs. Ces tableaux de bord suivent des mesures telles que la qualité, la livraison, les délais, le prix et la réactivité des fournisseurs au fil du temps. Chaque organisation a des idées différentes sur le poids à accorder à chaque métrique. Vous pouvez les examiner individuellement ou en groupe pour fournir une vue complète du fournisseur.
La surveillance des performances est également un excellent moyen d’analyser le fonctionnement des processus impliqués dans la gestion des approvisionnements de votre entreprise, en trouvant des lacunes et des points faibles. De cette façon, l’entreprise gagne non seulement pour garder les meilleurs fournisseurs embauchés, mais aussi pour tester et optimiser constamment les processus et les méthodes de gestion.
5. Communication avec transparence
Améliorer la communication avec les fournisseurs et dire exactement ce dont l’entreprise a besoin et quand cela aide à construire une relation basée sur la transparence. Lorsque vous définissez les critères de qualité et que vous mettez en évidence l’importance des services fournis par les fournisseurs dans les processus de l’entreprise, cette compréhension est plus facile pour les deux de rechercher des solutions qui répondent aux objectifs de l’entreprise.
L’important ici est de se souvenir de ce vieil adage : « Traitez les autres comme vous aimeriez être traité. » À partir de là, soyez préparé et bien informé. Lorsque vous apprenez à connaître vos partenaires en profondeur et que vous êtes cohérent dans la conduite de vos affaires, vous créez un système de communication fournisseur plus gérable et mesurable.
De plus en plus d’acheteurs d’entreprise abandonnent leurs approches manuelles et chronophages existantes en matière de gestion des fournisseurs. Ces organisations passent à un système automatisé de gestion des fournisseurs qui rationalise le processus, améliore la cohérence et économise de précieuses heures de travail.
L’avenir des relations avec les fournisseurs dépend fortement de la façon dont les entreprises suivent les performances des partenaires et communiquent avec eux. Les outils de gestion des fournisseurs sont devenus intelligents au fil des ans. Un flux de travail dynamique de gestion des relations avec les fournisseurs identifiera les goulots d’étranglement des processus, suivra les performances des fournisseurs, améliorera l’engagement des fournisseurs et réduira les risques.
Maintenant que vous connaissez les cinq pratiques essentielles de la gestion des fournisseurs, apprenez-en plus sur SoftExpert SLM (Supplier Lifecycle Management), la solution la plus complète et la plus innovante du marché pour l’automatisation et l’amélioration des processus, la conformité réglementaire et l’excellence de la gestion des fournisseurs.
