Tout rapport que les entreprises ont aux parties prenantes telles que les fournisseurs, les partenaires et les clients est régi par un contrat. Par conséquent, il est très important que la gestion des contrats se déroule de façon « dorée, transparente et normalisée ». Cependant, ce processus est souvent caractérisé par la lenteur et l’inefficacité.
Problèmes dans la mauvaise gestion des contrats
Les contrats mal gérés ou non supervisés peuvent entraîner des pertes importantes pour les entreprises. Lorsqu’il est fait manuellement, ce processus est soumis à des goulots d’étranglement et des malentendus qui se produisent dans le quotidien, en plus de prendre beaucoup de temps pour atteindre le résultat souhaité. Voici quelques-unes des principales conséquences qui affectent le plus les organisations en matière de gestion des contrats:
- Perte de documents
- Temps passés dans les notaires
- Pertes pour les délais manqué
- Augmentation des risques de non-conformité
- Lentement dans les négociations, création et approbation des contrats
- Manque de normalisation des systèmes, processus, des formats, et des clauses contractuelles
- Contrats dispersés dnas toute l’organisation
- Grande desperdício de tempo com tarefas manuais
- Flux d’approbation inefficaces
- Dificulté de gérer versions de contrat
Importance du gestion des contrats
La gestion des contrats est le processus qui coordonne tout le cycle de vie du contrat, depuis les demandes initiales, les calendriers et les dates de paiement jusqu’à l’expiration et le renouvellement. Afin d’améliorer la performance opérationnelle dans les organisations et d’atténuer les risques financiers, les étapes de ce processus comprennent une analyse de la performance par rapport aux termes et phases du contrat.
Les contrats affectent de nombreux domaines au sein d’une entreprise et la façon dont ils sont gérés peut influencer considérablement le budget, les opérations, le service client et l’image de l’entreprise sur le marché. En outre, il est de plus en plus nécessaire d’avoir une gestion des contrats transparente et efficace pour répondre aux normes réglementaires.
Par conséquent, une gestion efficace des contrats améliore la productivité de l’organisation, facilite le travail des employés et génère de meilleurs résultats dans son ensemble.
Les avantages de l’automatisation des contrats
Un processus automatisé de gestion des contrats réduit la probabilité de malentendus et de pertes. De cette manière, les entreprises recherchent de plus en plus des processus automatisés pour booster leurs performances et atteindre leurs objectifs. L’automatisation de ces activités réduit les étapes bureaucratiques, en plus de rationaliser et de faciliter l’ensemble du processus.
L’automatisation convertit les activités déconnectées qui génèrent des dépenses en processus numériques centralisés et collaboratifs, offrant visibilité, optimisation et différenciation concurrentielle. Ci-dessous, je souligne 4 avantages que l’automatisation de la gestion des contrats peut apporter à une entreprise:
1. Sécurité et centralisation
Les contrats et les documents qui y sont liés sont souvent stockés dans plusieurs dossiers physiques, généralement sans contrôle d’accès, ce qui rend difficile une gestion efficace et sécurisée des documents. De plus, cette forme de stockage de fichiers crée une dépendance au papier et nécessite un espace physique important.
Le stockage des contrats dans un référentiel central améliore la transparence, la sécurité et la recherche tout au long du processus. Un système de gestion de contrat automatisé permet le stockage dans le cloud, ce qui les protège par cryptage, ce qui empêche la perte de données ou la corruption de fichiers.
2. Facilité et praticité dans la gestion des documents
Le manque de standardisation rend les entreprises inefficaces dans la gestion des contrats. Les gens peuvent travailler avec des versions incorrectes du document, ce qui entraîne une faible productivité et met les organisations en danger.
L’automatisation de ce processus garantit sa standardisation et bénéficie d’une structure interactive valorisant l’intégration. De cette manière, il génère de l’efficacité, en offrant des étapes très claires à effectuer et en freinant les échecs, en rationalisant toute la chaîne de processus. De plus, il garantit que les employés utilisent toujours des versions mises à jour de ces documents.
3. Agilité du processus
Les contrats sont généralement répartis entre les entreprises en attente de signature et sont souvent perdus ou oubliés au milieu de tant d’autres documents, ce qui finit par entraîner un long retard dans le processus.
Avec l’automatisation du processus, les activités de demande, les approbations, les notifications et les affectations de tâches deviennent plus simples. Les candidats et le service juridique sont en mesure de suivre le parcours du document en temps réel, de promouvoir des flux de travail collaboratifs et de proposer des outils d’édition afin que l’équipe puisse travailler ensemble plus facilement et plus rapidement.
Il est également possible de définir des rappels automatisés alertant les parties essentielles à la révision du document. Cela élimine le risque de perdre des contrats et ne leur permet pas de rester coincés dans les e-mails ou de s’accumuler sur les bureaux des gens. Les signatures numériques peuvent également être utilisées pour accroître l’efficacité et la sécurité dans l’exécution des contrats.
4. Surveillance simplifiée des échéanches et des renouvellements
Tous les contrats ont une échéance définie et une date de livraison spécifique. Une partie de leur gestion consiste à savoir quoi faire à l’approche de la maturité. De nombreux services juridiques gèrent et contrôlent la validité et le renouvellement des contrats à l’aide de feuilles de calcul, ce qui nécessite beaucoup de travail manuel.
Le résultat de cette gestion est la génération d’éventuels contrats qui s’exécutent automatiquement d’année en année dans des conditions de plus en plus défavorables. En outre, dans des cas plus graves, les organisations peuvent présenter des risques de non-conformité en ne respectant pas les clauses contractuelles ou même en vivant avec des contrats expirés.
Une solution de gestion des contrats automatisée et performante suit automatiquement les dates de renouvellement et d’expiration, et informe les administrateurs avec des notifications à l’avance. Il fournit également des rapports afin que l’entreprise soit toujours au courant de la phase de chaque contrat.
