Faire face au volume croissant de contenu d’entreprise généré quotidiennement représente un défi majeur dans toute organisation. Avec l’essor récent du bureau à domicile et du travail à distance, cela est devenu encore plus évident. Les entreprises cherchent de plus en plus de moyens de s’assurer que les employés peuvent accéder en toute sécurité à l’information et exercer leurs activités de n’importe où.

Données structurées x Données non structurées

Environ 80 % des données générées par les entreprises sont classées comme du contenu non structuré. Cela signifie que les documents papier, les images numérisées, les feuilles de calcul, les fichiers audio et vidéo n’ont pas une seule source et que leur stockage est effectué de différentes manières, impliquant des casiers, des dossiers personnels, des annuaires réseau, des dossiers de messagerie, des services de partage de cloud, entre autres. Ces caractéristiques rendent assez difficile le contrôle, la localisation et la réutilisation de l’information. Il est différent du contenu structuré, qui émerge déjà d’une manière plus organisée. Dans ces cas, il existe généralement une base de données, qui contrôle l’information en fonction de données normalisées, telles que les dates, les noms, les produits, entre autres, ce qui rend l’ensemble du processus de gestion beaucoup plus facile.

Dans ce contexte, les solutions ECM montrent leur valeur en vous permettant de transformer du contenu non structuré en contenu structuré.

Voici quelques avantages que le logiciel ECM peut fournir dans le contrôle des documents :

• Organisation

Par l’intermédiaire d’un référentiel centralisé, les documents tels que les contrats, les procédures, les propositions d’affaires, entre autres, sont stockés de manière organisée. Ainsi, les fichiers ne sont plus dispersés dans plusieurs endroits différents. Des solutions telles que SoftExpert ECM ont un add-in qui vous permet d’ouvrir et d’enregistrer des documents directement à partir d’applications bureautiques telles que Microsoft Word, Excel et Outlook. SoftExpert ECM peut également être intégré à Office 365 et Google Docs pour l’édition de documents.

• Emplacement rapide

Lorsque le contenu est géré sur une plate-forme ECM, vous pouvez travailler avec des métadonnées. Il s’agit d’informations supplémentaires qui aident à décrire les caractéristiques de ce contenu (date, numéro de téléphone, adresse), ce qui garantit qu’il peut être facilement localisé et utilisé chaque fois que nécessaire. En outre, les outils les plus modernes ont la possibilité d’effectuer la reconnaissance optique des caractères (OCR),qui indexent les informations et vous permettent de rechercher par mot clé dans les fichiers texte, PDF, images, entre autres.

• Collaboration

Si, dans l’ancien temps, les outils de gestion électronique des documents (GED) étaient axés sur le stockage et la gestion de fichiers électroniques, le logiciel ECM apporte de nouvelles fonctionnalités de collaboration telles que les workflows pour l’examen et l’approbation du contenu. Ainsi, tout le monde peut suivre l’état actuel des documents, identifier l’étape qui est encore en attente et qui est responsable. Avec ces fonctionnalités, vous pouvez également vous assurer que tout le monde accède au document dans sa dernière version, et éviter les problèmes causés par l’utilisation d’informations obsolètes.

• Sécurité et productivité

En centralisant le contenu, vous pouvez implémenter des contrôles de sécurité pour assurer l’intégrité de la documentation. Le logiciel ECM offre souvent des fonctionnalités robustes mais flexibles, vous permettant d’éviter les failles de sécurité en définissant les contrôles d’accès des utilisateurs, la zone, le rôle, le rôle, le rôle, les métadonnées, et plus encore. Avec un meilleur contrôle sur le contenu, vous évitez de recréer du contenu et il devient plus facile à partager, ce qui apporte un grand élan à la productivité.

• Contenu n’importe où

La plupart des solutions ECM offrent aujourd’hui des moyens d’accéder au contenu via des appareils mobiles, que ce soit via App  ou via l’accès WEB, avec des applications construites pour s’adapter à des écrans de différentes tailles et résolutions, sur des appareils tels que les smartphones ou les tablettes.

Pour en savoir plus sur ce sujet et en apprendre davantage sur d’autres avantages, je vous invite à télécharger notre livre électronique Como améliorer la gestion de documents dans votre entreprise, un matériel qui présente des stratégies qui peuvent être mises en œuvre pour assurer le contrôle et améliorer la productivité dans votre entreprise.