Dans les secteurs hautement réglementés, les chefs d’entreprise sont confrontés à la pression simultanée de l’efficacité opérationnelle et du strict respect de réglementations complexes. Une étude de KPMG souligne que les responsables de la conformité vivent avec « une pression continue et ininterrompue pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité », tandis que leurs responsabilités vont au-delà de la simple conformité légale.
Selon une enquête Gartner, 39 % des dirigeants s’accordent à dire qu’il est nécessaire d’adopter des stratégies qui suivent le rythme des nouvelles exigences réglementaires, compte tenu du volume constant de changements qui impactent les entreprises.
En d’autres termes, combiner efficacité opérationnelle et conformité n’est pas anodin. D’une part, les processus agiles et lean augmentent la productivité ; D’autre part, la conformité protège contre les risques financiers, juridiques et de réputation. Les organisations qui comprennent cette synergie trouvent des avantages concurrentiels : elles évitent les amendes millionnaires et les temps d’arrêt, tandis que leurs opérations efficaces réduisent le gaspillage.
Par exemple, les entreprises SaaS qui investissent dans des normes de sécurité (telles que SOC 2 ou ISO 27001) évitent non seulement les pertes, mais gagnent également la confiance des clients. En 2023, 29 % des entreprises ont perdu des affaires parce qu’elles n’avaient pas de certifications de sécurité, tandis que 72 % ont réalisé des audits précisément pour gagner de nouveaux clients, selon une étude de la société A-LIGN.
En d’autres termes, l’efficacité et la conformité intégrées renforcent l’entreprise, atténuent les risques et ouvrent la voie à une croissance durable. Mais obtenir cette union pourrait être plus difficile qu’il n’y paraît.
Les défis à relever pour concilier efficacité opérationnelle et conformité
Les principaux obstacles à l’équilibre entre ces objectifs commencent par le rythme rapide des changements réglementaires. Une étude de Thomson Reuters montre que 61 % des professionnels de la gestion des risques et de la conformité considèrent que suivre les changements réglementaires est l’une de leurs trois principales priorités.
Dans le même temps, la complexité de la réglementation augmente le risque d’incidents. Les responsables de la conformité mettent en garde contre le fait que le non-respect peut entraîner de lourdes amendes : Deloitte souligne qu‘aux États-Unis seulement, plus de 5 milliards de dollars de pénalités ont été appliqués en 2023.
Dans ce scénario de changements constants qui offrent des amendes agressives en cas de non-conformité, les outils traditionnels ne suffisent souvent pas. Cela se produit lorsque les systèmes de conformité existants sont cloisonnés, laissant des informations critiques dispersées et obsolètes dans toute l’organisation. En conséquence, il devient presque impossible de prendre des décisions basées sur des données correctes.
De plus, il existe des défis internes en matière de culture et de processus. De nombreuses entreprises traitent encore les technologies de conformité de manière réactive, sans flux d’informations efficace. Vous devez vous transmettre l’information, d’une manière exploitable, et non pas que vous ayez besoin de la chercher. Les systèmes intégrés doivent anticiper les changements (p. ex., utiliser l’IA pour cartographier les nouvelles lois) plutôt que de s’appuyer sur des actions manuelles.
Un autre point critique est la fragmentation des données. Lorsque les départements ou les outils ne communiquent pas entre eux, des silos d’informations apparaissent qui retardent l’analyse et l’action. De plus, cette situation s’accompagne souvent de résistances au changement. Les équipes habituées aux processus manuels ont tendance à éviter les nouveaux outils ou flux de travail, ce qui compromet à la fois l’efficacité et le respect des réglementations.
Stratégies pour surmonter ces obstacles
Pour surmonter ces défis, ma première recommandation est d’effectuer une planification stratégique. Avant de mettre en œuvre des initiatives complexes (telles que la transformation numérique), les entreprises doivent investir du temps dans la compréhension de l’ensemble du contexte commercial et réglementaire.
Au début, il est plus important de comprendre le contexte que d’accélérer l’exécution. La stratégie avant l’action assure l’alignement entre les risques et les objectifs de l’entreprise.
Une culture organisationnelle intégrée est tout aussi essentielle. La haute direction doit renforcer le programme de conformité : le succès de la stratégie de conformité dépend directement de l’appui du conseil d’administration, des comités d’audit et de la haute direction. Ensuite, les dirigeants doivent rendre tous les processus clairs et accessibles à toutes les personnes impliquées dans les initiatives, réduisant ainsi le retravail.
La mise en place d’un outil est facile, mais la mise en place d’une culture d’efficacité et de conformité est le défi à relever. Il est nécessaire, par exemple, de disposer d’une formation constante et de canaux de signalement bien publicisés. Cela renforce la culture de l’éthique et de la conformité.
De plus, je recommande d’adopter des solutions technologiques qui automatisent les contrôles. Les plateformes intégrées de GRC (Governance, Risk and Compliance) vous permettent de cartographier les risques, de gérer les contrôles et d’effectuer des audits automatiques sur les processus critiques.
L’intelligence artificielle (IA) et l’analyse prédictive sont également utilisées pour suivre de grands volumes de données. Par exemple, les algorithmes d’IA peuvent identifier les valeurs aberrantes qui indiquent une fraude ou des écarts et signaler à l’avance les zones d’attention. Tous ces efforts génèrent un retour sur investissement et des gains d’efficacité.
Il est essentiel de valoriser le processus de prise de décision et de chercher à maximiser le retour sur investissement de chaque initiative, en liant toujours le budget aux objectifs de réduction des coûts et d’amélioration des performances. En suivant ces pratiques, le fonctionnement d’une entreprise peut récolter les fruits de l’alliance d’une gestion efficace, d’une culture de la conformité et de la transformation numérique, gagnant à la fois en agilité et en résilience.
Comment utiliser la technologie pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la conformité
La technologie est le principal allié pour intégrer efficacité et conformité. Parmi les ressources qui génèrent le plus d’impact, les suivantes se démarquent :
- Intelligence artificielle et Machine Learning : Ces technologies vous permettent d’automatiser la veille réglementaire en temps réel. Les outils alimentés par l’IA filtrent les changements réglementaires pertinents pour l’entreprise, effectuent des analyses d’impact et suggèrent des flux d’actions. Cette utilisation proactive de l’IA permet d’éviter les surprises et de libérer le personnel des tâches manuelles répétitives.
- Automatisation des processus (RPA) : certains logiciels peuvent effectuer automatiquement des tâches de conformité de routine (filtrage de documents, dépôt de rapports réglementaires ou vérification des listes de sanctions, par exemple) avec rapidité et précision. Cela augmente la productivité et réduit les erreurs humaines, ce qui accélère la mise en conformité sans augmenter la charge de travail des équipes.
- ERP renforcé : les systèmes de gestion de la conformité regroupent les données financières, opérationnelles et réglementaires en une seule plateforme. Cette intégration permet d’éviter les redondances et facilite l’audit continu. En intégrant ce type de solution à un ERP, il est possible d’intégrer des modules de contrôle interne, une connexion directe avec les règles fiscales, et un suivi en temps réel, alignant efficacité financière et respect réglementaire.
- Intégration de la solution : le maintien de systèmes cloisonnés compromet l’efficacité. Comme le met en garde Gartner, les outils existants à la conception cloisonnée diffusent des informations critiques, ce qui rend impossible la prise de décisions rapides et fiables. Les entreprises qui réussissent investissent dans l’intégration des données : elles connectent les plateformes de conformité, les ERP et autres logiciels de gestion afin que toutes les parties prenantes aient un accès simplifié aux informations nécessaires.
Les erreurs que tout leader qui réussit devrait éviter
Les dirigeants doivent éviter les pièges classiques s’ils veulent s’assurer que l’efficacité et la conformité vont de pair. Encore une fois, chaque secteur et chaque entreprise aura ses propres obstacles, mais il y a ceux qui ont tendance à entraver la plupart des leaders. Les principaux sont :
- Manque d’intégration technique : le fait de garder plusieurs systèmes déconnectés entraîne des reprises et une duplication des efforts. Cela crée des goulets d’étranglement opérationnels qui annulent les gains d’efficacité.
- Informations dispersées et difficiles d’accès : si les normes, les contrats et les contrôles sont stockés à différents endroits (e-mails, tableurs locaux, systèmes non intégrés, etc.), le risque de défaillances et de non-conformités augmente. Il est courant que les équipes perdent du temps à chercher des données ou ne soient pas conscientes des obligations critiques.
- Résistance au changement : Ne pas former ou impliquer les gens dans le nouveau modèle est une grave erreur. Sans les compétences appropriées et le soutien de la direction, même la meilleure technologie peut ne pas produire de résultats.
- Vue réactive : ignorer les innovations et attendre que les problèmes apparaissent en premier, puis y remédier, entraîne des retards et des pertes. De nombreuses entreprises n’utilisent toujours pas activement la technologie pour devancer les changements réglementaires, ce qui génère non seulement une inefficacité opérationnelle, mais aussi un risque d’amendes en cas de non-conformité.
En corrigeant ces erreurs, la gestion de la conformité ne devient pas un obstacle. Cela est essentiel pour éviter les goulets d’étranglement qui empêcheraient l’opération de fonctionner de manière intégrée et efficace.
Comment nous mettons cette approche en pratique
Dans mon histoire chez SoftExpert, j’ai toujours cherché à combiner avec succès efficacité et conformité. Notre modèle opérationnel privilégie la stratégie et le retour sur investissement plutôt qu’une simple vue des coûts.
Ici, nous valorisons le processus de décision et le retour sur investissement de toutes nos actions. De cette façon, nous créons des projets orientés par une valeur ajoutée pour le client. En interne, nous investissons dans l’automatisation des processus et dans des équipes hautement qualifiées, afin que l’opération soit légère et flexible.
En pratique, cela signifie que les solutions SoftExpert offrent aux clients des outils de gestion intégrés qui automatisent les tâches de routine. Par exemple, l’importation de données de transaction, la génération de rapports de conformité et l’envoi automatique d’alertes sur les règles mises à jour. Par conséquent, les entreprises utilisent nos solutions (telles que BPM, GRC, ERM et la Suite) pour augmenter leur efficacité, réduire leurs coûts et renforcer la conformité réglementaire.
Nous fournissons un système qui permet d’automatiser les tâches, d’augmenter l’efficacité, de réduire les coûts et d’augmenter le retour sur investissement des entreprises. Cette approche commerciale aide les clients des secteurs réglementés à éviter les amendes et les sanctions sans sacrifier l’agilité. au contraire, générant de nouveaux gains de marché.
Perspectives d’avenir : les tendances pour ceux qui recherchent l’efficacité opérationnelle
Pour rester compétitifs, les dirigeants doivent être à l’affût des tendances technologiques et culturelles. La migration d’un environnement sur site vers le cloud doit rester critique. En plus de l’agilité et de l’évolutivité, elle renforce la conformité réglementaire. Cela offre également une sécurité accrue, car il offre des contrôles intégrés et des mises à jour automatiques de la conformité.
L’avenir indique également que les entreprises qui brisent leurs barrières culturelles s’en sortiront gagnantes. Les dirigeants doivent encourager le changement et investir dans la formation continue des équipes, en veillant à ce que chacun sache tirer parti des nouvelles technologies.
Par conséquent, en suivant de près les évolutions technologiques et en favorisant une culture d’entreprise axée sur les données et la conformité, les dirigeants s’assurent que l’efficacité opérationnelle et la conformité vont toujours de pair.
Conclusion
L’environnement réglementaire des entreprises exige des entreprises qu’elles soient à la fois efficaces et conformes. Les données du marché montrent que cette intégration génère des résultats concrets : elle réduit le risque d’amendes, augmente la confiance des investisseurs et des clients, et augmente même les revenus.
Une étude d’A-LIGN révèle que 34 % des grandes entreprises adoptent la conformité comme moyen d’augmenter leurs revenus et de gagner de nouveaux clients. D’autre part, négliger la conformité a un impact lourd : en moyenne, le coût de la non-conformité est presque trois fois plus élevé que celui de l’investissement dans les contrôles.
Par conséquent, combinés à l’agilité, les programmes de conformité intelligents deviennent de véritables promoteurs d’avantage concurrentiel. En utilisant des technologies de pointe (IA, automatisation et cloud, par exemple), en établissant des processus intégrés et en favorisant une culture alignée, les entreprises des secteurs réglementés peuvent multiplier les gains opérationnels sans sacrifier la conformité.
Une telle convergence peut devenir un véritable cercle vertueux d’efficacité et de conformité, et atteindre ce stade est un impératif stratégique pour toute organisation à la recherche d’une croissance solide et durable.
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