Pour suivre le succès de votre gestion de conformité, il est vital d’avoir les bons indicateurs de conformité pour chaque activité.
Une entreprise doit choisir ceux qui ont le plus de sens pour ses activités, mais il y en a qui agissent comme de bonnes mesures générales de performance.
Vous trouverez ci-dessous cinq conseils d’indicateurs pour évaluer votre politique de conformité et découvrir comment les gérer facilement et en toute sécurité.
Quels sont les indicateurs de conformité ?
Avant de choisir des indicateurs de performance, il est toujours bon de rappeler ce qu’ils sont et comment ils se présentent au sein d’une entreprise.
Un indicateur de conformité peut être défini comme une donnée qui indique le résultat d’une politique ou d’une action du système de conformité.
Vous pouvez penser à ces indicateurs comme des KPI, mais spécifiques à la conformité.
Par exemple : de la même manière qu’un KPI de nombre de ventes montre la performance de l’équipe commerciale, un indicateur de conformité montre si vos politiques et directives de conformité fonctionnent.
C’est pourquoi une entreprise peut avoir une grande variété d’indicateurs de conformité. Fondamentalement, si une information est précieuse pour comprendre la conformité de votre entreprise, elle peut être adoptée comme indicateur.
Cependant, faites attention à deux points : la quantité d’indicateurs et la manière dont ils seront collectés/analisés. Après tout, il ne sert à rien d’avoir des dizaines d’indicateurs qui rendent la collecte de ces données difficile et longue, et leur analyse confuse et imprécise.
Et pourquoi sont-ils importants ?
Il peut sembler exagéré et même confus qu’en plus de définir vos politiques de conformité, vous deviez également choisir des indicateurs pour elles. Mais ce soin fait toute la différence dans l’efficacité et la sécurité de l’opération.
Encore une fois, reprenons l’exemple précédent. Si une entreprise n’a aucun moyen de suivre le nombre de ventes, elle ne peut pas :
- savoir si elle vend beaucoup ou peu ;
- analyser si elle doit augmenter ou diminuer sa production ;
- évaluer si la performance de l’équipe de vente est bonne ou mauvaise.
Et ce ne sont que quelques-unes des conséquences négatives de ne pas avoir ce contrôle.
Maintenant, imaginez le même scénario dans le secteur de la conformité… Ça donne des frissons dans le dos, n’est-ce pas ?
C’est pourquoi vous devez garantir que votre entreprise ne possède pas seulement des indicateurs de conformité, mais qu’elle choisisse également ceux qui maximiseront les avantages de ce contrôle continu.
Dans ce contexte, des indicateurs pertinents aident votre entreprise à évaluer l’efficacité de toutes les actions et normes de conformité et à mesurer leur niveau d’adoption et de compréhension. Cela est fondamental pour réaliser un bon audit de conformité, par exemple.
De plus, ils servent de base de données pour des décisions plus stratégiques et précises et aident à construire un plan d’amélioration continue de la conformité.
5 indicateurs de conformité pour une opération efficace et agile
Maintenant que vous comprenez mieux ce que sont les indicateurs de conformité et pourquoi vous devez les surveiller, il est temps de découvrir cinq conseils de critères qui peuvent guider l’évaluation du domaine au sein de votre entreprise.
Mais n’oubliez pas que ce sont des suggestions de caractère plus général. En plus d’elles, vous devez également analyser votre marché, les spécificités de votre secteur et les normes/réglementations qui s’y appliquent.
Ensuite, en vous basant sur cela, choisissez plus d’indicateurs. Ainsi, vous aurez des critères qui complètent et renforcent votre politique de conformité.
1 – Nombre d’incidents
C’est souvent le premier et le plus important des indicateurs de conformité. Et la raison est assez simple : il donne une idée générale si votre politique est appliquée.
Si le nombre d’incidents de non-conformité est élevé, c’est un signal d’alerte clair.
Il est donc nécessaire d’enquêter en profondeur et de comprendre ce qu’il faut faire. Quelques mesures qui peuvent résoudre cela sont la refonte du système de conformité, le renforcement des formations et l’embauche d’un SGQ (Système de Gestion de la Qualité), entre autres mesures.
2 – Nombre de plaintes via le canal interne
Un indicateur qui est souvent accompagné du précédent. Bien sûr, toutes les plaintes ne deviennent pas une véritable occurrence de non-conformité, mais le volume de plaintes indique une série de facteurs.
Le premier est s’il y a des lacunes pour la non-conformité qui se produisent en excès (bien sûr, si les plaintes s’avèrent valides) et quel type d’occurrence.
Dans un deuxième temps, évaluer si les gens comprennent réellement ce qu’est un cas de non-conformité et, en plus, s’ils savent comment utiliser correctement le canal de plainte.
3 – Temps et taux de résolution des occurrences
Il ne sert à rien d’évaluer le volume et les types d’occurrences de non-conformité si vous ne comprenez pas non plus comment tout cela est résolu.
Par conséquent, incluez dans vos indicateurs de conformité le taux de résolution de ces cas, ainsi que le temps moyen que cela prend.
Ainsi, vous comprenez si votre entreprise traite toutes les plaintes dans un délai raisonnable qui minimise les conséquences négatives. Cela augmente également la transparence et démontre l’engagement de l’entreprise envers la conformité en général.
4 – Adhésion aux formations et aux questionnaires
Le travail de conformité, bien qu’il soit géré par un secteur spécifique, est le devoir de toutes les personnes d’une entreprise. Et pour qu’elles le comprennent, il est nécessaire de fournir des moments de formation et de partage de connaissances.
En plus d’organiser ces formations, il est également important de mesurer leur adhésion. Autrement dit : combien les employés participent, s’engagent et comprennent ces moments.
Pour quantifier cet indicateur, utilisez des formulaires de feedback et effectuez des tests périodiques sur les formations.
5 – Évaluation de la conformité des tiers
Enfin, n’oubliez pas qu’une bonne politique de conformité ne se limite pas à ceux qui sont au sein de votre entreprise, mais également aux organisations externes qui entretiennent des relations avec elle. Cela s’applique aux fournisseurs, partenaires, investisseurs, entre autres.
Définissez des critères qui doivent être respectés par ces partenaires externes pour éviter que votre entreprise ne soit affectée par les non-conformités d’autres entreprises.
Comment contrôler facilement les indicateurs de conformité ?
Même si les indicateurs de conformité ont un impact direct sur le succès de la politique de conformité, de nombreuses entreprises ne suivent pas les indicateurs liés à cette stratégie.
Cela se produit parce que diverses entreprises ne disposent pas d’un moyen efficace, facile et sûr de suivre les indicateurs. Par conséquent, elles sont sujettes à des échecs et, par conséquent, à des sanctions légales liées à ceux-ci.
Pour éviter que cela ne vous arrive, le mieux est de compter sur un système de gestion de la qualité et de la conformité, tel que le SoftExpert Suite.
Avec lui, vous pouvez non seulement enregistrer des indicateurs de conformité, mais également automatiser diverses tâches et faciliter leur gestion.
