Comment un logiciel de gestion de fichiers peut aller au-delà du simple stockage d'éléments

Les logiciels de gestion de fichiers vous permettent de stocker des documents, de suivre les versions et les pistes d’audit avec traçabilité, et de gérer des autorisations configurables par utilisateur. Avec tout cela, il est possible non seulement de stocker des articles, mais aussi d’agir de manière collaborative en temps réel avec un accès sécurisé entre les différents secteurs d’une entreprise.

Dans un scénario où les entreprises devraient générer plus de 175 zettaoctets de données d’ici la fin de 2025 et près de 403 millions de téraoctets sont créés quotidiennement, il ne suffit pas de s’appuyer uniquement sur le « stockage de base ». Les entreprises qui veulent réussir leur transformation numérique ont besoin d’un système capable d’organiser les fichiers facilement et rapidement, et qui offre une technologie, une sécurité, une collaboration et une gouvernance de bout en bout. 

Dans cet article, vous allez comprendre comment aller au-delà du simple stockage de fichiers et tirer parti de tout le potentiel de ce type de solution, y compris la création de fichiers texte en mode natif dans la solution. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de fichiers ? 

Un logiciel de gestion de fichiers est un outil qui va au-delà du stockage de documents : il organise, classe et facilite l’accès à tout contenu. Contrairement à un  système ECM (Enterprise Content Management) ou à un lecteur cloud, cette solution se concentre sur l’efficacité de l’utilisation quotidienne, l’évolutivité et l’expérience utilisateur. 

La caractéristique la plus générale d’une telle solution est la centralisation dans le stockage des fichiers. Il élimine la dispersion des articles sur plusieurs systèmes, comptes, machines, etc. en centralisant le stockage en un seul endroit. Cela simplifie l’accès à l’information, facilite la création de nouveaux fichiers, renforce la sécurité et garantit le respect des différentes réglementations. 

De cette façon, un système d’archivage de documents répond aux exigences de divers secteurs et d’entreprises de différentes tailles, y compris sur des marchés où les réglementations en matière de conformité et de gestion de la qualité sont élevées. 

Cependant, cet outil ne doit pas nécessairement être une simple base de données de fichiers. Il peut véritablement faciliter le quotidien des équipes, favoriser la sécurité et la traçabilité des fichiers, et même vous permettre non seulement de gérer, mais aussi de créer des éléments au sein de l’outil lui-même. 

Voici quelques-unes des fonctionnalités qu’offrent les meilleurs logiciels de gestion de fichiers, tels que Drive de SoftExpert Suite. 

Des fonctionnalités qui vont au-delà du stockage 

Pour aller au-delà des bases, votre outil de gestion de fichiers d’entreprise doit vous permettre de suivre les versions et les audits, d’émettre des alertes en temps réel, de gérer la sécurité et l’accès à tous les niveaux, etc. Vérifier! 

• Contrôle des versions et historique des audits. Ce type de fonctionnalité vous permet de voir qui a modifié quoi et quand. Cette traçabilité est essentielle pour la gestion des documents dans des secteurs très réglementés, par exemple. Cela augmente également les chances de succès des audits de qualité (qu’ils soient internes ou externes). 

• Sécurité et autorisations fines. Avec ce soin, il est possible de définir l’ accès par utilisateur ou par groupe, en s’assurant du respect des normes telles que l’ISO et la LGPD, par exemple. Il est également essentiel d’avoir la fonctionnalité de rendre à nouveau un fichier privé, comme dans SoftExpert Drive. 

• Créez des documents texte. Pourquoi perdre du temps à créer un document texte dans un éditeur, à tout sauvegarder, puis à envoyer le fichier au stockage via une autre application ? Dans SoftExpert Drive, par exemple, tout cela est plus facile : vous pouvez créer et modifier des documents texte avec des fonctions de formatage avancées, la correction automatique du texte et l’enregistrement en temps réel dans le lecteur lui-même. 

• Copiez et déplacez des éléments entre les dossiers. Pour faciliter le travail collaboratif, il est essentiel que votre système d’archivage de documents vous permette de copier des enregistrements en un seul clic, ainsi que de déplacer facilement des fichiers entre dossiers. 

• Flux d’approbation. En disposant de fonctionnalités qui vous permettent de connecter le disque à des outils de flux de travail, vous pouvez accélérer les révisions de documents critiques, réduisant ainsi les goulots d’étranglement. 

• Notifications intelligentes. Recevez des alertes automatiques sur les actions entreprises qui nécessitent une attention particulière, telles que le partage de fichiers, la création de nouveaux enregistrements ou les suppressions, prévient les pannes et les oublis dans les activités importantes. 

• Intégrations : Il est essentiel de connecter votre logiciel de gestion de fichiers à l’ERP, au CRM, aux e-mails et aux calendriers pour orchestrer les processus de bout en bout. L’idéal est de disposer d’une solution unique pour ces applications et bien d’autres, comme c’est le cas avec SoftExpert Suite. 

• Respect des normes : en particulier pour les entreprises qui opèrent dans des secteurs hautement réglementés, il est essentiel que la plateforme de gestion de documents et de fichiers soit conforme aux normes telles que ISO 9001, ISO 27001, RFC et RGPD. 

• Pistes d’audit : le lecteur doit stocker des rapports liés aux processus d’audit, ce qui vous permet d’afficher des informations telles que l’accès, le téléchargement et la modification de l’historique de chaque élément. 

• Plateformes Web, de bureau et mobiles : Il est essentiel d’utiliser un système qui fonctionne dans le cloud, permettant ainsi un accès rapide et sécurisé de n’importe où et sur tout type d’appareil. 

La version 2.2.4 de SoftExpert Drive permet de créer des fichiers directement dans votre Drive, d’en faire des copies, de déplacer des fichiers entre des dossiers et de demander l’accès aux enregistrements. 

Comment choisir le meilleur système pour classer des documents en 5 étapes ? 

Le choix de la solution idéale va bien au-delà de la simple évaluation du prix ou de la marque. Il est nécessaire de comprendre d’abord le contexte de votre entreprise, la nature du marché sur lequel elle opère, et les possibilités – et les besoins – que l’opération offre. 

Il n’y a donc pas de formule magique, tout dépend de la compréhension de ce que vous recherchez et des systèmes qui offrent les solutions appropriées. 

La bonne nouvelle pour faciliter cette recherche est qu’il existe quelques critères essentiels qui aident à guider votre chemin vers le logiciel de gestion de fichiers idéal. Découvrez ci-dessous cinq étapes que vous devez prendre en compte dans cette recherche. 

1. Évaluez la sécurité et la conformité 

• Privilégiez les solutions qui disposent d’outils pour protéger les informations sensibles, à la fois de votre entreprise et de vos clients/fournisseurs. 

• Appuyez-vous sur des formulaires de contrôle d’accès granulaires. C’est-à-dire que vous pouvez accorder (et révoquer) des autorisations d’accès à chaque élément individuellement si nécessaire. Cela vous permet de contrôler qui accède, modifie ou partage chaque fichier. 

• N’utilisez que des outils qui répondent aux principales normes et réglementations du marché, telles que LGPD, ISO 27001, ainsi qu’aux exigences des organismes de réglementation. 

2. Testez la facilité d’utilisation et d’adoption 

• Évaluez si le système de gestion de documents et de fichiers offre une interface intuitive, avec des menus clairs et une navigation simple. En plus de réduire le temps de mise en œuvre et de formation, cela offrira également une expérience utilisateur plus fluide et plus agréable pour les employés. 

• Assurez-vous que l’utilisation sur mobile et ordinateur est prise en charge. Cela garantit que les utilisateurs peuvent accéder à l’outil et collaborer de n’importe où et avec les appareils les plus pertinents à différents moments/utilisations. 

3. Comprendre les automatisations et les intégrations de flux de travail 

• Découvrez comment il fonctionne pour créer des flux d’approbation personnalisés qui s’adaptent à des processus internes spécifiques. Même si l’outil ne l’a pas en natif, il est important qu’il se connecte à d’autres applications qui le font (comme les outils de flux de travail, par exemple). 

• Recherchez des notifications et des alertes proactives, soit par e-mail, soit au sein de la plateforme elle-même, lorsque certaines actions sont prises. 

4. Évaluez l’évolutivité 

• Analysez la capacité de la solution à évoluer au fur et à mesure que votre base de documents et vos utilisateurs augmentent, sans perte de vitesse, de stabilité ou de sécurité. 

5. Soutien, formation et communauté 

• Comprendre à quoi ressemble la documentation du support client et de l’aide, ainsi que l’utilisation du système. De cette façon, vous avez la tranquillité d’esprit de recevoir une aide qualifiée en cas de besoin et d’accélérer encore la courbe d’apprentissage de l’utilisation. 

• Privilégiez les fournisseurs qui disposent de certificats de qualité reconnus par les principaux acteurs du marché, tels que les sceaux ISO/IEC 27001 et AWS Qualified Software. 

Comment mettre en place un logiciel de gestion de fichiers ? Pas à pas 

La mise en place d’un système de gestion de fichiers de manière structurée est tout aussi importante que le choix de la bonne solution. En suivant les étapes ci-dessous, votre organisation sera prête à extraire toute la valeur de ce type d’outil, en transformant les processus manuels en opérations automatisées alignées sur les objectifs d’affaires de votre entreprise 

1. Planification et collecte des besoins 

• Cartographie des processus : identifiez la façon dont les fichiers sont actuellement créés, examinés et archivés dans votre organisation. 

• Définition des objectifs : Établissez des objectifs clairs que vous souhaitez atteindre avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de fichiers et de documents (par exemple, réduire le temps de recherche, éliminer les reprises, respecter les accords de niveau de service de conformité). 

• Implication des parties prenantes : réunissez les équipes informatiques, de conformité, de qualité et d’autres équipes que vous jugez pertinentes pour valider les informations signalées jusqu’à présent, ainsi que les attentes et les flux de travail. 

2. Configuration, personnalisation et intégration 

• Structure des métadonnées : configurez les champs de rétention, les taxonomies et les politiques alignés sur la gouvernance de vos documents et en fonction de la solution contractée. 

• Modélisation du flux de travail : l’approbation de la conception, la révision et la mise en production s’enchaînent directement dans l’outil, en exploitant des modèles prêts à l’emploi lorsque cela est possible. 

• Intégrations natives : connectez le logiciel à l’ERP, au CRM, à l’e-mail et à d’autres plateformes critiques afin que les données et les notifications circulent sans friction. 

3. Pilote et essais 

• Sélection d’un petit groupe : Choisissez un service ou un projet pilote pour valider l’ensemble du processus créé jusqu’à présent et aider à identifier les ajustements. 

• Exécution des tests : effectuez des tests approfondis sur le contrôle de version, les politiques d’accès et les sauvegardes, en simulant des scénarios d’utilisation réels, des défaillances et même des non-conformités. 

• Commentaires continus : recueillez les suggestions des utilisateurs des usagers, ajustez les paramètres et effectuez une nouvelle série de validations (et d’ajustements si nécessaire) avant le déploiement complet. 

4. Formation et conduite du changement 

• Sessions pratiques : Organisez des ateliers pratiques pour démontrer le fonctionnement de l’outil et toutes les fonctionnalités (et avantages) qu’il offre. 

• Guide rapide et vidéos tutorielles : si possible, produisez des supports courts et directs pour renforcer les bonnes pratiques et accélérer la courbe d’apprentissage, ou utilisez ceux mis à disposition par l’éditeur du logiciel. 

• Campagne de communication interne : Diffuser les bénéfices, les jalons d’adoption et les cas d’usage internes de l’application pour engager toutes les équipes dans l’adoption du logiciel. 

5. Déploiement échelonné et gouvernance continue 

• Déploiement par phases : Étendez progressivement l’utilisation de la solution à de nouveaux domaines, en assurant un support dédié et une résolution rapide des requêtes. 

• Comité de gouvernance : créez une équipe chargée d’évaluer et de mettre à jour les politiques d’accès, avec des examens périodiques des métadonnées et des flux de travail. 

• Indicateurs et améliorations : surveillez les indicateurs clés de performance tels que le temps de recherche moyen, le nombre d’avis et les taux d’approbation. Cherchez à identifier les goulets d’étranglement et à promouvoir des améliorations constantes. 

6. Soutien et évolution 

• SLA et support technique : assurez un canal agile pour la résolution des incidents et des requêtes, avec des temps de réponse clairs. 

• Feuille de route de mise à niveau : suivez les nouvelles versions et les modules qui ajoutent des fonctionnalités au système. 

Conclusion 

Dans un paysage d’entreprise de plus en plus axé sur les données, les logiciels de gestion de fichiers ne sont plus seulement un référentiel pour devenir le cœur de la gouvernance des documents et de la collaboration intelligente. En adoptant une solution capable de rationaliser les activités, d’assurer la conformité et de renforcer la sécurité numérique, votre entreprise : 

• Réduit les coûts d’exploitation en évitant les reprises et en éliminant les versions en double ; 

• Renforce la sécurité et la conformité, en respectant les normes telles que LGPD, ISO 27001 et les normes réglementaires de votre secteur ; 

• Accélère la prise de décision, avec un accès rapide à des informations fiables et à des rapports en temps réel ; 

• Il favorise la collaboration, permettant aux équipes de travailler de n’importe où, n’importe quand, sans perdre la traçabilité des modifications. 

La mise en place structurée de ce type d’outil permet de s’assurer que le changement est efficace et laisse place à des améliorations constantes. Lorsque les processus manuels s’automatisent et que les documents isolés deviennent des actifs stratégiques, l’impact sur la productivité et la qualité des livraisons est évident. 

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